Как навести порядок в семейном архиве

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Здравствуйте уважаемые!
На днях прочитал тему о хранении писем и слова ROGERа: "примут в Государственный архив, только нужно передать в очень цивилизованном, подшитом виде", напомнили мне о старой моей проблеме. За всё время поиска скопилось большое количество документов и как хранить их цивилизованно ума пока не приложу. В настоящее время документы у меня хранятся все вместе в хронологическом порядке разложенные в файлы в папках исключение составляют свид.: о рождении; о браке; о смерти хранятся в отдельном томе. Суть моей темы: хочу организовать семейный архив основательно, по законам архивным.

Как лучше группировать док.? По каким тематикам составлять дела и т.п.

http://www.nicksi.com/ - но с 1ого октября проект лальбом закрыли, а стоил он не дорого - может и не так красиво было, но все же - там получался формат журнала, именно в журнал можно было внести любые фото-блоки с текстом и прочим - получалась книжка, не помню сколько стоила, но примерно долларов 30.

Не окупалось, значит, раз закрыли.... И спрос был невелик.. Не доросли мы пока до таких услуг

Страница Albumprinter есть и на английском http://www.albumprinter.com/en/

Приведу переписку с Натальей ( Nathalie) . Она любезно поделилась и разрешила выложить переписку здесь. Ей спасибо.

Nathalie:
И, когда показываешь многостраничную роспись с белым пятном против одного имени, это обычно действует. Хотя и не на всех.

Marina Vlasova:
Здравствуйте, Наталья. Меня заинтересовало, ЧТО вы включаете в роспись. Вы когда родословную роспись делаете, то именно ТУДА включаете фотографии и документы?
Вот что интересно. Ведь данные все время пополняются... Вот вы показали родственникам роспись, где у многих персон есть копии документов, а у них - "белое пятно". Они дали свои документы, вы вставили картинку документа, и что снова распечатывать (для них)? У меня даже без документов и фото, просто родословная роспись на одну из фамилий заняла 22 страницы!
Я пока рассылаю родственникам роспись без всяких вставок, вроде как черновой вариант ведь...
Очень интересен Ваш опыт.
С уважением, Марина.

Nathalie:
Добрый день, Марина!
С удовольствием поделюсь своим опытом по систематизации, это важный аспект, который многие недооценивают. Хочу только оговорить сразу, что любой опыт здесь очень индивидуален. Структура представления материала во многом определяется его составом, у меня даже по разным линиям структура получается разной.
В родословную роспись я не вношу ни документы, ни даже ссылки на них. Краткий, удобочитаемый текст и маленькая фотография.
Есть еще у меня раздел сведения по персоналиям, там я делаю на каждого табличку, где в хронологической последовательности записываю все, что о нем известно (мне такой формат очень удобен, за справкой я обращаюсь именно к этим табличкам), и даю ссылку на источник (архив, фонд, опись..., или документы из семейного архива, или ПК и т.п.)
Сами копии документов у меня в отдельном разделе, причем отдельно - копии из архивов, из книг, из семейных документов.
Вот буквально на днях у меня возник новый раздел - копии старых писем, точнее, открыток, из альбома моей двоюродной сестры, неожиданная счастливая находка.
Еще делаю фотоальбомы, куда копирую фотографии из всех альбомов, в семье раскиданных, и привожу комментарии к ним.
Отдельно - воспоминания, писать которые я всех уговариваю.
В общем, вариантов много.
Я работаю с материалом в течение года, в конце года делаю диск "Семейная летопись. Версия ..., год ...". Этот вариант уже остается неизменным, я раздаю копии диска родственникам, и приступаю к работе над следующей версией.
Распечатываю по мере возможности. Хотелось бы раз в год обновлять, но уж очень много материалов. Распечатанное подшиваю в папки с теми же названиями.
Еще хочу сказать, не ждите от родственников "симметричного" ответа. Тогда любая информация, которую Вы от них все-таки получите, будет для Вас неожиданным и приятным сюрпризом.
Если есть еще вопросы, задавайте, я постараюсь ответить.
С уважением,
Наталья

Marina Vlasova:
Наталья, добрый день.
Спасибо, что так быстро ответили.
Считаю Ваш опыт очень ценным.

