F.A.Q. ЗАГСы России - Генеалогический форум ВГД

Что можно получить и как делать запросы

Модератор раздела

Москва
Сообщений: 10150
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5127

Наверх ## 28 ноября 2018 16:41 17 февраля 2022 10:21

1. Что можно узнать в ЗАГСах?

ЗАГСы осуществляют государственную регистрацию следующих актов гражданского состояния:
- рождение;
- заключение брака;
- расторжение брака;
- усыновление (удочерение);
- установление отцовства;
- перемена имени;
- смерть гражданина.
Указанные записи актов гражданского состояния (актовые записи) фиксируются в книгах государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги). На основании составленной актовой записи выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.
Актовые книги составляются в двух экземплярах:
- первый экземпляр хранится в районном/городском ЗАГСе по месту государственной регистрации акта гражданского состояния;
- второй экземпляр хранится в Управлении (Комитете, Департаменте и т.п.) ЗАГС данного региона.
Актовые книги в ЗАГСах хранятся с 1918 г. и по настоящее время.
По истечение 100 лет актовые книги передаются в государственные архивы регионов, где становятся общедоступными.

Административно органы ЗАГС подчиняются Управлениям (Комитетам, Департаментам и т.п.) ЗАГС регионов (в каждом регионе свое название органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации), в некоторых регионах органы ЗАГС могут входить в состав органов местного самоуправления (ОМСУ), соответственно, административно подчиняясь главе ОМСУ. Минюст России осуществляет функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, а также функции по контролю и надзору в данной сфере (в том числе через свои территориальные органы).

Примечания:
1. 1918 год как год начала ведения актовых книг весьма условен, т.к. органы ЗАГС в регионах создавались не одномоментно. Так, ведение актовых книг было установлено Декретом СНК от 18.12.1917 г., однако в местностях, занятых белыми армиями, на оккупированных неприятелем территориях церковные метрические книги продолжались вестись вплоть до середины 1920-х гг. Подробнее об этом можно посмотреть Циркуляр НКВД СССР от 28.08.1926 N 326. После указанных в Циркуляре дат государство не признавало легитимность регистрации актов гражданского состояния в церковных метрических книгах. Согласно ч.3 ст.3 ФЗ «Об актах гражданского состояния» акты гражданского состояния, совершенные по религиозным обрядам до образования или восстановления органов ЗАГС, приравниваются к актам гражданского состояния, совершенным в органах ЗАГС в соответствии с действовавшим на момент их совершения законодательством, и не требуют последующей государственной регистрации.
2. В некоторых регионах (например, Санкт-Петербург, Ивановская область) актовые книги до 1920-х гг. на основании ранее (до 2002 г.) действовавшего в ФЗ «Об актах гражданского состояния» 75-летнего срока хранения в ЗАГС уже переданы в государственные архивы регионов, где они стали общедоступными. Это можно узнать, позвонив/написав в соответствующий государственный архив и/или ЗАГС.
3. С 01.10.2018 г. в связи с введением в эксплуатацию Единого государственного реестра (ЕГР) ЗАГС актовые записи составляются в двух экземплярах: в форме электронного документа и на бумажном носителе. Оцифровку, индексацию и включение в ЕГР ЗАГС всех ранее составленных записей (до 1926 г.) планируется завершить до 2021 г.

2. В какой форме ЗАГСы дают информацию?

ЗАГСы выдают информацию о государственной регистрации актов гражданского состояния только в форме:
- повторных свидетельств по формам, утвержденным приказом Минюста России от 13.08.2018 N 167;
- справок по формам, утвержденным приказом Минюста России от 01.10.2018 N 200.

ЗАГСы НЕ выдают:
- копии актовых записей;
- выписки из актовых записей (как получать дополнительные сведения из актовых записей см. ответы на вопросы №№ 3 и 5);
- копии ранее выданных свидетельств и справок;
- копии заявлений о регистрации актов гражданского состояния, о восстановлении актовых записей, о выдаче повторных свидетельств и т.п.

Примечания:
1. Копия актовой записи может быть запрошена:
- судом в рамках какого-либо дела – доступ к копии в таком случае будет определяться в соответствии с нормами соответствующего процессуального законодательства;
- заинтересованным лицом в ЗАГС по месту жительства (пребывания) для внесения в нее исправлений/изменений (при наличии оснований). В данном случае она все равно на руки не выдается.
2. Если актовая книга находится на хранении в государственном (муниципальном) архиве, то копию актовой записи запросить можно, если нет иных законных ограничений, например, ее неудовлетворительное физическое состояние. Подробнее см. примечание №1 к п.5.3.

