Стандарты и рекомендации по вводу данных

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Основные правила:

1. Названия вводятся в родительном падеже, как в источнике - "Тверской губ. Бежецкого у. Сукроменской вол. д. Шепелева". Это нужно для того, чтобы вводить быстрее, и не задумываться о том, какой был именительный падеж.
2. В качестве ссылки используется номер листа - не номер метрической записи! Так быстрее вводить и не будет проблем в сложных случаях (например,когда в одном деле несколько МК одного прихода, но разных священников)
3. Вводите данные в том порядке, в каком они перечислены в источнике, а не по алфавиту. Так проще проверять данные и исправлять ошибки. Алфавитный указатель мы потом соберем формулами.
4. Вводите данные в электронной таблице (Excel или Google.Sheets), и обязательно вводите номер листа в отдельной ячейке, иначе будет очень сложно сводить данные в единый указатель. В идеале нужно вводить данные в разработанный мною шаблон для быстрого ввода (см. ниже)

Рекомендации

На момент написания этого текста я проиндексировал записи о рождении примерно 500 человек - это 900 населенных пунктов. Я наткнулся на несколько подводных камней, понял как их обходить, и разработал форму для скоростного ввода данных в Google.Sheets

Вот здесь Вы можете посмотреть форму, в которой ввожу данные я:
https://docs.google.com/spread...sp=sharing

Вот пустой шаблон такой же формы:
https://docs.google.com/spread...sp=sharing

Я ввожу только первые буквы названия губернии, а система, как правило, узнает их и дописывает остальное. Затем формула сама добавляет к названию слово "губ.". Аналогично с уездом и волостью.
В качестве ссылки я использую номер листа (причем, не уточняю, оборот это, или нет). Вначале я хотел указывать номер записи (например, Мужчины №142), но, к счастью, я сразу наткнулся на сложный случай - в одном приходе велось несколько метрических книг, каждая со своей нумерацией, и они были сшиты в одно дело. Тогда я стал использовать номер листа - так делают профессиональные историки при составлении указателей. Так быстрее вводить данные и так можно будет объединить в одном указателе данные разных типов источников.

Я не сортирую данные сам (сначала я делал именно так, но по мере роста указателя все больше времени уходил на его пролистывание вверх-вниз). Я настроил формулы, и они сами сортируют данные, группируют ссылки одного населенного пункта, и выдают результат на закладке "К публикации".

Рекомендую вводить данные таким же способом - так их проще будет объединять в единый указатель.

Когда я делал табличные массивы с населенными пунктами, то создавал отдельный столбец "Тип населенного пункта" и заносил туда г., д., с., п., хут. и т.д.
В этом случае удобно сортировать таблицу по названию населенного пункта. И в Exel удобно делать поиск или выборку.

Alexander G написал:

[q]
Когда я делал табличные массивы с населенными пунктами, то создавал дополнительный столбец "Тип населенного пункта" и заносил туда г., д., с., п., хут. и т.д.
В этом случае удобно сортировать таблицу по названию населенного пункта.
[/q]

Да, возможно, в этом есть смысл.
Правда, будут сложности, не всегда очевидно, что перед нами, тип населенного пункта, или часть его названия. Я имею в виду топонимы типа Сергиев посад, слобода Александровская/ Александровская Слобода, деревня Великое Село. Сейчас таких топонимов мало, все причесали под одну гребенку, а в метрических книгах много.

>> Ответ на сообщение пользователя Mask-13 от 7 апреля 2020 22:17

Вроде бы, нет задачи сортировать по названию населенного пункта всю таблицу - перемешаются населенные пункты разных губерний. А внутри волости населенных пунктов мало, любой исследователь в любом случае прочитает список по всей волости (это даже обязательно, потому что при вводе данных могут быть ошибки, которые человек, знакомый с названиями деревень какой-то местности, увидит, и сможет правильно прочитать название, даже, если там ошибка в первой букве)

Mask-13 написал:

[q]
Сергиев посад, слобода Александровская/ Александровская Слобод
[/q]

В этом случае ничего не заносим в столбец Типа нас.пункта.
Mask-13 написал:

[q]
деревня Великое Село
[/q]

Тоже просто в один столбец ставим д., а рядом в соседнем столбце Великое Село

Mask-13 написал:

[q]
Вроде бы, нет задачи сортировать по названию
[/q]

когда очень большой массив на сотни строк, искать по названию очень легко.

Mask-13 написал:

[q]
перемешаются населенные пункты разных губерни
[/q]

не совсем так. Сортировка возможна по нескольким столбцам: сначала отсортируются губернии, а потом внутри них населенные пункты. Да и согласитесь, что Выборг г. смотрится не очень эстетично, чем г. Выборг.

Мы говорим о стандарте. Может такая запись будет удобна в будущем.

Позвольте еще один совет. Раз речь зашла о метрических книгах, то участникам проекта надо дать возможность проиндексировать (по желанию) документы по фамилиям. Следовательно, надо добавить столбцы Фамилии, Имена, Отчества

Alexander G написал:

[q]
Позвольте еще один совет. Раз речь зашла о метрических книгах, то участникам проекта надо дать возможность проиндексировать (по желанию) документы по фамилиям. Следовательно, надо добавить столбец Фамилии. А лучше еще один столбец Имена.
[/q]

Это мне все говорят

Дело в том, что личный указатель по рождениям с 1905 по 1917 гг. и так существует в ЦГИА. Доступ к нему платный, но за умеренные деньги. Подробности тут: https://forum.vgd.ru/464/53035/
Конечно, нужны и личный, и географический указатель. Просто составлять личный указатель очень, очень трудоемко. Составить географический указатель намного проще и быстрее, и когда он будет составлен, с его помощью уже можно будет решать многие генеалогические задачи.

Mask-13 написал:

[q]
существует в ЦГИА
[/q]

так пусть проект сделает личную индексацию открытой. Идеология таких проектов и заключается в публичности результатов.

Mask-13 написал:

[q]
его помощью уже можно будет решать многие генеалогические задачи
[/q]

а почему бы не решать эти задачи параллельно. Ведь достаточно просто добавить три столбца Ф И О в таблицу. А у генеалогов мотивации будет больше участвовать в подобных проектах - занести данные своих предков в базу данных. Тем более делать это можно опционально, по желанию. Как говорится, эти данные пить есть не просят, а многим пригодится.

Стандарты и рекомендации по вводу данных

Инструкции