Хранение электронных копий документов
ПО, форматы, систематизация, привязка документа к человеку, риск дублирования файлов, поиск, привязка электронной копии к бумажному оригиналу. Насколько быстро используемая система позволяет найти документ, составить подборку документов по определенной те
УхрябНачинающий  Сообщений: 42 На сайте с 2009 г. Рейтинг: 67 | Наверх ##
6 января 2011 15:52
Какой формат сканирования фотографий предпочтительней, вопрос, конечно, не раз обсуждался?
У меня выбор между JPG и TIFF, но TIFF много места занимает. | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 15:01 Svetlana_M написал: [q] да, и в папки и в опись. [/q]
По моему это очень сложно, особенно в условиях когда документ посвящен множеству количеству лиц или документов слишком много - в конце концов хранить негде будет ---
Овсянников | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 15:07 Еще одну проблему вспомнил: в документ вносятся изменения (нпр. в свидетельство о рождении ставится штамп о выдаче паспорта). Как это учитывать? Как новый документ или замена старому? ---
Овсянников | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 15:21 Еще один момент, касающийся форматов. Все в PDF - хороший вариант, так и делаю. Когда возникает потребность добавить документ в фотокнигу - понимаю, что не очень это удачно. Из PDF качественную копию jpeg не вытащишь. Но хранить в двух форматах - это и место занимает, и может быть напрасным, если документ в графическом формате никогда не понадобится. И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать
---
Овсянников | | |
| Maksim Andreevich
Москва
Сообщений: 9911
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5163
| Наверх ##
17 мая 2016 16:54 yuri-o написал: [q] 1) Существует ли ПО для систематизации электронных документов, какое, особенности.[/q]
Тут еще вот какая проблема. Допустим, вы найдете такое ПО, которое удовлетворит ваши запросы. Но вы можете гарантировать, что оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой? [q] Связь даты выдачи документа и дат отображенных в нем событий. [/q]
Можно учитывать по обоим признакам. yuri-o написал: [q] Как это учитывать? Как новый документ или замена старому?[/q]
а зачем вам промежуточные версии? Оставьте документ в одной, последней версии. yuri-o написал: [q] И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать[/q]
Лучше в формате TIFF хранить. | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 17:03 Maksim Andreevich написал: [q] оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой[/q]
Не могу, поэтому оно должно включать в себя возможность миграции, или иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость. А если этого нет, то такое ПО мне не надо ---
Овсянников | | |
| Maksim Andreevich
Москва
Сообщений: 9911
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5163
| Наверх ##
17 мая 2016 17:19 yuri-o написал: [q] иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость[/q]
ни один, даже нормальный разработчик не застрахован в наше бурноменяющееся время от исчезновения... | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 17:34 Maksim Andreevich написал: [q] не застрахован в наше бурноменяющееся время от исчезновения...[/q]
Тогда вообще все ПО долой. Через 10 лет его уже не будет. Не, серьезно, кроме Excel какие варианты учета используются? ---
Овсянников | | |
| Kolob-07
Санкт-Петербург
Сообщений: 5228
На сайте с 2008 г.
Рейтинг: 3982
| Наверх ##
17 мая 2016 20:09 17 мая 2016 20:09 Svetlana_M написал: [q] Maksim Andreevich написал:[q]
А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?[/q]
да, и в папки и в опись.[/q]
Именно так, при этом опись по каждой персоне своя, но внутри общей фамильной. И еще комментарий в описи. yuri-o написал: [q] По моему это очень сложно, особенно в условиях когда документ посвящен множеству количеству лиц или документов слишком много - в конце концов хранить негде будет[/q]
А какая у Вас цель - хранить или быстро находить информацию? Хранить - всегда можно прикупить диск, а вот на поиск нужного документа при большом количестве персон - это крайне существенно. Папки по Прямым и родным детям помещаю в корень Фамильной, а Боковые - с вложениями, как в росписи. | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
18 мая 2016 11:16 От дублирования отказался по причинам:
1) дорого (покупка дисков)
2) трудо- и время- затратно (покупка дисков, инсталляция, необходимость обновлять каждый файл при изменении документа)
3) неудобно (диск не безразмерный, значит документы будут рассредоточены на нескольких, что рано или поздно к необходимости перезаписи папок и файлов)
Теперь думаю как систематизировать архив с одним файлом каждого документа.
Как вариант: размещение файла в генеалогической программе (моя это позволяет делать, про другие - не знаю, наверно тоже). Файл помещается в раздел "Источники", затем привязывается к лицу. В результате дублирования не происходит и с карточки лиц, к которым документ относится, обеспечивается доступ к единственному файлу.
Из недостатков: программа стремится сжимать файлы, что плохо влияет на качество файла; отсутствует нормальная система сортировки источников по различным критериям, + в целом не очень нравится интерфейс программы, что не позволяет рассматривать ее как основное хранилище, при всех плюсах именно как программы генеалогической.
---
Овсянников | | |
| Maksim Andreevich
Москва
Сообщений: 9911
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5163
| Наверх ##
19 мая 2016 20:18 | | |
|