3. Что в ЗАГСе лучше запрашивать – повторное свидетельство или справку?

Если нет особых требований, то лучше заказывать справку:
- справка дешевле (госпошлина за повторное свидетельство – 350 руб., за справку – 200 руб.);
- справка информативнее – все справки с 24.10.2018 г. имеют графы «Иные сведения» (об истории появления этой графы можно посмотреть тут и тут). Какие сведения в какие временные периоды фиксировались в актовых записях можно посмотреть здесь. О том, как запрашивать иные сведения написано в ответе на вопрос № 5;
- справка для целей подтверждения родства во всех органах и организациях имеет ту же юридическую силу, что и свидетельство;
- консульства некоторых государств для целей получения гражданства не принимают документы с пометкой «Повторное», которая ставится на повторных свидетельствах.

Примечания:
1. При необходимости, можно заказать оба документа – и повторное свидетельство, и справку. Повторные свидетельства/справки можно заказывать неограниченное количество раз.
2. Вопреки имеющемуся мифу, повторное свидетельство не аннулирует ранее выданное свидетельство. Однако в самой актовой записи проставляется отметка о выдаче повторного документа.

4. Кто имеет право запросить в ЗАГСе повторное свидетельство или справку?

Если человек, в отношении которого запрашивается документ, жив, то только он или лицо, имеющее от него нотариально удостоверенную доверенность.
Если человек, в отношении которого запрашивается документ, умер, то любой его родственник (любой, а не ближайший из живых!), либо лицо, имеющее нотариально удостоверенную доверенность от родственника.
Пример текста доверенности тут.

Родители на своих совершеннолетних детей могут получить справку о рождении.

Остальные случаи для целей генеалогии практически не применимы и здесь не рассматриваются, но все желающие могут самостоятельно посмотреть ст. 9 ФЗ «Об актах гражданского состояния», приказ Минюста России от 19.08.2016 N 194 и разъясняющее письмо Минюста.

Примечания:
1. Без предъявления свидетельства/справки о смерти лица, в отношении которого запрашивается документ о рождении/заключении/расторжении брака и др., данное лицо ЗАГСом считается живым, даже если ему должно уже быть, например, 120 лет.
2. К нотариальному удостоверению приравнивается также консульское, главами местных администраций ("сельсоветов") и некоторое другое (см. ст. 185.1 ГК РФ и гл. VIII Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Лайк (61) | Жалоба (2)

Maksim Andreevich

Модератор раздела

Москва
Сообщений: 10150
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5127

Наверх ## 28 ноября 2018 16:43 21 октября 2020 13:01

5. Как сделать запрос в ЗАГС с целью получения повторного свидетельства или справки?

5.1. Оформить заявление о выдаче повторного свидетельства/справки по формам, утвержденным приказом Минюста России от 01.10.2018 № 201 (формы можно скачать здесь):
- форма № 25 – для повторных свидетельств/справок о рождении;
- форма № 26 – для повторных свидетельств/справок о заключении/расторжении брака;
- форма № 27 – для повторных свидетельств/справок об усыновлении (удочерении) (однако такие документы ЗАГСы без согласия усыновителей (удочерителей), даже после их смерти, без решения суда не выдают);
- форма № 27 – для повторных свидетельств/справок об установлении отцовства;
- форма № 29 – для повторных свидетельств/справок о перемене имени;
- форма № 30 – для повторных свидетельств/справок о смерти.

