Порядок производства и ведения дел.

Порядок переселения Однодворцев Западных Губерний в другие Губернии (продолжение).

Y. Действия Земской полиции по новому месту проживания.

1. По прибытии переселенцев на место немедленно сверяет их наличное число с имеющимися при них билетами или списками и сведениями, доставленными из Казенной палаты. Собирает сведения о всех, не прибывших на место, и о причинах этого.
2. Сообщает Казенной палате о прибытии переселенцев для принятия ею соответствующих решений.
3. Размещает переселенцев по квартирам в соседних с их участками селениях на срок вплоть до постройки ими собственных домов.
4. Отводит переселенцам предназначенные для них участки земли.
5. Обращается в Казенную палату с запросом на выделение необходимой переселенцам помощи хлебом и семенами.
6. Требует от местного Лесного начальства отпуска (по мере возможности) леса для прибывших переселенцев.
7. Требует от уездного Казначейства выдачи переселенцам денег, положены им по закону.
8. Не допускает самовольного перехода переселенцев в другие селения.
9. Ежемесячно доносит Казенной палате обо всем, что касается переселенцев.

Канцелярские обороты.
Или сложносочиненные словосочетания.

Попроще:

1. О получении [например, Указа]

“донести в свое время по заведенному порядку”
или
“об этом донести особым рапортом”.

2. Об исполнении [например, Указа]

“для сведения об оном и должного при случае исполнения”
или
“к сведению об оном дать знать тому-то и тому-то”

Посложнее:

“для обнародования и подлежащего по оному повелению, что до кого касается исполнения, всем [тем-то и тем-то] предписать указами, каковыми дать знать [тому-то и тому-то]”

“посредством кого следует обнародовать повсеместно в дистанциях ведомства своего надлежащим порядком, и по исполнении донести”

Современная классификация видов бумаг по признаку подлинности.
Определения из глубин бездонного Интернета. На научную достоверность не претендуют.

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, как правило, от руки.

Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, организации как свидетельство выполненной работы. Отпуск, как правило, не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – нотариально заверенная копия подлинника в связи с его утратой.

Бумаги, встречающиеся в делах.
По мотивам дел Губернских Правлений.

В делах могут быть подшиты: опись бумагам, находящимся в деле; входящие письма; черновые записки; проекты журналов (журнальных постановлений Правления); ответы на запросы из различных присутственных мест; архивные справки; исходящие письма.

Опись бумаг, находящихся в деле, должна содержать перечисление всех находящихся в деле бумаг, с указанием того, от кого они поступили, за каким числом и номером, с указанием страницы дела, на которой каждая бумага находится. Но, как правило, таких описей в архивных делах нет.

Входящее письмо представляет собой бумагу, полученную в Правлении и зарегистрированную в ее канцелярии. На письме проставляются входящий номер и дата его поступления, а также Отделение и Стол, в которые оно поступает. На нем же записывается резолюция Начальника, имеющего полномочия решать вопрос.

Черновая записка (черновой доклад) представляет собой проект решения Губернского правления, составленный в определенном Столе. Она содержит в себе изложение сути дела, справки по делу и указания на законы, под действие которых подпадает решаемый по делу вопрос. Заканчивается она текстом предполагаемого заключения Советника.
На черновой записке проставляется номер стола и номер дела, а также исходящий номер исполнительного документа и дата его отправления.

Проект журнала представляет собой исправленную Черновую записку, вписанную в особый Бланк Журнала.
В Отделении Секретарь и Советник просматривают и исправляют записку и вписывают ее в Бланк журнала, который начинается словами Слушали: затем следуют изложение вопроса, справки и законы; потом пишется слово Приказали: и дается заключение Советника в виде проекта постановления.
Внизу идут подписи Советника, Секретаря и Столоначальника, в ведении которого находится Дело. Иногда первоначальный Проект журнала переписывается из-за множества исправлений и дополнений и тогда, кроме него, появляется еще один, уже чистовой, Бланк журнала.

В таком виде Проект журнала поступает на рассмотрение Присутствия. После его одобрения, Бланк журнала подписывается всеми Членами Присутствия, скрепляется по листам Советником и Старшим Секретарем и передается на утверждение Губернатору.
Как только журнал одобрен и подписан прочими Членами, то он обращается в постановление, и оно вступает в законную силу. Утвержденное Начальником Губернии постановление исполняется.

Исходящая бумага (письмо) – это исполнительный документ, составленный на основании решения Присутствия, Советника, Вице-Губернатора или Губернатора.
С исходящих бумаг, изготовленных по журналам, копии при делах не оставляются, а отмечается только на остающемся при деле проекте журнала (или черновой записке) куда, когда и за каким номером послано исполнительное письмо и кем оно было подписано.
По письмам на основании решений Губернатора, Вице-Губернатора или Советника составляется сначала так называемый Отпуск, то есть черновик исходящего письма. Чистовик пишется в одном экземпляре по тексту черновика и отправляется получателю. Поэтому в дело может быть подшит только Отпуск. На Отпуске проставляется номер стола и номер дела, а также исходящий номер и дата отправления письма.

Прочие входящие бумаги – это бумаги, по которым не требуется принимать решение и которые просто подшиваются в дело. Такими бумагами могут быть различные справки, копии и выписки из метрик, формулярных списков, ответы на запросы Правления по разным вопросам и проч.

Архивные справки, полученные по запросам из Архива и касающиеся дел. Также подшиваются в дело.

Jan=Ян написал:

[q]

PS. Через некоторое время: Отметил номера дел для просмотра. Заказал дело. Оказалось, что это – то же самое дело…

[/q]

В точку!