Проект новой редакции Правил Росархива -

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Росархив под праздники решил протащить новую редакцию «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
http://regulation.gov.ru/projects#npa=87375

Замечания и предложения по проекту принимаются в срок
с 27 декабря 2018 г. по 11 января 2019 г. по адресу Федерального архивного агентства: 115035, Москва, Софийская набережная, д. 34, стр. 1, а также по адресу электронной почты Федерального архивного агентства: rosarhiv@gov.ru.

ПС. Проект в черновой редакции (вынесенный на Общественный совет 07.12.2018 г.) обсуждался forum.svrt.ru/topic/7290-работа-совета/?page=14

svik68 написал:

[q]
Я лишь отстаиваю право на изготовление копий с оригиналов документов, а не только с микроформы.
[/q]

Это проблема только РГАЛИ, в других федеральных архивах наоборот обычно отказывают копировать с микроформы, копируют только с подлинника.
Действительно, помню - и нам из РГАЛИ прислали копию ужасного качества... С пленки - 300 dpi, можете себе представить сканирование пленки с таким разрешением..

Maksim Andreevich написал:

[q]
немного двусмысленная фраза
[/q]

Но уже то, что в теме мы смогли получить ответ от работника архива, огромный плюс.

Maksim Andreevich написал:

[q]
немного двусмысленная фраза - а оплата будет как за тематический запрос или как за копирование?
[/q]

Оплата будет только за копирование, конечно. Никакой другой работы же не делается в данном случае, за что еще может быть плата?

Maksim Andreevich написал:

[q]
при удаленном запросе требование прислать почтой нотариальную копию доверенности - это официальная позиция РГАЛИ? Большинству архивов и даже ФСБ хватает просто скана по электронке, тем более сейчас доверенность можно проверить на document.write('<a href="http://reestr-dover.ru" rel="nofollow" target=_blank>сайте ФНП.</a>';сайте ФНП.У родственников РГАЛИ тоже требует прислать нотариальные копии документов о родстве?
[/q]

Ох, это больной вопрос. Скажем так, это настоятельная рекомендация Росархива. Доверенность должна быть подшита в личное дело исследователя, поэтому, по мнению Росархива, это должен быть, ну, условно, "настоящий" документ, а не простая копия. Поэтому, если исследователь не готов отдать оригинал доверенности, что обычно и бывает, нам вменяется в обязанности спросить с него нотариальную копию. Но я про возможность такой проверки на сайте ФНП не знала, спасибо большое. Попробую поднять на ближайшей дирекции вопрос о том, чтобы осуществлять проверку таким образом.
У родственников, если у них есть полная цепочка подтверждения родства или если родство прослеживается из дела, мы просим обычные сканы документов.

smil написал:

[q]
Но уже то, что в теме мы смогли получить ответ от работника архива, огромный плюс.
[/q]

Я просто обычно отвечаю только на вопросы, связанные с РГАЛИ, - на остальные дискуссии времени не хватает)

keso написал:

[q]
Никакой другой работы же не делается в данном случае, за что еще может быть плата?
[/q]

Слышал, в некоторых архивах и такое бывало...
А так, конечно, если указан архивный шифр дела и номера копируемых листов, то дополнительных услуг тут нет.

keso написал:

[q]
Поэтому, если исследователь не готов отдать оригинал доверенности, что обычно и бывает, нам вменяется в обязанности спросить с него нотариальную копию
[/q]

Т.е. нотариальную копию требуете и при личном предъявлении оригинала доверенности? Вот это уже явно противоречит даже приказу Росархива № 143.

keso написал:

[q]
У родственников ... мы просим обычные сканы документов.
[/q]

Странная логика: РГАЛИ боится, что подделают скан доверенности, но не боится, что подделают сканы документов о родстве.

Впрочем, спасибо за ответ. Проинформируйте нас, пожалуйста, если что-то изменится в данном вопросе.

Maksim Andreevich написал:

[q]
А так, конечно, если указан архивный шифр дела и номера копируемых листов, то дополнительных услуг тут нет.
[/q]

Да мы не берем ничего, даже если не указан шифр и требуется выявление.