Комментарии по заполнению заявлений:
1) Если место события не известно, то можно указать регион, а само заявление адресовать в Управление (Комитет, Департамент и т.п.) ЗАГС региона, где хранятся вторые экземпляры актовых записей региона.
2) Если дата (год) события не известен, то можно указать разумный временной период (как правило, в пределах 5 лет) – такие заявления можно направлять последовательно неограниченное количество раз. Дату смерти и косвенно место смерти можно попробовать найти в Реестре наследственных дел (если таковое было).
3) Если какие-то сведения не известны, например, второй родитель или супруг, то можно указать «Не известно».
4) В графе «Документ прошу выдать в связи с» можно указать «утратой» (не обязательно Вами).
5) В графе «Прошу указать следующие иные сведения» можно указать «Прошу указать все сведения, имеющиеся в актовой записи», либо если знаете, какие сведения там могут быть, то можно конкретизировать (например, род занятий, место жительства и т.д.). Стоит понимать, что формы актовых записей за советский период менялись не менее 9 раз и наиболее подробными они стали только в позднесоветский период. Например, дата и место рождения в актовой записи о смерти стали фиксироваться только с 1970 г., до этого указывался только возраст. Свой вопрос о том, какие конкретно сведения указывались в тот или иной период, можно задать в профильных темах данного раздела форума.
НЕ подлежат указанию следующие иные сведения:
- сведения об усыновлении (удочерении) в справке о рождении;
- сведения о месте жительства заявителя, если о государственной регистрации акта гражданского состояния заявляло физическое лицо.
6) В графе «Документ прошу выслать в» можно указать абсолютно любой ЗАГС, а не только по месту Вашей регистрации («прописки»).

5.1.1. Оплатить государственную пошлину по реквизитам органа ЗАГС, хранящего актовую запись (который будет оформлять повторное свидетельство или справку):
- 350 руб. за повторное свидетельство;
- 200 руб. за справку.
Льготы по оплате госпошлины регламентированы статьями 333.27, 333.35, 333.39 Налогового кодекса РФ.
Госошлину можно оплатить через интернет-банк.
За извещение об отсутствии актовой записи госпошлина взиматься не должна согласно п. 1 ст. 333.39 Налогового кодекса РФ.
Возврат (зачет) госпошлины регламентирован статьей 333.40 Налогового кодекса РФ.
Примечания:
1. Реквизиты для оплаты госпошлины можно взять здесь. Достаточно указать нужный регион (без конкретизации города или района).
2. При отсутствии актовой записи можно подать заявление на возврат госпошлины либо попробовать использовать ее при других запросах в данный регион.

5.2. Направить заявление о выдаче повторного свидетельства/справки с приложением документа об оплате госпошлины в ЗАГС по месту хранения актовой записи одним из следующих способов:
- лично;
- через лицо, имеющее нотариально удостоверенную доверенность;
- почтовой связью (желательно, но не обязательно отправлять заказным письмом);
- через портал www.gosuslugi.ru или аналогичные региональные порталы (заявление в таком случае заполняется на портале, однако стоит учесть, что не всегда на таких порталах реализованы некоторые функции, например, запрос иных сведений из актовой записи);
- по электронной почте (однако, в некоторых регионах, например, в Москве, заявления, не подписанные электронной подписью, не принимаются);
- через МФЦ (пока не во всех регионах предусмотрено, а там, где реализовано, есть определенные ограничения, например, в Москве можно запросить только по актовым записям, хранящимся в московских ЗАГСах).
Примечания:
1. К заявлению, направляемому удаленно, копии паспорта, документов о родстве, смерти прикладывать не нужно (см. письмо Минюста).
2. Если заявление подается лично, то повторное свидетельство/справка оформляется, как правило, в день обращения и документы по п.5.3 необходимо иметь при себе.

5.3. Дождаться получения из ЗАГСа, в который Вы отправили заявление, уведомления на Ваш почтовый адрес о высылке в указанный Вами ЗАГС оформленного повторного свидетельства/справки. Иногда такие уведомления не доходят, тогда примерно через 1 месяц с момента получения ЗАГСом Вашего заявления + времени на пересылку можно позвонить в свой ЗАГС и узнать, пришел ли к ним запрошенный Вами документ.
По приходу запрошенного документа явиться в свой ЗАГС, имея на руках:
- паспорт;
- нотариально удостоверенную доверенность, если не являетесь родственником или получаете документ на живого человека;
- оригинал или нотариально удостоверенная копия свидетельства/справки о смерти лица, в отношении которого запрашивается документ о рождении, заключении брака и т.д.;
- цепочку оригиналов или нотариально удостоверенных копий документов о родстве – свидетельств/справок о рождении и о браке (если менялась фамилия; если фамилия менялась не в браке, то свидетельство/справка о перемене имени/фамилии). Например, для доказательства родства с прадедушкой необходимы свидетельства/справки о рождении Вас, Вашего отца/матери, Вашего дедушки/бабушки, а также о браке отца/матери и/или дедушки/бабушки (если родство по женской линии и в браках менялись фамилии). Свидетельства/справки должны быть выданы ЗАГСом или государственным (муниципальным) архивом, куда переданы на хранение церковные метрические книги (в некоторых регионах и актовые книги до 1920-х гг.). Все иные документы, косвенно подтверждающие родство (автобиографии, справки по материалам личных дел, выписки из домовых/похозяйственных книг и др.), по приказу Минюста России от 19.08.2016 N 194 ЗАГСами приниматься не должны (хотя попробовать можно, т.к. не исключен человеческий фактор). В случае отсутствия какого-то документа о родстве и невозможности его восстановить в досудебном порядке, установить родство или отсутствующий документ о родстве можно через суд (по вопроса обращения в суд можно писать в личные сообщения).