Именно по Вашему способу, хочу уточнить: Вы пишете: есть РАЗДЕЛ сведения по персоналиям, создан РАЗДЕЛ по копиям старых открыток.
Это вируальные разделы, или бумажные в коробках: картотеки, альбомы?
И еще. А как быть с теми родственниками, у которых нет компьютера и им негде просматривать ваш диск?
Спасибо, с уважением, Марина.

Nathalie:
Добрый день, Марина!
Отвечаю коротко.
Те родственники, у которых нет компа, могут распечатать для себя у знакомых или в интернет-кафе. Или снять ксерокопию с уже распечатанного. Мне кажется, что Вы не должны делать распечатки для всех. Но это решается индивидуально в каждом случае. Я вот для одной родственницы из другого города тоже распечатываю.
Н.

Marina Vlasova:
Еще вопрос по систематизации информ. в самом диске?
Это что, в виде сайта? страницы с гиперссылками? Или набор отдельных документов в Ворде, папки с фотографиями?

Nathalie:
Разделы у меня виртуальные - на жестком диске, потом копия на СД, и распечатка. Есть содержание в виде вордовского файла, нумерация и название разделов там такие же, как у директориев и поддиректориев на диске. Можно было бы и гиперссылки сделать, но я этого не делала.

Надо полагать, что если за три года получатся 3 версии, то каждая последующая от предыдущей отличается только добавленной информацией, найденной за текущий год. Я правильно поняла?
Меня тоже интересует этот вопрос, и я с интересом и пользой для себя читаю в этом разделе дельные и умные советы.

У меня вот была такая мысль, что делать как-то на вставных листах печатный вариант летописи.
Но вот не знаю как получше это реализовать.
Т.е. смысл хотела бы такой, что если например что-то про одного человека поменялось, то просто достаешь эти листы из общей "книги" и вставляешь обновленные.
ЧТо-то по типу книги "на кольцах", но не хотелось бы опять же чтобы это выглядело как папка обычная с документами...
Вообщем как реалиховтаь замысел вот не знаю.

SVETLANA 0

Документы распечатанные на струйном принтере надо как следует просушить, перед тем как вставлять в файл. Думаю это может помочь.
Что касается ксерокопий - они электризуются, поэтому и прилипают друг к дружке и файлам.
Попытайтесь снять чем нибудь статическое электричество.

Rufina написал:

[q]
Надо полагать, что если за три года получатся 3 версии, то каждая последующая от предыдущей отличается только добавленной информацией, найденной за текущий год.
[/q]

Rufina
Это может быть по-разному, в зависимости от ситуации. У меня пока идет интесивный процесс накопления информации, поэтому новая версия сильно отличается от предыдущей, и материалами, и выводами. Меняются и древо, и росписи, и тексты. Добавляются новые разделы, частично меняется структура. Ну, понятно, что диск легче просто записать новый. С распечатками сложнее, здесь я пытаюсь отслеживать, что изменялось, и допечатывать или перепечатывать листы. Этот процесс у меня идет с некоторым запаздыванием, по чисто техническим причинам.

SVETLANA 0
У меня используются папки с зажимами или скоросшивателями. На папку, в идеале, наклеивается красиво отпечатанная этикетка. Мне кажется, что это выглядит достаточно пристойно. Плюсы - легко заменять отдельные листы, легко создавать новые копии.
Может быть, в дальнейшем и встанет вопрос о более качественной, типографской печати, о переплете. Но пока меня устраивает такой вариант.

меня устраивают папки с файлами - их четыре. две на Владимирскую губернии - документы родных и краеведческие материалы и две папки на Тамбовскую. мне хватает, удобно.
и ещё оформляю два фотоальбома, пока в процессе.

Прочитала всю темку, но так и не нашла ответы на мучащие меня вопросы. А интересует меня именно систематизация семейного фото архива. У меня хранятся отсканированные альбомы бабушек и родителей, и я не могу придумать систему, по которой по названию файла можно найти фотографию. Поделитесь, пожалуйста, опытом. И еще, где лучше писать описание фотографии? В свойствах файла мне не понравилось.

Как навести порядок в семейном архиве

делимся опытом использования современных технических возможностей по систематизации семейного архива. Как создать цифровой архив фотографий, писем, документов