Структура базы

Уф, отвлеклась, а вы столько всего сказали интересного!
То, что придумал Иван, про торт, мне очень нравится. Если выдумывать идеальную программу, это так и должно быть, по-моему. То, что сказал Александр Цыплаков - более практично, если действительно не только разрабатывать, но и заполнять эту базу. Пока мы ее не разрабатываем, а только планируем ее разработку, давайте оба решения в голове немножко подержим Может, мы их как-нибудь "сочтем"
А вот то, что сказал Игорь, я не поняла.
Что должна включать в себя база источников, чтобы с ней можно было работать? Я-то. когда говорила о том, что база источников создается параллельно, имела в виду, что исследователь работает с источниками и вносит их в базу, просто, чтобы на них ссылаться, то есть это просто что-то типа служебной ссылки... А сейчас, как вы говорите, вроде, вы предлагаете архивные описи  ввести в базу... Эта задача для меня неподъемная, несмотря на все мои глобальные устремления... Или я неправильно вас поняла?
Слушайте, а вот если мы с вами создадим эту базу (мы пахали, да, если программисты создадут эту базу ) - пустую, просто чтоб ее можно было заполнять, распространим ее среди генеалогов - не среди тех, кто готов мне помогать сайт делать, а просто среди всех, и... Ведь вы же говорили, что ее хоть в ста местах можно заполнять? Вот, и потом несколько генеалогов могут "сливать" свои базы между собой и работать дальше, получив огромную порцию свежей информации для анализа с указанием источников... Только нужно все-таки часть про населенные пункты заполнить, а то они не совместимые будут между собой, что бы вы мне ни говорили... :(

Ну вот представьте, что разные генеалоги, которые исследуют совершенно разные роды (так что персоны не пересекаются, а если и перескаются, то несильно, можно их выявить) заполняют свои одинаковые базы. Свести их вместе по персонам легко, именно потому, что не пересекаются - просто ввести функцию, допустим, при вливании одной базы в другую смотреть самый большой ID персоны и ко всем ID вливаемой базы добавлять это число. Ну и нормально, все они будут уникальные. А вот населенные пункты, если их не ввести заранее, будут повторяться, скорее всего. И при сливании получатся двойники. Или их надо будет, как говорит Иван, сводить "ручками". Так что заранее надо хоть основные ввести, центры губерний, уездов, областные и районные центры для советского времени...
Ну и все-таки, при сведении "ручками", мне кажется, должна быть какая-то функция автоматической замены - то есть по всей базе номер 225 заменяется на 479, потому что человек рассеян и половину может пропустить...

Людмила,
источники не ограничиваются описями. Описи, как справочный материал, тоже должны присутствовать в базе. Самое интересное и важное - их содержимое.
Каким образом вы вводите информацию в базу данных? - Берете какой-нибудь документ, просматриваете его, находите имя человека, населенного пункта (или их смутное упоминание - прозвище, описание). Заносите это имя в базу данных, если нет имени, то его идентификационный номер. Далее всю информацию, относящуюся якобы к этой личности в документе, анализируете, вычленяете важные для вас характеристики (или то, что вы определили сохранять в базе) и заносите в базу. Не так ли?  Допустим, в этом документе в первых строчках написан Василий Иванович Пупкин, а в последующих строчках всё время упоминается какой-то Васька Пупка. Кто должен удостоверить соответствие встречающихся в документе имен и прозвищ? Не ошибаетесь ли вы, соотнося все имена к одному лицу? А если вариантов написания имени одного и того же лица в одном и том же документе множество, а если взять ещё несколько документов со своими особенностями написания имени для данной местности. Например, документы южнорусских земель содержат свои особенности в произношении и написании имен. Каким образом все имена свести к одному знаменателю - к определенному человеку в базе данных? Какое в базе имя использовать? Например, полное каноническое - Иоанн/ Иван или, как в документах он значится - Ивашка, Ванька.
Людмила, понятно (внятно)  ли я пишу?
Одним словом, меня волнует два момента - ввод информации из источников и её достоверность.  
Игорь.

1. Насчет населенных пунктов, м.б. действительно удобнее использовать второй из двух вариантов структуры базы, предложенных Иваном.

2. И второй момент - при вводе населенных пунктов в базу отталкиваться от документа, не пытаться переосмыслить на стадии ввода то, что написано в источнике. В противном случае ошибки неизбежны. Потом уже, если потребуется унифицировать названия, оставлять вариант "как в источнике" в примечаниях.

Далее, каждому типу адм. деления присваивается свой ID. Например, губерния - 109, уезд - 118, слобода - 136, волость - 137, стан - 143. А для населенных пунктов один ID (например 245). Тогда запись будет выглядеть примерно так:

109 = Сибирская
118 = Верхотурский
136 = Арамашевская
245 = Таборы = деревня

Это к тому, что в другом источнике, например та же деревня, будучи деревней, может быть названа по ошибке селом, надо фиксировать так как в источнике, мы ведь не будем знать как оно на самом деле было в каждом случае.

И вообще, это ведь не база данных по административному делению, это деление здесь не самоцель, а как вспомогательное средство для генеалогии. Ведь по адм. делению существуют отдельные базы (у нас, например, знаю, что идет пополнение базы по АТД Свердловской области только там настолько все продумано, все полустанки учитываются. Нужна ли нам такая конкретика? Главное - идентифицировать человека на местности, а не населенный пункт на местности, это уже задача исторической географии, которая, в нашем случае не самоцель.

Если у Роджера "Офис- профешинал" установлен, то Аксесс обязательно должен быть.