Структура базы

Ну вот представьте, что разные генеалоги, которые исследуют совершенно разные роды (так что персоны не пересекаются, а если и перескаются, то несильно, можно их выявить) заполняют свои одинаковые базы. Свести их вместе по персонам легко, именно потому, что не пересекаются - просто ввести функцию, допустим, при вливании одной базы в другую смотреть самый большой ID персоны и ко всем ID вливаемой базы добавлять это число. Ну и нормально, все они будут уникальные. А вот населенные пункты, если их не ввести заранее, будут повторяться, скорее всего. И при сливании получатся двойники. Или их надо будет, как говорит Иван, сводить "ручками". Так что заранее надо хоть основные ввести, центры губерний, уездов, областные и районные центры для советского времени...
Ну и все-таки, при сведении "ручками", мне кажется, должна быть какая-то функция автоматической замены - то есть по всей базе номер 225 заменяется на 479, потому что человек рассеян и половину может пропустить...

Людмила,
источники не ограничиваются описями. Описи, как справочный материал, тоже должны присутствовать в базе. Самое интересное и важное - их содержимое.
Каким образом вы вводите информацию в базу данных? - Берете какой-нибудь документ, просматриваете его, находите имя человека, населенного пункта (или их смутное упоминание - прозвище, описание). Заносите это имя в базу данных, если нет имени, то его идентификационный номер. Далее всю информацию, относящуюся якобы к этой личности в документе, анализируете, вычленяете важные для вас характеристики (или то, что вы определили сохранять в базе) и заносите в базу. Не так ли?  Допустим, в этом документе в первых строчках написан Василий Иванович Пупкин, а в последующих строчках всё время упоминается какой-то Васька Пупка. Кто должен удостоверить соответствие встречающихся в документе имен и прозвищ? Не ошибаетесь ли вы, соотнося все имена к одному лицу? А если вариантов написания имени одного и того же лица в одном и том же документе множество, а если взять ещё несколько документов со своими особенностями написания имени для данной местности. Например, документы южнорусских земель содержат свои особенности в произношении и написании имен. Каким образом все имена свести к одному знаменателю - к определенному человеку в базе данных? Какое в базе имя использовать? Например, полное каноническое - Иоанн/ Иван или, как в документах он значится - Ивашка, Ванька.
Людмила, понятно (внятно)  ли я пишу?
Одним словом, меня волнует два момента - ввод информации из источников и её достоверность.  
Игорь.

1. Насчет населенных пунктов, м.б. действительно удобнее использовать второй из двух вариантов структуры базы, предложенных Иваном.

2. И второй момент - при вводе населенных пунктов в базу отталкиваться от документа, не пытаться переосмыслить на стадии ввода то, что написано в источнике. В противном случае ошибки неизбежны. Потом уже, если потребуется унифицировать названия, оставлять вариант "как в источнике" в примечаниях.

Далее, каждому типу адм. деления присваивается свой ID. Например, губерния - 109, уезд - 118, слобода - 136, волость - 137, стан - 143. А для населенных пунктов один ID (например 245). Тогда запись будет выглядеть примерно так:

109 = Сибирская
118 = Верхотурский
136 = Арамашевская
245 = Таборы = деревня

Это к тому, что в другом источнике, например та же деревня, будучи деревней, может быть названа по ошибке селом, надо фиксировать так как в источнике, мы ведь не будем знать как оно на самом деле было в каждом случае.

И вообще, это ведь не база данных по административному делению, это деление здесь не самоцель, а как вспомогательное средство для генеалогии. Ведь по адм. делению существуют отдельные базы (у нас, например, знаю, что идет пополнение базы по АТД Свердловской области только там настолько все продумано, все полустанки учитываются. Нужна ли нам такая конкретика? Главное - идентифицировать человека на местности, а не населенный пункт на местности, это уже задача исторической географии, которая, в нашем случае не самоцель.

Если у Роджера "Офис- профешинал" установлен, то Аксесс обязательно должен быть.

Просто для примера, база, которой для своих нужд пользуется сам Liss. Я ее положила на нашем сервере, заархивированную - https://vgd.ru/baza.rar. Ну, то есть чтобы посмотреть, ее надо себе сохранить, разархивировать, там будет три файла:
NoTree.mde - пусковой файл базы данных
NoTree.hlp - файл Help (стандартный файл помощи)
и Прочти.txt, там написано, что этот архив самораскручивающийся, но это не так, я его переархивировала
-Сначала желательно прочитать  файл Help. Его можно открыть автономно, но  можно открыть и из базы данных нажатием специальной кнопки (?)  на форме, или F1 в любой момент.
-Затем можно запускать NoTree.mde  , если у вас есть Access-2000  или выше.