Из вышеизложенного видно, что:
1) Восстанавливать отсутствующие документы о родстве нужно последовательно – от более близкого предка к более далекому.
2) В некоторых случаях (например, по боковым веткам) бывает, что один документ (например, справку о смерти) не получить без другого (например, справку о рождении) и наоборот. В таких случаях надо оба документа запрашивать удаленно в один ЗАГС и получать их одновременно.

Примечания:
1. Справки по актовым и церковным метрическим книгам, хранящимся в государственных (муниципальных) архивах, в связи с истечением 75 лет согласно ч.3 ст.25 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», можно получать без подтверждения родства. Вместо справок в государственных (муниципальных) архивах также можно заказывать заверенные ксерокопии актовых (метрических) записей – если известен точный архивный шифр дела и номера листов, то это в большинстве случаев будет намного дешевле, чем справка.
2. В случае, если вместо оригиналов предоставляются нотариально удостоверенные копии документов, работник ЗАГС не вправе их изымать. Основания:
- такие действия не предусмотрены Административным регламентом, утв. приказом Минюста России от 28.12.2018 N 307;
- нотариально удостоверенные копии документов в таком случае выступают "на правах" оригиналов согласно приказу Минюста России от 19.08.2016 N 194 и могут понадобиться для получения иных документов.

Лайк (56)

Maksim Andreevich

Модератор раздела

Москва
Сообщений: 10150
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5127

Наверх ## 28 ноября 2018 16:50 4 декабря 2020 18:49

6. Как сделать запрос в ЗАГС РФ с целью получения повторного свидетельства или справки, если я живу за ее пределами и не хочу лично приезжать?

6.1. Для граждан РФ
Имеются следующие варианты:
1) Истребовать повторное свидетельство/справку через консульство РФ в стране Вашего проживания. Форму заявления определена в приложении к Административному регламенту, утвержденному совместным приказом МИД России N 10489, Минюста России N 124 от 29.06.2012. С собой иметь документы по п.5.3 с учетом того, что госпошлина за истребование 350 руб. и платится по реквизитам МИД. Срок истребования – 4-7 мес. Повторное свидетельство/справку необходимо забирать в консульстве.
2) Сделать на доверенное лицо в РФ удостоверенную консульством доверенность и передать ее вместе с нотариально (или консульством) удостоверенными копиями документов о родстве и смерти (если запрашивается документ о рождении, заключении брака и т.д.). За каждый удостоверенный консульством документ придется платить пошлину, т.е. затраты будут больше, чем в первом варианте. Срок истребования зависит от расторопности доверенного лица, поедет ли он в ЗАГС лично (и получит документ в день обращения) или будет запрашивать удаленно в свой ЗАГС (это займет не менее 1-1,5 мес.), пересылки документов и т.п.

6.2. Для иностранных граждан
1) Истребовать повторное свидетельство/справку через ЗАГС по своему месту жительства (если между РФ и Вашей страной заключено межправительственное соглашение, в основном речь идет о некоторых странах СНГ, например, Украине, Беларуси, Казахстане) или через уполномоченный госорган Вашей страны (МИД и т.д.).
2) Сделать на доверенное лицо в РФ нотариально удостоверенную доверенность и передать ее вместе с нотариально удостоверенными копиями документов о родстве и смерти (если запрашивается документ о рождении, заключении брака и т.д.). Документы, выданные иностранными государствами, должны быть легализованы (иметь апостиль), за исключением случаев, когда между РФ и данным иностранным государством заключен договор, не требующих легализацию документов (подробнее см. тут и тут). Документы, составленные на иностранном языке, также должны иметь нотариально удостоверенный перевод на русский язык (это может сделать доверенное лицо в РФ).

