Проект Порядка признания архивных документов НФС

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Росархивом подготовлен проект приказа «Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».
http://regulation.gov.ru/projects#npa=79209

Проектом Порядка устанавливаются правила организации работы государственных и муниципальных архивов (далее – архив) по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации к числу находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии из состава документов Архивного фонда Российской Федерации, затребованных в установленном порядке для использования в читальный зал (просмотровый зал, комнату прослушивания фонодокументов) или в рабочую комнату архива пользователем архивных документов или работником архива.

Замечания и предложения по проекту приказа принимаются в срок
‎с 20 марта 2018 г. по 3 апреля 2018 г. по адресу Федерального архивного агентства: 115035, Москва, Софийская набережная, д. 34, стр. 1,
‎а также по адресу электронной почты Федерального архивного агентства: rosarhiv@gov.ru.

Также все свои замечания можно написать в этой теме.

Maksim Andreevich написал:

[q]
1. НФС - это не обязательно грибок, это м.б. просто какие-то физические повреждения, с которыми дела могут лежать еще года и десятилетия.
[/q]

А как проводят экспертизу?
Вот, нашла:
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ. ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА. Методическое пособие. Привалов Владимир Фёдорович. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНОЙ ОСНОВЕ
(Выдержки!)

«Работа по проверке состояния документов проводится этапно.

Этапность устанавливается архивом в соответствии с категорийностью, объемом, состоянием фондов. Приоритетные права в порядке убывающей очередности имеют уникальные и особо ценные документы, затем комплексы документов первой, второй, третьей категории.

При планировании очередности работ архив может учитывать специфику состояния отдельных фондов или их частей, предысторию плохого хранения или аварийного повреждения каких-то комплексов. Сведения о плохом состоянии и/или интенсивном использовании таких комплексов могут служить основанием для включения их в приоритетный план проверки, если это не входит в противоречие с ценностью материалов или с реальными возможностями архива.

Работа должна проводиться по единой методике с применением типовой номенклатуры дефектов документов [50].

Методика разрабатывалась с учетом гуманитарной специфики ее применения, на основе визуальной оценки признаков состояния.

Единая система индексации дефектов позволяет вести учет поврежденных материалов традиционным или компьютерным способом, обеспечивать преемственность накопления данных независимо от временных рамок этой работы и использовать полученный банк данных для решения конкретных аналитических задач архива.
.................
5.4.2.1. Дефекты бумаги
Дефекты бумаги могут иметь характер механических повреждений; повреждений биологических (насекомыми, плесневыми грибами и т.п.); повреждений химических; повреждений водой и огнем.

Опытный специалист обычно различает, чем вызваны дефекты, может судить об их причине.

Относительно мало опасны и легко опознаются механические повреждения по признакам разрывов, надрывов листа, по их резким границам. Легко опознаются и являются механическими по своей природе следы деятельности насекомых (сквозные отверстия, узоры ходов и т.п.). Если число таких дефектов невелико, они устраняются легко; при увеличении их числа растет степень их суммарной опасности для целостности и прочности листа.

Плесневые грибы могут сильно ослаблять бумагу и дефекты плесневения узнают по локально ослабленным, разрушенным местам; по черному или цветному порошку спор; по нитевидным, ватообразным следам мицелия; по следам намокания бумаги в этих местах, часто с осадками солей. Иногда следы плесневения малозаметны и разрушений бумаги почти нет; чаще разрушения видны отчетливо, бумага вялая и расползается: такая степень ослабления опасна для целостности и сохранности документа.

Химические повреждения бумаги сопровождаются появлением хрупкости, ветхости, иногда желтизны по всему листу или ближе к краям. Такие же признаки у повреждений световых: в этом случае повреждениям бумаги сопутствуют признаки выцветания цветного текста по всему листу. Особняком стоят и сразу заметны локальные химические повреждения в отдельных местах бумаги, вызванные попаданием химических веществ, наклейками и т.п.

Повреждения водой и огнем опознаются легко и квалифицируются как особо опасные из-за сильной деградации и высокой хрупкости бумаги; обычно сопровождаются повреждением текста (выцветанием, расплыванием, смыванием и т.п.). Действие огня сопровождается обугливанием, изменением цвета бумаги и текста, сильным загрязнением документов сажей.
По степени повреждения дефекты бумаги делят на две группы: А и Б.
В группу А входят сильно поврежденные документы с высокой степенью деградации бумаги, имеющие очень низкую потенциальную долговечность. Дальнейшее хранение таких документов сопряжено с опасностью утраты физической целостности документов или полного их разрушения. Использовать их нельзя. Документы группы А требуют срочной, сложной реставрации в условиях специальной лаборатории.
К группе А относят документы, имеющие следующие дефекты бумаги:
а) Бумага ветхая, утратила прочность, легко ломается, крошится, расползается от нагрузки, прикосновения, при изгибе.

Утрачена прочность по всему листу или в отдельных крупных частях листа. Цвет чаще всего бурый, коричневый, желтый, тускло-серый и реже — белый.

