Порядок производства и ведения дел.

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Иногда знание того, каким образом решается тот или иной вопрос в государственных учреждениях Российской Империи, какие документы создаются при решении этого вопроса и как они перемещаются из одной официальной инстанции в другую, позволяет намного облегчить поиски генеалогической информации.

Как и куда подается запрос (прошение)? Какие документы необходимы для того, чтобы вопрос приняли к рассмотрению? Каким порядком решается вопрос? Какие документы и письма создаются в процессе решения? Чем завершается процесс делопроизводства?

Знание ответов на эти и другие вопросы значительно облегчает жизнь исследователя и упрощает процесс поисков.

В данной теме я постараюсь описать порядок делопроизводства по некоторым вопросам, с которыми мне пришлось столкнуться в своих генеалогических поисках.

Буду рад, если кто-нибудь также поделится своими наблюдениями и опишет порядок рассмотрения других вопросов в государственных учреждениях Российской Империи.

В теме также описаны следующие вопросы:

1. Порядок перечисления крестьян из одного общества в другое.
2. Порядок приобретения крестьянами и мещанами земли с помощью Крестьянского Поземельного Банка.
3. Порядок переселения Однодворцев Западных Губерний в другие Губернии.
4. Порядок ведения следственных дел по восстановлению метрик. Православная Духовная Консистория.
5. Проект правил о порядке производства дел в Городской Думе и с инструкцией Городской управе. – Самара, 1883 г.

Jan=Ян написал:

[q]
По правилам переселения Однодворцев Западных Губерний в другие Губернии от 25 марта 1832 года
[/q]

Ладно, сам найду
ПСЗ РИ
№5249, 1832, марта 25. Высочайше утвержденные правила для переселения граждан и однодворцев Западных Губерний в Кавказскую область
№5250, 1832 марта 25 (3 мая). Высочайше утвержденные правила для переселения однодворцев Западных губерний по добровольному их желанию в другие губернии

Порядок переселения Однодворцев Западных Губерний в другие Губернии (продолжение).

IY. Действия Казенной палаты по новому месту проживания.

1. Предоставляет списки свободных участков земли, на которые можно осуществлять переселение.
2. После получения от других Казенных палат принятых ими решений о переселении, с указанием того, кто переселяется и какие участков земли назначены этим переселенцам, закрепляет эти участки за переселенцами и сохраняют их свободными до их прибытия на место. После прибытия переселенцев и их заселения эти участки земли исключаются из оклада и оброка.
3. После прибытия переселенцев и окончательного заселения их на выбранном участке не допускает их самовольного перехода на другие участки.
4. Посылает в Земские суды именные списки всех лиц, поселившихся на каждом участке.
5. Посылает в Уездные Казначейства и к Лесному начальству разрешения, на отпуск переселенцам денег и леса, соответственно.
6. Дает разрешение на выдачу переселенцам хлеба для пропитания и засева полей из запасных хлебных магазинов соседних казенных селений.
7. Оказывает переселенцам всевозможную помощь и защищает их от притеснений.
8. Принимает меры для сохранения здоровья переселенцев.

Порядок переселения Однодворцев Западных Губерний в другие Губернии (продолжение).

Y. Действия Земской полиции по новому месту проживания.

1. По прибытии переселенцев на место немедленно сверяет их наличное число с имеющимися при них билетами или списками и сведениями, доставленными из Казенной палаты. Собирает сведения о всех, не прибывших на место, и о причинах этого.
2. Сообщает Казенной палате о прибытии переселенцев для принятия ею соответствующих решений.
3. Размещает переселенцев по квартирам в соседних с их участками селениях на срок вплоть до постройки ими собственных домов.
4. Отводит переселенцам предназначенные для них участки земли.
5. Обращается в Казенную палату с запросом на выделение необходимой переселенцам помощи хлебом и семенами.
6. Требует от местного Лесного начальства отпуска (по мере возможности) леса для прибывших переселенцев.
7. Требует от уездного Казначейства выдачи переселенцам денег, положены им по закону.
8. Не допускает самовольного перехода переселенцев в другие селения.
9. Ежемесячно доносит Казенной палате обо всем, что касается переселенцев.