Maksim Andreevich написал:

[q]
Странная логика: РГАЛИ боится, что подделают скан доверенности, но не боится, что подделают сканы документов о родстве.
[/q]

Ну, про логику в архивной отрасли Вы и без меня все знаете. Мне самой эта ситуация не нравится.

Уважаемая Ксения (keso)
Благодаря Вам мой вопрос с копированием решен и снят с повестки дня. Спасибо.
Но не хотелось бы решать эти вопросы через сайт ВГД, или беспокоить в электронном виде.
Поверьте сотрудники читального зала это лицо архива. Свою задачу они выполняют четко и усердно. Но дополнительный вопрос вводит их вероятно в какое-то состояние, где ответ скорее - "Нет", чем понять и разобраться в самом вопросе и попытаться разъяснить какие есть варианты решения этой проблемы. Вероятно, так получилось со мной. Вопрос был бы решен еще в читальном зале, если бы работники предложили изложить просьбу в заявлении на имя директора архива.

Бывая в разных архивах, подметила один факт - как архивы имея одни законодательные и нормативные документы, и утверждая свои внутренние правила и порядки, умудряются решать вопросы по разному. В вашем архиве прекрасно работает схема платного самостоятельного и архивного копирования, чем положительно отличается от других.

svik68 написал:

[q]
Благодаря Вам мой вопрос с копированием решен и снят с повестки дня. Спасибо.
Но не хотелось бы решать эти вопросы через сайт ВГД, или беспокоить в электронном виде.
[/q]

Отлично!
Мне тоже не хотелось бы решать такие вопросы через ВГД - не потому что мне это сложно или неприятно или еще что-то, а потому что подобные вопросы вообще не должны возникать. Но лучше решить его здесь, чем не решить вовсе, верно)? Это прямая недоработка сотрудников данного ЧЗ, и не первая. Такой случай (на руках у исследователя МФК, а нужен скан с подлинника) - совершенно рядовая ситуация, мы десятками исполняем подобные заказы. К сожалению, при всей четкости и исполнительности (что, естественно, замечательно) именно в этом читальном зале желание помочь исследователю и потратить лишние несколько слов на простые разъяснения хромают. Но мы работаем над этим)

Как обычно, публикую ответ Росархива на мои замечания к проекту Правил. Это ответ на первую часть замечаний (от 02.01.19), на вторую часть замечаний (от 11.01.2019) ответа пока нет.

Все свое заключение не выкладываю, только просительную часть.