Признаки характеризуют высшую степень деградации и старения бумажного листа.

б) Бумага прочная, но с большим числом локальных, в отдельных местах и/или по всему листу повреждений любого характера, создающих в своей совокупности опасность утраты целостности листа, выпадения его частей. Типичные примеры: разрывы на много частей и фрагментов по местам сгибов, механических нагрузок и т.п.; многочисленные проколы, порезы, изломы, выпадения частей листа; повреждения документа в различных местах с признаками ветхой, разрушенной, изменившей цвет в этих местах бумаги; многочисленные повреждения бумаги насекомыми («кружево»); повреждения бумаги в отдельных местах плесневыми грибами с сопутствующими признака
ми ослабления, ветхости, выпадения бумаги в этих местах; наличие наклеек во многих местах, а также по всему листу с сопутствующими признаками потемнения, ослабления бумаги, отслаивания наклеек.

в) Сцементированные документы, т.е. слипшиеся за счет действия воды, клея, плесневых грибов отдельные листы в деле или целые дела. Реставрировать такие материалы очень трудно. Поэтому отнесение таких дел к группе А должно быть обоснованным прежде всего по критерию ценности.

г) Документы, сильно поврежденные водой и огнем.

В группу Б — входят документы с достаточно прочной бумагой, обеспечивающей сохранность и целостность документа, но имеющей отдельные, незначительные повреждения: ослабленные, обтрепанные, ветхие края листа; складки, изломы, коробления листа; небольшие разрывы или надрывы листа; значительные загрязнения всего листа или отдельных частей, мешающие использованию документа и др.

Устранение дефектов группы Б не требует сложной реставрации и может проводиться как в специальной лаборатории, так и в архиве, но с соблюдением необходимых правил и принципов реставрации [25].

Вот это – как раз и ужасно для нас:

5.4.3. Оценка физического состояния документов в архивах способом малой выборки

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая, долговременная работа, которую нужно тщательно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе. Специально разработанная и описанная выше индексированная система выявления, оценки и учета дефектов позволяет проводить эту работу без каких-либо временных ограничений, постепенно создавая и непрерывно пополняя банк данных архива.

Любой архив рано или поздно вынужден будет вести эту работу. В то же время любой архив заинтересован в использовании наиболее рациональных способов ведения работы.

В принципе, проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно двумя способами.

Первый, традиционный — это способ сплошной проверки всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда).

Второй, новый способ — это выборочный способ, когда из всего объема массива отбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива.
(Архангельск, ау!!!)

Приступая к разработке этого способа невозможно было априори утверждать, что он пригоден для оценки такой сложной системы, как физическое состояние документа…. (читайте дальше http://www.studmed.ru/view/pri...l#h.nmf14n)

!!!! - Практика показывает, что у разных экспертов реальные оценки всегда немного отличаются. Один эксперт, например, преимущественно тяготеет к жестким оценкам, другой, наоборот, — к мягким, либеральным. Это зависит не только от знаний, опыта, почерка эксперта, но и — психологически — от объема работ, от состояния дел. Замечено, что при хорошем состоянии дел, когда дефектов мало, эксперт начинает как бы «искать» дефекты, а в делах с чередованием плохих листов — работать мягче. Особенно это касается оценки контраста текста, отнесения его к категории слабоконтрастных и угасших.

Правилом должна быть однообразно жесткая работа эксперта: он не должен пропускать дефекты, но и не должен позволять себе учет «кажущихся» дефектов. Эксперт должен помнить о том, что в архиве огромное количество документов с дефектами и не следует мягкостью оценок множить их число.

5.4.5. Физическое состояние бумажных документов 19-20 вв., хранящихся в архивах
В настоящее время накоплен большой статистический материал, позволяющий впервые судить о состоянии отечественных документов 20 века на основе количественных данных. Многие особенности состояния безусловно характерны для самых разных архивов.

Изучение физического состояния документов показывает, что среднее количество дефектов (бумаги и текста) составляет 5,1%, в том числе, в ГАРФ — 3,5%, в РГВА — 7,1% (таблица 5). Средние цифры в 3-7% не должны создавать иллюзию монотонности и однообразия физического состояния фондов. На самом деле дефекты в крупных массивах рассеяны неравномерно. Есть массивы (фондов, описей, томов) с очень низкой концентрацией дефектов (0-1%) и, наряду с этим, массивы, где концентрация дефектов достигает 10— 20%, а в редких случаях даже 30^0%.

2. В настоящее время 93-97% документов дефектов не имеют. Это не доказательство их высокой долговечности, а статистический факт, показывающий, что хранящиеся 100-120 лет бумажные документы в своей основной массе еще не достигли рубежа изменений, фиксируемого по типовой шкале дефектов и требующего специальных мер по их сохранности. Поэтому важнейшая задача архивов сегодня и на перспективу — стабилизация этого состояния, соблюдение норм и условий правильного хранения документов. Можно предполагать, что при нормальном хранении документы могут «прожить» еще не менее 100-200 лет. Этот вывод, видимо, достаточно достоверен, если учитывать, что за 100-200 лет средняя степень разрушения документов не перешла рубеж 10%. Известно, что старение бумаги и текстов протекает по экспоненте, т.е. максимальные изменения почти по линейному закону всегда наблюдаются на начальном этапе. Для бумажных документов этот естественный отрезок времени составляет 50-100 лет с момента их создания.
--------------------------------------------------------

Как-то так....