Порядок переселения Однодворцев Западных Губерний в другие Губернии (продолжение).

Места и лица, задействованные в процессе.
1. Однодворцы.
2. Однодворческие общества.
3. Губернаторы и Губернские правления.
4. Казенные палаты.
5. Казначейства.
6. Земские суды.
7. Местные Земские и Городские полиции.
8. Лесные начальства.
9. Хлебные запасные магазины и их начальники.

Документы, необходимые для правильного (законного) совершения процесса или их копии, могут находиться в делах у всех указанных выше лиц и учреждений.

Канцелярские обороты.
Или сложносочиненные словосочетания.

Попроще:

1. О получении [например, Указа]

“донести в свое время по заведенному порядку”
или
“об этом донести особым рапортом”.

2. Об исполнении [например, Указа]

“для сведения об оном и должного при случае исполнения”
или
“к сведению об оном дать знать тому-то и тому-то”

Посложнее:

“для обнародования и подлежащего по оному повелению, что до кого касается исполнения, всем [тем-то и тем-то] предписать указами, каковыми дать знать [тому-то и тому-то]”

“посредством кого следует обнародовать повсеместно в дистанциях ведомства своего надлежащим порядком, и по исполнении донести”

Бумаги бывают разные.
Или о том, что в делах подшито.

В архивных делах каких только бумаг не встретишь!

Встречаются бумаги, написанные красиво и ровно.
Встречаются бумаги, в которых все зачеркнуто-перечеркнуто. Что-то написано, потом зачеркнуто, потом что-то новое надписано, или дописано на полях. Смотришь и думаешь: наверное пожалели выбрасывать черновик. Все-таки бумага чего-то да стоит? Лучше подшить, чем потом доказывать начальству, что ты не верблюд (что ты эту бумагу не присвоил, а использовал, хоть и впустую, но все-таки для дела и в Дело)?

На самих бумагах тоже имеются какие-то пометки, цифры, даты и подписи, которые, наверное, тоже что-то значат.

Смотришь на все это разнообразие и думаешь:
Каждой ли бумаге можно доверять? Все ли, что находится в делах, является исторически достоверным? Всю ли информацию мы получаем, читая эти бумаги? Или, может быть, что-то упускаем в этой канцелярской тарабарщине?

Или не думаешь. Ну что в этих крючках-черновичках разбираться? Зачем голову забивать всякой ерундой!

Современная классификация видов бумаг по признаку подлинности.
Определения из глубин бездонного Интернета. На научную достоверность не претендуют.

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, как правило, от руки.

Подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.
С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведение подлинника.

Отпуск – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, организации как свидетельство выполненной работы. Отпуск, как правило, не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – нотариально заверенная копия подлинника в связи с его утратой.

Об оригинальности черновиков и подлинников.
Размышления.

В делах различных присутственных мест встречаются и черновики, и подлинники. А также различные копии, справки, резолюции, выписки, отпуски и другие бумаги. Некоторые из них являются входящими, поступившими от внешних мест и лиц. Некоторые создаются в самом присутственном месте, то есть являются внутренними бумагами учреждения.

И входящие, и исходящие, и справочные бумаги и решения по делу могут быть или оригинальными, имеющими соответствующие номера, подписи и печати, или копиями, заверенными или не заверенными.

В зависимости от внешнего вида бумаги или ее реквизитов, черновая с виду бумага может оказаться подлинником в смысле идентичности ее текста тексту оригинала. Но и бумага без всяких реквизитов может тоже оказаться идентичной оригиналу, если она изготовлена определенным образом.

Нас, конечно же, интересует не то, как выглядит документ и называют ли его подлинником или нет, а его суть, то есть то, что означает его содержание, является ли оно достоверным (то есть соответствует ли какому-то оригиналу, или само является этим самым оригиналом).

