Общение с архивом ЗАГС на территории РФ

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Уважаемые друзья, посоветуйте, пожалуйста, как правильно составить запрос в ЗАГС, чтобы ответ на него пришел наиболее полным: в какой форме необходимо обращаться, к кому, что спрашивать (свидетельства или регистрационные записи актов), на каком основании, для каких целей и какие употребить термины.
Прошу прощения за столь примитивные вопросы: однако, полагаю (возможно, неверно), что в работе архивов очень большую роль играет “человеческий фактор”, и от того, как будешь спрашивать – будет зависеть конечный результат. Может быть, у кого-нибудь имеются примерные формы запросов? Буду очень признателен за любую информацию.
Спасибо.

Нашла информацию на http://www.vitebsk.gov.by/ru/organization_all/zags_town, может еще кому-то пригодится:

До 1974 года в городе Витебске регистрация записей актов гражданского состояния осуществлялась Витебским городским бюро загса.

В 1974 году в городе Витебске были образованы: Дворец торжественных обрядов Витебского горисполкома и отделы загса исполнительных комитетов Октябрьского, Первомайского, Железнодорожного районов. В 1997 году Дворец торжественных обрядов Витебского горисполкома был переименован в отдел загса Витебского горисполкома.

При регистрации актов гражданского состояния органами загса составляются записи актов гражданского состояния. Все записи актов гражданского состояния составляются в двух экземплярах. Первый экземпляр остается на хранении в отделе загса, второй передается в сектор архива органов загса главного управления юстиции Витебского облисполкома.

Каждый отдел загса имеет свой архив, в котором хранятся составленные в этом отделе записи актов гражданского состояния. Срок хранения таких документов – 75 лет.

В архиве отдела загса Витебского горисполкома имеются на хранении 409 837 записей акта гражданского состояния (сведения на 05.01.2011 г.).

Архив отдела загса включает в себя записи актов гражданского состояния:

- составленные в городе Витебске в 1928 г. и 1942 г. - сохранились частично;

- с 1944 г. по 1973 г. - все виды записей актов, составленные в городе Витебске, в том числе и восстановленные после войны;

- с 1974 года по настоящее время - записи актов, составленные отделом загса Витебского горисполкома.

Получается, что мне нужно направить запрос о выдаче повторного свидетельства о браке в Отдел загса Витебского горисполкома
210015, г. Витебск, ул.Ленина, 5 ? Если я правильно поняла, что за другие годы, кроме указанных 1928 г.и 1942г. записи сохранились. Возможно, что записи еще находятся в ЗАГСе, брак был заключен 27.11.1935г.

Сегодня отправил запрос на повторное свидетельство о рождении моего деда, рожденного в 1928, и только сейчас узнал что документы хранятся только 75 лет. Скажите, пожалуйста, что мне могут ответить?

kubik-rubik
Записи с 1926 года и ближе к нам хранятся в ЗАГСе, более ранние - могли быть переданы на хранение в госархив региона, а могли остаться в ЗАГСе.

Уважаемые модераторы!
Подскажите есть ли на сайте шаблоны запросов в ЗАГСы, архивы?
Ирина.

IrushaKusha
В любом ЗАГСе и архиве РФ есть бланки запросов.
Если хотите писать сами - соблюдайте правила оформления документов, которые в нашей стране стандартные: сначала пишется шапка (кому от кого), затем излагается известная информация, а потом - суть вопроса. Изложение - сухое, без патетики и лирических отступлений.
Отправляете заказным письмом.

Бланк запроса в Украинский ЗАГС
Общение с архивом ЗАГС
Почитайте раздел ЗАГС полностью.

Здравствуйте! Много раз писала в ЗАГСы Беларуси и России. Каждый раз получала необходимые справки и документы. А тут сегодня пришел такой ответ.... "для получения справки... необходимо сообщить об исключительном случае необходимости получения данной справки". Я, конечно, в шоке и замешательстве. Единственную причину вижу в том, что этот районный ЗАГС Беларуси когда-то территориально входил в состав Польши. Видимо это связано с картами поляка, про которые много говорят. Но, возможно, я ошибаюсь. Подскажите, кто с таким сталкивался. Совсем в голове не укладывается: ведь совсем недавно из этого ЗАГСа я получала желаемые справки. В чем же дело?

Пять дней назад отправил запрос по электронной почте в "Управление записи актов гражданского состояния Тамбовской области, Отдел по учету , хранению и обработке документации", как новичок в этом деле, сначала отправил и только потом прочитал на форуме, что все сделал не правильно. Решил, что ответ не получу, и начал готовится к действиям по правилам, однако сегодня получил по электронной почте исчерпывающий ответ.
Просто благодарен работникам ЗАГС.

Здравствуйте! Ура! Мне удалось "сообщить об исключительном случае необходимости получения справки" и справка о браке у меня уже есть! А вот о рождении и смерти... Там как-то сложнее: "... необходимо получить согласование в главном управлении юстиции облисполкома". Уф! А с этом кто-нибудь сталкивался? Как же стало всё сложно...

Уважаемые коллеги!
Связи моего прадеда с семьей были оборваны в начале XX столетия, поэтому точных данных о его смерти у меня нет, знаю только регион - Барнаульский уезд и приблизительно годы - 1920-е. Реально ли получить из ЗАГСа ответ на запрос с такими скудными данными (есть Ф.И.О., дата и место рождения)?

Atkara-EV
Конечно реально! Вы знаете самое главное- ФИО, дату, место рождения. Если рождение в 20-ом году и данные из ЗАГСа переданы в Областной архив, то сотрудники ЗАГСа сами ваше письмо туда и перенаправят.

Общение с архивом ЗАГС на территории РФ

Как получить максимум информации