Хранение электронных копий документов
ПО, форматы, систематизация, привязка документа к человеку, риск дублирования файлов, поиск, привязка электронной копии к бумажному оригиналу. Насколько быстро используемая система позволяет найти документ, составить подборку документов по определенной те
УхрябНачинающий  Сообщений: 42 На сайте с 2009 г. Рейтинг: 67 | Наверх ##
6 января 2011 15:52
Какой формат сканирования фотографий предпочтительней, вопрос, конечно, не раз обсуждался?
У меня выбор между JPG и TIFF, но TIFF много места занимает. | | |
| Svetlana_M
Сообщений: 615
На сайте с 2014 г.
Рейтинг: 632
| Наверх ##
17 мая 2016 14:47 Maksim Andreevich написал: [q] А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?[/q]
да, и в папки и в опись. на мой взгляд, это совсем не сложно, горячими клавишами "ctr+c," - копировать, "ctr+v" - вставить, нажать F2 - изменить название файла. | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 14:58 Maksim Andreevich написал: [q] А что интересует, технические (программные) вопросы или учетно-организационые?[/q]
В частности интересует следующее: 1) Существует ли ПО для систематизации электронных документов, какое, особенности. 2) Преимущества и недостатки различных способов "папкирования" документов (по лицам, времени, событиям и проч.) 3) Как при этом избежать дублирования. В варианте Svetlana_M нпр. можно обойтись гиперссылками, но тогда номер документа нельзя привязывать к лицу (по своему опыту знаю что подавляющее большинство документов касается нескольких персон. То же свидетельство о рождении нпр. содержит данные о родителях). 4) Как организовать внесение данных из документа в систему. Есть документ с данными на 150 человек. По 30-ти внесено в систему, как учесть и оперативно узнать, что нужно внести оставшихся 120. 5) Оптимальная ссылка на бумажный оригинал (нумерация и проч.) Смена нумерации представляется неприемлемым. Делаю так - есть документ об Иване Ивановиче, присваиваю ему номер 1000. Более ранние пойдут с цифрой меньше 1000. Когда наберется столько документов - вероятно нужно будет писать через дробь. 6) Связь даты выдачи документа и дат отображенных в нем событий. Нпр. есть свидетельство о рождении лица, родивщегося 01.01.1940, свидетельство получено 05.05.1981 (поменяли в связи со сменой бланков). Как учитывать - по дате выдачи или дате рождения. ---
Овсянников | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 15:01 Svetlana_M написал: [q] да, и в папки и в опись. [/q]
По моему это очень сложно, особенно в условиях когда документ посвящен множеству количеству лиц или документов слишком много - в конце концов хранить негде будет ---
Овсянников | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 15:07 Еще одну проблему вспомнил: в документ вносятся изменения (нпр. в свидетельство о рождении ставится штамп о выдаче паспорта). Как это учитывать? Как новый документ или замена старому? ---
Овсянников | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 15:21 Еще один момент, касающийся форматов. Все в PDF - хороший вариант, так и делаю. Когда возникает потребность добавить документ в фотокнигу - понимаю, что не очень это удачно. Из PDF качественную копию jpeg не вытащишь. Но хранить в двух форматах - это и место занимает, и может быть напрасным, если документ в графическом формате никогда не понадобится. И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать
---
Овсянников | | |
| Maksim Andreevich
Москва
Сообщений: 9917
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5163
| Наверх ##
17 мая 2016 16:54 yuri-o написал: [q] 1) Существует ли ПО для систематизации электронных документов, какое, особенности.[/q]
Тут еще вот какая проблема. Допустим, вы найдете такое ПО, которое удовлетворит ваши запросы. Но вы можете гарантировать, что оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой? [q] Связь даты выдачи документа и дат отображенных в нем событий. [/q]
Можно учитывать по обоим признакам. yuri-o написал: [q] Как это учитывать? Как новый документ или замена старому?[/q]
а зачем вам промежуточные версии? Оставьте документ в одной, последней версии. yuri-o написал: [q] И если PDF - один файл, то в jpeg будет несколько, и это тоже как то надо будет учитывать[/q]
Лучше в формате TIFF хранить. | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 17:03 Maksim Andreevich написал: [q] оно лет так через 10 не войдет в конфликт с новой версией операционной системой[/q]
Не могу, поэтому оно должно включать в себя возможность миграции, или иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость. А если этого нет, то такое ПО мне не надо ---
Овсянников | | |
| Maksim Andreevich
Москва
Сообщений: 9917
На сайте с 2016 г.
Рейтинг: 5163
| Наверх ##
17 мая 2016 17:19 yuri-o написал: [q] иметь нормального разработчика который будет поддерживать его и обеспечивать совместимость[/q]
ни один, даже нормальный разработчик не застрахован в наше бурноменяющееся время от исчезновения... | | |
| yuri-o
Сообщений: 96
На сайте с 2015 г.
Рейтинг: 54
| Наверх ##
17 мая 2016 17:34 Maksim Andreevich написал: [q] не застрахован в наше бурноменяющееся время от исчезновения...[/q]
Тогда вообще все ПО долой. Через 10 лет его уже не будет. Не, серьезно, кроме Excel какие варианты учета используются? ---
Овсянников | | |
| Kolob-07
Санкт-Петербург
Сообщений: 5229
На сайте с 2008 г.
Рейтинг: 3981
| Наверх ##
17 мая 2016 20:09 17 мая 2016 20:09 Svetlana_M написал: [q] Maksim Andreevich написал:[q]
А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?[/q]
да, и в папки и в опись.[/q]
Именно так, при этом опись по каждой персоне своя, но внутри общей фамильной. И еще комментарий в описи. yuri-o написал: [q] По моему это очень сложно, особенно в условиях когда документ посвящен множеству количеству лиц или документов слишком много - в конце концов хранить негде будет[/q]
А какая у Вас цель - хранить или быстро находить информацию? Хранить - всегда можно прикупить диск, а вот на поиск нужного документа при большом количестве персон - это крайне существенно. Папки по Прямым и родным детям помещаю в корень Фамильной, а Боковые - с вложениями, как в росписи. | | |
|