Например, находящиеся в каком либо деле отпечатанные типографским способом Указы, различные решения, постановления и пр. в большинстве случаев являются для нас оригиналами, то есть содержат текст, идентичный оригиналу. Хотя на самом деле это копии.

Черновые с виду бумаги, имеющие реквизиты, верительные подписи, регистрационные реквизиты также являются для нас оригиналами, так как их текст соответствует оригинальному тексту.

Бумаги же рукописные без какого либо канцелярского оформления могут рассматриваться только как бумаги для сведения, как ориентиры для дальнейших поисков.

Бумаги, встречающиеся в делах.
По мотивам дел Губернских Правлений.

В делах могут быть подшиты: опись бумагам, находящимся в деле; входящие письма; черновые записки; проекты журналов (журнальных постановлений Правления); ответы на запросы из различных присутственных мест; архивные справки; исходящие письма.

Опись бумаг, находящихся в деле, должна содержать перечисление всех находящихся в деле бумаг, с указанием того, от кого они поступили, за каким числом и номером, с указанием страницы дела, на которой каждая бумага находится. Но, как правило, таких описей в архивных делах нет.

Входящее письмо представляет собой бумагу, полученную в Правлении и зарегистрированную в ее канцелярии. На письме проставляются входящий номер и дата его поступления, а также Отделение и Стол, в которые оно поступает. На нем же записывается резолюция Начальника, имеющего полномочия решать вопрос.

Черновая записка (черновой доклад) представляет собой проект решения Губернского правления, составленный в определенном Столе. Она содержит в себе изложение сути дела, справки по делу и указания на законы, под действие которых подпадает решаемый по делу вопрос. Заканчивается она текстом предполагаемого заключения Советника.
На черновой записке проставляется номер стола и номер дела, а также исходящий номер исполнительного документа и дата его отправления.

Проект журнала представляет собой исправленную Черновую записку, вписанную в особый Бланк Журнала.
В Отделении Секретарь и Советник просматривают и исправляют записку и вписывают ее в Бланк журнала, который начинается словами Слушали: затем следуют изложение вопроса, справки и законы; потом пишется слово Приказали: и дается заключение Советника в виде проекта постановления.
Внизу идут подписи Советника, Секретаря и Столоначальника, в ведении которого находится Дело. Иногда первоначальный Проект журнала переписывается из-за множества исправлений и дополнений и тогда, кроме него, появляется еще один, уже чистовой, Бланк журнала.

В таком виде Проект журнала поступает на рассмотрение Присутствия. После его одобрения, Бланк журнала подписывается всеми Членами Присутствия, скрепляется по листам Советником и Старшим Секретарем и передается на утверждение Губернатору.
Как только журнал одобрен и подписан прочими Членами, то он обращается в постановление, и оно вступает в законную силу. Утвержденное Начальником Губернии постановление исполняется.

Исходящая бумага (письмо) – это исполнительный документ, составленный на основании решения Присутствия, Советника, Вице-Губернатора или Губернатора.
С исходящих бумаг, изготовленных по журналам, копии при делах не оставляются, а отмечается только на остающемся при деле проекте журнала (или черновой записке) куда, когда и за каким номером послано исполнительное письмо и кем оно было подписано.
По письмам на основании решений Губернатора, Вице-Губернатора или Советника составляется сначала так называемый Отпуск, то есть черновик исходящего письма. Чистовик пишется в одном экземпляре по тексту черновика и отправляется получателю. Поэтому в дело может быть подшит только Отпуск. На Отпуске проставляется номер стола и номер дела, а также исходящий номер и дата отправления письма.

Прочие входящие бумаги – это бумаги, по которым не требуется принимать решение и которые просто подшиваются в дело. Такими бумагами могут быть различные справки, копии и выписки из метрик, формулярных списков, ответы на запросы Правления по разным вопросам и проч.

Архивные справки, полученные по запросам из Архива и касающиеся дел. Также подшиваются в дело.

Общий порядок и частные вопросы.