[q]
В целях устранения выявленных коррупциогенных факторов предлагается:
1. В пункте 1.6 проекта Правил исключить определение компетенции по формуле «вправе».
2. В пунктах 2.1.1, 2.1.3, 2.1.5, 5.3.3, 6.2.6 проекта Правил исключить категории оценочного характера – «исторически», «логически», «в необходимых случаях», «в исключительных случаях»; дать определение термина «перефондирование».
3. В подстрочных ссылках к пунктам 2.2.1, 2.3.3, 2.11.3 проекта Правил исключить ссылки на отраслевые стандарты (ОСТ).
4. В пункте 2.4.5 проекта Правил:
а) исключить требования к гражданам в части необходимости получения пропуска на вы-нос копий архивных документов, изготовленных по договору с архивом, а также матери-альных ценностей, вносимых пользователем согласно п.4.1.16 Порядка, утв. приказом Ро-сархива № 143 от 01.09.2017;
б) установить порядок получения пропуска на вынос.
5. В пункте 2.4.6 проекта Правил установить сроки и условия (основания) дачи указанного разрешения.
6. В пунктах 2.6.2, 2.6.4 и 2.7.4 проекта Правил исключить категории оценочного характера – «долговременного», «регулярным», «своевременно(ой)».
7. В пункте 2.12.2 проекта Правил указать, на какой основе привлекаются эксперты для дачи экспертного заключения, каким критериям они должны соответствовать, чтобы иметь та-кой статус, и как обеспечивается их независимость.
8. В пунктах 2.13.1, 2.13.3, 3.5.1 проекта Правил установить сроки и условия (основания) принятия решения о согласовании.
9. В пункте 2.13.2 проекта Правил имеются:
а) для категорий оценочного характера «с угасающим текстом», «при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил», «нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение)», «на ломкой бумаге» дать их определения, устано-вить критерии отнесения архивных документов к таковым, которыми должна руководствоваться комиссия; для оценочного термина «квалифицированный специалист» установить конкретные требования к квалификации;
б) установить порядок ознакомления пользователя с заключением, получения пользовате-лем его копии, а также обжалования заключения.
10. В пункте 2.18.3 проекта Правил исключить определение компетенции по формуле «впра-ве», установить сроки и обязанность создания архивом электронного фонда пользования для электронных документов.
11. В пункте 6.1.2 проекта Правил исключить слова «или оговоренных в договоре архива с пользователем».
12. В пункте 6.2.1 проекта Правил:
а) дать определение термина «тематический запрос», установить критерии отнесения за-просов к таковым;
б) указать, относятся ли запросы о предоставлении информации, необходимой для установ-ления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода к тематиче-ским запросам, либо сохранить такой самостоятельный вид запросов как генеалогические, которые имеются в п.5.7.1 Правил, утв. приказом Минкультуры № 19 от 18.01.2007.
13. В пункте 6.2.5 проекта Правил указать, что документы, подтверждающие полномочия вы-ступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос, после истечения 75 лет со дня создания архивных документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, не требуются.
14. В пунктах 6.2.7 и 6.3.3 проекта Правил указать, что муниципальные архивы, являющиеся структурными подразделениями органов местного самоуправления, исполняют тематиче-ские запросы и заказы на копирование физических лиц бесплатно.
15. В пункте 6.3.3 проекта Правил:
а) указать, что предметом договора на организацию самостоятельного копирования пользо-вателем арендуемыми техническими средствами являются не «услуги по копированию», а аренда технических средств;
б) указать предмет договора на организацию копирования пользователем собственным тех-ническим средством, в чем заключается «услуга» архива;
в) исключить запрет проверки идентичности и заверения архивом самостоятельно изготов-ленных пользователем копий, если такая услуга предусмотрена уставом и перечнем плат-ных услуг архива.
16. В пунктах 7.4.2 и 7.5.5 проекта Правил установить срок простановки штампа «Рассекрече-но» в соответствии со сроками выдачи пользователям архивных документов и справочно-поисковых средств, установленными пп. 4.1.5 и 4.1.7 Порядка, утв. приказом Росархива № 143 от 01.09.2017.
17. В проекте Правил:
а) установить порядок возвращения гражданам подлинников архивных документов, отно-сящихся к личным документам, аналогичный п.5.11 Правил, утв. приказом Минкультуры № 19 от 18.01.2007;
б) в пункте 6.3 установить порядок копирования пользователями архивных документов собственными техническими средствами с экранов мониторов компьютеров, установлен-ных в читальных залах и предназначенных для работы пользователей с копиями фонда пользования;
в) установить порядок копирования справочно-поисковых средств по заказам пользовате-лей, в том числе их копирования пользователями собственными техническими средствами;
г) в пункте 6.4 установить требования к помещениям читальных залов (оборудование, ос-вещенность, температура и влажность воздуха и т.д.).
[/q]

Краткий анализ ответа Росархива:
1. Как обычно, многие мои замечания учли

Однако в полном объеме проанализировать, что и как учли, пока не представляется возможным, т.к. измененную редакцию пунктов не приводят, а из ответа не всегда это очевидно.
2. Если я правильно понял, то в Правилах обещают указать, что ограничение на публикацию копий архивных документов может основываться только на законе, а не на договоре с архивом. То есть долой запрет многих архивов на размещение в интернете копий документов 200-300-летней давности? Лед тронулся?
3. Обещают уточнить, что такое тематические запросы, чтобы архивы не забыли про генеалогические.
4. Уточнено, что «документы, подтверждающие полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос» после 75 лет не нужны. Вроде, очевидно, но лишним точно не будет.
5. Раздел «Возврат подлинников архивных документов» (касается в основном личных документов) вернули обратно.
6. Копирование с экранов и копирование справочно-поисковых средств (описей) опять вне правового поля и отдано на откуп самим архивам.