Как навести порядок в семейном архиве

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Здравствуйте уважаемые!
На днях прочитал тему о хранении писем и слова ROGERа: "примут в Государственный архив, только нужно передать в очень цивилизованном, подшитом виде", напомнили мне о старой моей проблеме. За всё время поиска скопилось большое количество документов и как хранить их цивилизованно ума пока не приложу. В настоящее время документы у меня хранятся все вместе в хронологическом порядке разложенные в файлы в папках исключение составляют свид.: о рождении; о браке; о смерти хранятся в отдельном томе. Суть моей темы: хочу организовать семейный архив основательно, по законам архивным.

Как лучше группировать док.? По каким тематикам составлять дела и т.п.

Надо полагать, что если за три года получатся 3 версии, то каждая последующая от предыдущей отличается только добавленной информацией, найденной за текущий год. Я правильно поняла?
Меня тоже интересует этот вопрос, и я с интересом и пользой для себя читаю в этом разделе дельные и умные советы.

У меня вот была такая мысль, что делать как-то на вставных листах печатный вариант летописи.
Но вот не знаю как получше это реализовать.
Т.е. смысл хотела бы такой, что если например что-то про одного человека поменялось, то просто достаешь эти листы из общей "книги" и вставляешь обновленные.
ЧТо-то по типу книги "на кольцах", но не хотелось бы опять же чтобы это выглядело как папка обычная с документами...
Вообщем как реалиховтаь замысел вот не знаю.

SVETLANA 0

Документы распечатанные на струйном принтере надо как следует просушить, перед тем как вставлять в файл. Думаю это может помочь.
Что касается ксерокопий - они электризуются, поэтому и прилипают друг к дружке и файлам.
Попытайтесь снять чем нибудь статическое электричество.

Rufina написал:

[q]
Надо полагать, что если за три года получатся 3 версии, то каждая последующая от предыдущей отличается только добавленной информацией, найденной за текущий год.
[/q]

Rufina
Это может быть по-разному, в зависимости от ситуации. У меня пока идет интесивный процесс накопления информации, поэтому новая версия сильно отличается от предыдущей, и материалами, и выводами. Меняются и древо, и росписи, и тексты. Добавляются новые разделы, частично меняется структура. Ну, понятно, что диск легче просто записать новый. С распечатками сложнее, здесь я пытаюсь отслеживать, что изменялось, и допечатывать или перепечатывать листы. Этот процесс у меня идет с некоторым запаздыванием, по чисто техническим причинам.

SVETLANA 0
У меня используются папки с зажимами или скоросшивателями. На папку, в идеале, наклеивается красиво отпечатанная этикетка. Мне кажется, что это выглядит достаточно пристойно. Плюсы - легко заменять отдельные листы, легко создавать новые копии.
Может быть, в дальнейшем и встанет вопрос о более качественной, типографской печати, о переплете. Но пока меня устраивает такой вариант.

меня устраивают папки с файлами - их четыре. две на Владимирскую губернии - документы родных и краеведческие материалы и две папки на Тамбовскую. мне хватает, удобно.
и ещё оформляю два фотоальбома, пока в процессе.

Прочитала всю темку, но так и не нашла ответы на мучащие меня вопросы. А интересует меня именно систематизация семейного фото архива. У меня хранятся отсканированные альбомы бабушек и родителей, и я не могу придумать систему, по которой по названию файла можно найти фотографию. Поделитесь, пожалуйста, опытом. И еще, где лучше писать описание фотографии? В свойствах файла мне не понравилось.

helga1979
Самое простое наверное в Ворде или Екселе. Пишете название файла, его описание и гиперссылку на файл.
Кроме того есть много программ для создания фотоальбомов (электронных), которые вы можете дополнить своими описаниями.

helga1979 написал:

[q]
...У меня хранятся отсканированные альбомы бабушек и родителей, и я не могу придумать систему, по которой по названию файла можно найти фотографию...
[/q]

Решение в моём стиле: пронумеровать все файлы, назвать их типа GP_001, GP_002, PP_001, далее сделать текстовую таблицу, в ней в первом столбце пишем имя файла-картинки, во втором столбце описание, в каких-то столбцах дату, в каих-то стьолбцах ещё что-то. Все фотографии можно группировать по группам, например PP - персональные фото, GP - групповое фото и т.д. В случае с персональными фото, если на них только один человек, то там можно называть файл фамилией и инициалами человека и добавлять к имени файла номер фотки этого человека. Можно хранить разделённые по таким группам фотки в разных папках.

Спасибо за ответы. Наверное, все же придется делать таблицу в Екселе, хотелось чего-то понаглядней. А вот разделить фото на персональные и групповые мне в голову не приходило. Может, стоит попробовать. Может кто-нибудь еще поделится опытом, ведь архивы отсканированных фото есть у многих здесь присутствующих.

Здравствуйте Уважаемые форумчане.
Интересная тема.
Попробую описать свой способ систематизации фотографий. Хочу сразу отметить, что выбору данного способа способствовало катастрофическая нехватка времени и желание хоть каким-то образом систематизировать нарастающий объем фотографий.
В моем случае количество фотографий на бумажном носителе невелико. Все фотографии я собираю по родственникам, сканирую и возвращаю. Непосредственно сами фотографии храню в электронном (отсканированном) виде.
Теперь сам способ:
1) Все фотографии я подразделяю на 4 условные группы
1. персональные
2. семейные
3. тематические
4. название пока не придумал (особенности систематизации опишу ниже)
2) Отнесение фотографии к той либо иной группе произвожу по принципу «Если не персональная - то семейная, если не семейная – то тематическая, если не тематическая – то другое»
3) Присваиваю название фотографии
для персональных фото:
Иванов ИИ 1922 001, где
Иванов ИИ – фамилия и инициалы
1922 - год рождения
001- порядковый номер фотографии. Порядковые номера присваиваю по возрастанию, придерживаясь хронологии жизни человека на фото (от младенчества к старости).
Соответственно все фотографии с этим человеком собираю в папку
Иванов ИИ 1922
для семейных фото:
Иванов ИИ 1922 семья 001, где Иванов И.И. является главой семьи.
Если на фотографии несколько семей, то в качестве главы семьи я выбираю общего предка, пусть даже не присутствующего на фотографии. Порядковые номера фото - опять же придерживаясь хронологии.
Папка – Иванов ИИ 1922 семья
для тематических фото:
Иванов ИИ 1922 МГУ 001, где собраны (допустим) фотографии обучения в университете (не забываем про хронологию ).
Папка Иванов ИИ 1922 МГУ
для группы с не придуманным названием:
Как таковой группы и нет. Существуют единичные фотографии (обычно коллективные), которые по своим характеристикам не подходят к трем указанным выше группам. На фотографии я определяю для себя интересующего меня человека либо семью (обычно это близкий родственник либо семья близкого родственника) и добавляю в группу либо с персональными фотографиями человека, либо с семейными, либо с тематическими. Возраст интересующего человека учитывается в общей хронологии фотографий в группе.
4) Создаю папки, где в качестве названия – корневая фамилия древа.
Корневой фамилией я называю фамилию прямого предка (ИВАНОВЫ, СМИРНОВЫ и т.д.). В эти папки я помещаю все получившиеся папки, с этой фамилией в названии, и папки с изменившимися в результате браков фамилиями потомков.

Какое-то большое описание у меня получилось. Надеюсь, что изъяснился доступно.
С Уважением,
Алексей.

Как навести порядок в семейном архиве

делимся опытом использования современных технических возможностей по систематизации семейного архива. Как создать цифровой архив фотографий, писем, документов