Личные документы и подтверждение родства

СЕЛЕНА написал:

[q]

Уважаемые форумчане, помогите, пожалуйста, разобраться.

Отправила запрос в «Архивный отдел администрации Охотского муниципального округа» по своим бабушке и деду. Запросила архивную выписку из документов, подтверждающую или опровергающую, что мои близкие проживали в Охотском крае и работали на рыбном промысле, куда завербовались в конце 1930х годов. В заявлении на поиск архивной информации обозначила точный населённый пункт Охотского района, где родилась первая дочь моих бабушки и деда, их ФИО, года рождения, откуда прибыли. Деда и бабушки давно уже нет (35 и 60 лет как умерли). В заявлении обозначила, что оплату услуг гарантирую.

Ровно через час после отправки моего заявления по электронной почте поступил ответ: «Вам необходимо подтвердить родство с… и с…».
Полагаю, что при таком скором ответе, сотрудники архива даже не просмотрели картотеку ФИО или какие-либо фонды, чтоб проверить – есть ли вообще у них на хранении информация о запрашиваемых лицах. Но зато моментально запросили подтверждение родства.

Подскажите, пожалуйста, правомерно ли архиву при таком обращении требовать подтверждение родства? На сколько я понимаю, запрашиваемая мной информация, не представляет государственной тайны, это не ЦАМО, не архив ФСБ, не ЗАГС. И, если я правильно понимаю, при запрашивании сведений сроком более 75 лет, не нужно подтверждать родство. Я запрашиваю сведения за период с 1935 по 1945 (прошло уже более 80 лет). Документы, подтверждающие родство у меня есть, но в данной ситуации у меня нет никакой гарантии, что при отправке документов, в архиве обнаружатся сведения на тех, кого ищу. Я не хочу, чтоб мои документы при пересылке электронной почтой, блуждали по интернету. А при отправке почтовым отправлением – неизвестно, как они будут хранится в данном архиве (полагаю, что архив не может мне гарантировать, что копии документов не попадут третьим лицам). Как мне кажется при запросе поиска информации, с которым обратилась я, архив вообще не должен запрашивать подтверждение родства (на мой взгляд – это их внутренние какие-то требования, а не общепринятые).

Подскажите, пожалуйста, правомерно ли архиву при таком обращении требовать подтверждение родства? Как мне правильно написать в ответном письме, чтоб не требовали подтверждение родства и осуществили поиск? Заранее благодарю за отклики!

[/q]

История не такая уж редкая. Можно попробовать написать ещё раз, лучше электронным заказным письмом почтой РФ, указав, что в соответствии с такой-то статьей такого-то закона, если с даты создания архивного документа прошло более 75 лет, доступ к таким документам не ограничивается.

>> Ответ на сообщение пользователя Helen V от 25 января 2026 7:56

Благодарю за рекомендации, но не всё так просто.
Во-первых, мне пришло сообщение не от автоответчика, а было написано кем-то из сотрудников, т.к. в ответном письме запросили подтверждение родства с полным написанием ФИО людей, по которым был сделан запрос. А так же просили ещё раз уточнить фамилию матери (не являлась ли эта фамилия девичьей) при рождении первого ребёнка (хотя в запросе мной было чётко прописано, что на момент рождения первого ребёнка у обоих родителей была одна фамилия, т.к. брак был заключён до рождения детей и жена поменяла свою девичью фамилию).
Во-вторых, все справки из ЗАГСа у меня есть на руках. Но в графе "иные сведения" кроме возраста родителей и то, что это первый ребёнок никаких больше сведений нет. Список фондов архива так же предварительно был мной просмотрен, в нём числится несколько предприятий населённого пункта, по которому была запрошена информация (запрашиваемые годы так же имеются в архиве). По какому конкретно предприятию искать, к сожалению, не могу уточнить, не располагаю подобной информацией.
В-третьих, ваша приписка "Выбросьте телефон, компьютер, банковскую карту. Увольтесь с работы. Наденьте шапочку из фольги" совершенно неуместна. У каждого человека своё мнение и видение ситуации. Я изложила свою проблему и обратилась за советами, а не за язвительными шутками. Возможно, вы хотели блеснуть искромётным юмором, но у вас не получилось.

Helen V написал:

[q]

СЕЛЕНА написал:

[q]

Во-вторых, все справки из ЗАГСа у меня есть на руках. Но в графе "иные сведения" кроме возраста родителей и то, что это первый ребёнок никаких больше сведений нет.

[/q]

Справочки вам распечатали в МФЦ в вашем присутствии или вы ждали месяц?

[/q]

Справки получала несколько лет назад из ЗАГСов по месту хранения актовых записей. Высылала им заказными письмами заявления и оплаченные квитанции (госпошлину). Так же в заявлениях обозначала адрес ЗАГСа для получения. Все архивные справки, присланные на мои запросы, получала в удобном для себя ЗАГСе (подтвердив родство). Так что в справках у меня максимальная информация из первоисточника, которая была внесена в «иные сведения».

СЕЛЕНА написал:

[q]

>> Ответ на сообщение пользователя Sacramentum66 от 25 января 2026 17:11
На какую статью необходимо сослаться, подскажите, пожалуйста. Я пока не могу найти, к сожалению.

[/q]

Я такое письмо вот бахнул в ответ на аналогичный запрос документов о родстве:
Уважаемая госпожа ..!
Благодарю вас за ответ на запрос относительно дела ФИО
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) "Об
архивном деле в Российской Федерации" (далее — Закон об архивном деле):
- "архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие
хранение, комплектование, учет и использование архивных документов" (ст. 3., п. 9);
- "архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем
информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и
подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан,
общества и государства;" (ст. 3., п. 2).
- "Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в
сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества
и государства" (ст. 1).
В силу вышеизложенного и согласно пп.2 п.2 ст.1 Закона о персональных данных
(152-ФЗ ("2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на
отношения, возникающие при:... 2) организации хранения, комплектования, учета и
использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном
деле в Российской Федерации", последний к данным правоотношениям неприменим, а
применяться к данным правоотношениям должен Закон об архивном деле.
В соответствии с п.3. ст. 25 Закона РФ об архивном деле: "3. Ограничение на доступ
к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его
частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается
на срок 75 лет со дня создания указанных документов."
Дополнительное требование документов о родстве, содержащееся в вашем письме,
как условие получения архивных документов, с даты создания которых прошло 75 лет,
является ограничением доступа к ним, что является нарушением Закона об архивном деле.
Законодательство о персональных данных неприменимо, как показано выше.
В связи с изложенным прошу предоставить запрошенные документы из архивного
личного дела ФИО, иначе буду вынужден обратиться в суд за защитой своих
прав и интересов.
Надеюсь на правильное понимание моей позиции.