7. Что делать, если ЗАГС отказался выдать свидетельство/справку?

При отказе в выдаче документа ЗАГС должен выдать извещение по форме № 13 или № 14 с указанием причины отказа.
Возможные действия зависят от причин отказа:

7.1. В случае отсутствия актовой записи
1) Проверить по иным косвенным источникам (автобиографии, справки по материалам личных дел, выписки из домовых/похозяйственных книг и др.) правильность года и места события, в тот ли ЗАГС направлен запрос. Дату смерти и косвенно место смерти можно попробовать найти в Реестре наследственных дел (если таковое было).
2) Удостовериться, провел ли ЗАГС поиск по двум экземплярам актовых записей (см. ответ на вопрос № 1). В результате такого поиска ЗАГС должен Вам выдать Извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния по форме, утвержденной приказом Минюста России от 01.10.2018 N 200.
3) Если повторное свидетельство нужно для юридически значимой цели (наследство, гражданство, права на захоронение, реабилитация репрессированного и т.п.), то можно обратиться в суд в соответствии с гл. 28 ГПК РФ, в частности с заявлением об установлении факта регистрации акта гражданского состояния или об установлении родственных отношений и др. (по вопроса обращения в суд можно писать в личные сообщения).
4) Подождать включения в ЕГР ЗАГС всех ранее составленных актовых записей (до 1926 г.) - см. примечание № 3 к п.1. Если актовая запись не утрачена, то, возможно, она будет найдена.

7.2. В случае отсутствия какого-то документа в цепочке документов, подтверждающих родство
1) Попробовать обойтись косвенным документом, подтверждающим родство (подробнее см. ответ на вопрос № 5, п.5.3). Эту процедуру можно попробовать осуществить в нескольких ЗАГСах, заказывая туда нужный документ удаленно.
2) Если отсутствует документ на живого человека и нет возможности получить нотариально удостоверенную копию или доверенность (например, запрашиваете справку о смерти дедушки, но свидетельство о рождении отца получить невозможно, т.к. он жив, живет с другой семьей и не общается), то эти документы (справки о рождении отца и о смерти дедушки) можно запросить в один ЗАГС, а на руки попробовать получить только документ на умершего.
Также стоит иметь в виду, что если живы родители данного человека, то они могут получить справку о рождении (см. ответ на вопрос № 4).
3) Попросить сотрудника ЗАГС хотя бы зачитать нужные сведения без выдачи документа на руки.
4) Подождать 100 лет со дня составления актовой записи, по истечение которых она будет передана в региональный государственный архив, где станет общедоступной.
5) Попробовать установить родственные отношения с лицом, в отношении которого запрашивается документ, через суд (см. п. 7.1 3)).

8. Какими основными нормативными правовыми актами в своей деятельности руководствуются органы ЗАГС?

Для тех, кто осилил все вышенаписанное и желает более углубленно изучить те или иные аспекты деятельности органов ЗАГС, может почитать следующие нормативные правовые акты (их легко найти в интернете):

1) Федеральный закон "Об актах гражданского состояния" от 15.11.1997 N 143-ФЗ.
2) Приказ Минюста России от 28.12.2018 N 307 "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации".
3) Приказ Минюста России от 19.08.2016 N 194 "Об утверждении перечня документов, подтверждающих в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния".
4) Приказ Минюста России от 01.10.2018 N 201 "Об утверждении форм заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния и Правил заполнения форм заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния".
5) Приказ Минюста России от 13.08.2018 N 167 "Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и Правил заполнения форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния".
6) Приказ Минюста России от 01.10.2018 N 200 "Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, и Правил заполнения форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния".
7) Приказ Минюста России от 01.10.2018 N 202 "Об утверждении форм записей актов гражданского состояния и Правил заполнения форм записей актов гражданского состояния".
8) Приказ МИД России N 10489, Минюста России N 124 от 29.06.2012 "Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов".
9) Приказ Минюста России N 214, МИД России N 21341 от 30.10.2017 "Об утверждении Порядка передачи записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации".
10) Приказ Минюста России N 233, Росархива N 181 от 29.11.2018 "Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях".

Лайк (95)

Часть сообщений этой темы была выделена в тему "Свидетельство (справка) о смерти" (20 июня 2019 5:33)