Maksim Andreevich написал:

[q]
С очень большим количеством уточнений:.......
[/q]

Всё верно, Максим Андреевич.

Maksim Andreevich написал:

[q]
а что д.б. оцифровано ранее
[/q]

Особо ценные дела с прогрессирующим повреждением... грибок и т.д.

Maksim Andreevich написал:

[q]
Порядок содержит все ту же заложенную мину - экспертиза на предмет НФС производится комиссией архива.
[/q]

Maksim Andreevich написал:

[q]
Выявление дел НФС по этому проекту производится только перед выдачей дел пользователю в читальный зал.
[/q]

То есть одна из двух особо "кричащих" несуразностей, которые Вам удалось отклонить своим экспертным заключением, может опять "возвернуться"... Прелестно...

Может они и пресловутые 4 см. обратно вернут в каком-нибудь проекте документа... ?!

Leontiya написал:

[q]
Просто кому-то когда-то было недосуг нумеровать листы
[/q]

Ну что Вы... там же кофе остывал... человек торопился...

Maksim Andreevich написал:

[q]
Хорошо бы обязать архивы прикладывать к заключению фото, подтверждающие наличие указанных в заключении дефектов.
[/q]

Да, это было бы здорово... !

OlegVS, буду опять писать заключение. Тем более в таком виде до выхода новой редакции "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН" (Приказ № 19) этот проект не принять.
Поскольку в Приказе № 19 также есть процедура признания дел в НФС!

Архив обязан вести учет дел этого типа. И файл , содержащий сведения по таким делам должен быть достпуен на компьютерах архива и на сайте.
Обновление должно вестись еженедельно

Бог в помощь, Maksim Andreevich!

С уважением, Олег.

Пришел ответ на мое заключение по проекту Порядка признания архивных документов НФС.

Сами замечания:

[q]
В целях устранения выявленных коррупциогенных факторов предлагается:
1. Распространить проект Порядка:
- на все возможные ситуации выявления архивных документов, находящихся в неудовле-творительном физическом состоянии (при плановой инвентаризации, при ликвидации ава-рийных ситуаций в хранилищах и т.п.);
- на документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
2. Пункт 3 проекта Порядка привести в соответствие с п.2.11.7.1 Правил организации хране-ния, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, либо одновременно с утверждение Порядка внести изменения в Правила.
3. Пункты 4 и 5 проекта Порядка привести в соответствие с п.2.11.7.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Россий-ской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных ар-хивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, либо одновременно с утверждение Порядка внести изменения в Правила.
4. В пункте 5 проекта Порядка предусмотреть возможность вхождения в состав комиссии не-зависимого(ых) лиц(а) (например, представителей общественных организаций, работаю-щих в архивной сфере, членов общественного совета при уполномоченном органе исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела и т.п.).
5. В пунктах 8 и 9 проекта Порядка содержится нормативная коллизия (п. 3 и) Методики), поскольку невыдача пользователю архивного документа, который еще не признан в установ-ленном порядке находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии противоре-чит п. 4.1.4 Порядка использования архивных документов в государственных и муници-пальных архивах Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143.
А в случае, если по результатам экспертизы архивный документ не будет признан находя-щимся в неудовлетворительном физическом состоянии, то задержка с его выдачей на 20 рабочих дней будет нарушать п. 4.1.7 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143. Необходимо устранить данное противоречие.
6. В пункте 10 проекта Порядка:
- привести форму экспертного заключения (хотя бы рекомендуемую);
- установить, что к экспертному заключению прикладываются, при наличии технической возможности, фотоснимки дефектов (недостатков), на основании которых архивный доку-мент признан находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.
7. В пункте 13 проекта Порядка установить срок принятия решения руководством архива о признании архивного документа находящимся в неудовлетворительном физическом со-стоянии после проведения экспертизы.
8. В пункте 16 проекта Порядка предусмотреть возможность ознакомления с экспертным за-ключением с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего поль-зования, в том числе сети Интернет.
9. В пункте 17 проекта Порядка:
- регламентировать порядок учета архивных документов, находящихся в неудовлетвори-тельном физическом состоянии;
- установить право пользователей на ознакомление с перечнем (реестром) указанных ар-хивных документов (дел), в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
[/q]

TatianaLGNN написал:

[q]
Архив обязан вести учет дел этого типа. И файл , содержащий сведения по таким делам должен быть достпуен на компьютерах архива и на сайте.
Обновление должно вестись еженедельно
[/q]

Мне в архиве на это сказали, что это внутренняя информация - зачем Вам!? Заказывайте дела, а мы скажем ПФС оно или нет