Хранение электронных копий документов

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Какой формат сканирования фотографий предпочтительней, вопрос, конечно, не раз обсуждался?

У меня выбор между JPG и TIFF, но TIFF много места занимает.

мой опыт:

1. есть файл Excel называется "Опись документов". Состоит из таблички со следующими столбцами:
Шифр ФИО Крайние даты Название документа Источник Как получен Платно
Фонд Опись Дело Листов

Пример шифра:
для Иванова Ивана Ивановича, есть отсканированная справка о рождении 01.01.1900, получена июнь 2014, отсканированная справка о смерти в 1950, получена в марте 2014.

вношу это в опись так:
Шифр, подобно архивному:
Фонд - 1-я буква фамилии
Опись - нумерация по порядку Ивановых, например, у меня 10 Ивановых, пусть этот будет номером 3.
Дело - это документ, пронумерованный в хронологическом порядке даты, которая есть в документе, т.е. если справка о рождении получена в июне 2014, а содержит дату 01.01.1900, то эта справка будет первой, справка о смерти - 2-ой.
Листов - количество листов в бумажном файле, не в электронном.

Шифр получается таким: Ф.И Оп.3 Д.1 - справка о рождении, Ф.И Оп.3 Д.2 - справка о смерти.

Ограничения: 1. Т.к. я сохраняю документы по хронологии события от рождения к смерти, то если по Иванову И.И. неполный "комплект" документов, то, при получении дополнительного документа, нумерацию дел по Иванову И.И. нужно будет менять. В Excel, в принципе, сделать это не сложно.
как вариант, делам можно присваивать номера тогда, когда собрали все документы. 2. Количество листов в электронном файле и бумажном у меня разное, но в опись внесено количество по бумажному файлу, сделано так, чтобы контролировать потерю листа в бумажном файле, если что-то случилось.

2. Сам скан документа называю так: Шифр ФИО_краткое описание, например: Ф.И Оп.3 Д.1 Иванов И.И_спр рожд.
3. сканы храню в электронной папке с полными ФИО, так и называется Ф.И Оп.1 Иванов Иван Иванович, в ней созданы подпапки: "Ф.И Оп.1 Дела" - здесь все сканы по каждому документу, "Переписка с Архивами" - она без номера, храню ответы архивов, "Запросы" - сохраняю запросы, если нужно (удобно использовать как шаблоны для запросов по другим людям), файл "Опись Иванов И.И" - содержит часть описи из электронного файла "Опись документов", которая относится только к Иванову И.И.
4. сканирую все документы, в бумажном виде храню только то, что считаю нужным. Т.е. электронный и бумажный архивы у меня по количеству листов не совпадают.
5. в бумажном виде все документы храню в подвесной папке, с ярлычком Ф.И Оп.1 Д 001-350 Иванов И.И, разложены по порядку, от 001 до 350, номер проставляю карандашом (чтобы, при необходимости, изменить) в правом верхнем углу.

для поиска:
1. захожу в общий файл "Опись документов", нахожу нужного человека, смотрю шифр нужного мне документа
2. перехожу в электронный архив, архив же уже отсортирован по названиям, ищу папку нужного мне Иванова, проваливаюсь в папку "Дела", нахожу то, что нужно.
3. в бумажном виде поиск такой же, нашла папку, нашла дело, т.е. документ.

подборку документов по теме составить легко, функция сортировки, только нужно следить за тем, чтобы все однотипные документы называть одинаково, если справка, то везде "справка", а не где-то "спр".

ну, и не забывать делать резервные копии архива.

Svetlana_M написал:

[q]
сканы храню в электронной папке с полными ФИО
[/q]

А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?

yuri-o написал:

[q]
Прошу делиться опытом
[/q]

А что интересует, технические (программные) вопросы или учетно-организационые?

Maksim Andreevich написал:

[q]
А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?
[/q]

да, и в папки и в опись.
на мой взгляд, это совсем не сложно, горячими клавишами "ctr+c," - копировать, "ctr+v" - вставить, нажать F2 - изменить название файла.

Maksim Andreevich написал:

[q]
А что интересует, технические (программные) вопросы или учетно-организационые?
[/q]

В частности интересует следующее:
1) Существует ли ПО для систематизации электронных документов, какое, особенности.
2) Преимущества и недостатки различных способов "папкирования" документов (по лицам, времени, событиям и проч.)
3) Как при этом избежать дублирования. В варианте Svetlana_M нпр. можно обойтись гиперссылками, но тогда номер документа нельзя привязывать к лицу (по своему опыту знаю что подавляющее большинство документов касается нескольких персон. То же свидетельство о рождении нпр. содержит данные о родителях).
4) Как организовать внесение данных из документа в систему. Есть документ с данными на 150 человек. По 30-ти внесено в систему, как учесть и оперативно узнать, что нужно внести оставшихся 120.
5) Оптимальная ссылка на бумажный оригинал (нумерация и проч.) Смена нумерации представляется неприемлемым. Делаю так - есть документ об Иване Ивановиче, присваиваю ему номер 1000. Более ранние пойдут с цифрой меньше 1000. Когда наберется столько документов - вероятно нужно будет писать через дробь.
6) Связь даты выдачи документа и дат отображенных в нем событий. Нпр. есть свидетельство о рождении лица, родивщегося 01.01.1940, свидетельство получено 05.05.1981 (поменяли в связи со сменой бланков). Как учитывать - по дате выдачи или дате рождения.

Svetlana_M написал:

[q]
да, и в папки и в опись.
[/q]

По моему это очень сложно, особенно в условиях когда документ посвящен множеству количеству лиц или документов слишком много - в конце концов хранить негде будет

Еще одну проблему вспомнил: в документ вносятся изменения (нпр. в свидетельство о рождении ставится штамп о выдаче паспорта). Как это учитывать? Как новый документ или замена старому?

Еще один момент, касающийся форматов. Все в PDF - хороший вариант, так и делаю. Когда возникает потребность добавить документ в фотокнигу - понимаю, что не очень это удачно. Из PDF качественную копию jpeg не вытащишь. Но хранить в двух форматах - это и место занимает, и может быть напрасным, если документ в графическом формате никогда не понадобится. И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать

yuri-o написал:

[q]
1) Существует ли ПО для систематизации электронных документов, какое, особенности.
[/q]

Тут еще вот какая проблема. Допустим, вы найдете такое ПО, которое удовлетворит ваши запросы. Но вы можете гарантировать, что оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой?

[q]
Связь даты выдачи документа и дат отображенных в нем событий.
[/q]

Можно учитывать по обоим признакам.

yuri-o написал:

[q]
Как это учитывать? Как новый документ или замена старому?
[/q]

а зачем вам промежуточные версии? Оставьте документ в одной, последней версии.

yuri-o написал:

[q]
И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать
[/q]

Лучше в формате TIFF хранить.

Maksim Andreevich написал:

[q]
оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой
[/q]

Не могу, поэтому оно должно включать в себя возможность миграции, или иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость.
А если этого нет, то такое ПО мне не надо

yuri-o написал:

[q]
иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость
[/q]

ни один, даже нормальный разработчик не застрахован в наше бурноменяющееся время от исчезновения...