Хранение электронных копий документов

мой опыт:

1. есть файл Excel называется "Опись документов". Состоит из таблички со следующими столбцами:
Шифр ФИО Крайние даты Название документа Источник Как получен Платно
Фонд Опись Дело Листов

Пример шифра:
для Иванова Ивана Ивановича, есть отсканированная справка о рождении 01.01.1900, получена июнь 2014, отсканированная справка о смерти в 1950, получена в марте 2014.

вношу это в опись так:
Шифр, подобно архивному:
Фонд - 1-я буква фамилии
Опись - нумерация по порядку Ивановых, например, у меня 10 Ивановых, пусть этот будет номером 3.
Дело - это документ, пронумерованный в хронологическом порядке даты, которая есть в документе, т.е. если справка о рождении получена в июне 2014, а содержит дату 01.01.1900, то эта справка будет первой, справка о смерти - 2-ой.
Листов - количество листов в бумажном файле, не в электронном.

Шифр получается таким: Ф.И Оп.3 Д.1 - справка о рождении, Ф.И Оп.3 Д.2 - справка о смерти.

Ограничения: 1. Т.к. я сохраняю документы по хронологии события от рождения к смерти, то если по Иванову И.И. неполный "комплект" документов, то, при получении дополнительного документа, нумерацию дел по Иванову И.И. нужно будет менять. В Excel, в принципе, сделать это не сложно.
как вариант, делам можно присваивать номера тогда, когда собрали все документы. 2. Количество листов в электронном файле и бумажном у меня разное, но в опись внесено количество по бумажному файлу, сделано так, чтобы контролировать потерю листа в бумажном файле, если что-то случилось.

2. Сам скан документа называю так: Шифр ФИО_краткое описание, например: Ф.И Оп.3 Д.1 Иванов И.И_спр рожд.
3. сканы храню в электронной папке с полными ФИО, так и называется Ф.И Оп.1 Иванов Иван Иванович, в ней созданы подпапки: "Ф.И Оп.1 Дела" - здесь все сканы по каждому документу, "Переписка с Архивами" - она без номера, храню ответы архивов, "Запросы" - сохраняю запросы, если нужно (удобно использовать как шаблоны для запросов по другим людям), файл "Опись Иванов И.И" - содержит часть описи из электронного файла "Опись документов", которая относится только к Иванову И.И.
4. сканирую все документы, в бумажном виде храню только то, что считаю нужным. Т.е. электронный и бумажный архивы у меня по количеству листов не совпадают.
5. в бумажном виде все документы храню в подвесной папке, с ярлычком Ф.И Оп.1 Д 001-350 Иванов И.И, разложены по порядку, от 001 до 350, номер проставляю карандашом (чтобы, при необходимости, изменить) в правом верхнем углу.

для поиска:
1. захожу в общий файл "Опись документов", нахожу нужного человека, смотрю шифр нужного мне документа
2. перехожу в электронный архив, архив же уже отсортирован по названиям, ищу папку нужного мне Иванова, проваливаюсь в папку "Дела", нахожу то, что нужно.
3. в бумажном виде поиск такой же, нашла папку, нашла дело, т.е. документ.

подборку документов по теме составить легко, функция сортировки, только нужно следить за тем, чтобы все однотипные документы называть одинаково, если справка, то везде "справка", а не где-то "спр".

ну, и не забывать делать резервные копии архива.

Maksim Andreevich написал:

[q]

А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?

[/q]

да, и в папки и в опись.
на мой взгляд, это совсем не сложно, горячими клавишами "ctr+c," - копировать, "ctr+v" - вставить, нажать F2 - изменить название файла.

Svetlana_M написал:

[q]

да, и в папки и в опись.

[/q]

По моему это очень сложно, особенно в условиях когда документ посвящен множеству количеству лиц или документов слишком много - в конце концов хранить негде будет

Еще один момент, касающийся форматов. Все в PDF - хороший вариант, так и делаю. Когда возникает потребность добавить документ в фотокнигу - понимаю, что не очень это удачно. Из PDF качественную копию jpeg не вытащишь. Но хранить в двух форматах - это и место занимает, и может быть напрасным, если документ в графическом формате никогда не понадобится. И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать

Maksim Andreevich написал:

[q]

оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой

[/q]

Не могу, поэтому оно должно включать в себя возможность миграции, или иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость.
А если этого нет, то такое ПО мне не надо