Минкомсвязь о персональных данных

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Люди, занимающиеся исследованием истории своих предков в советский и постсоветский период, часто сталкиваются с ситуацией, когда искомые документы (в основной массе это документы по личному составу с мест работы и документы, связанные с обучением в учебных заведениях) хранятся не в государственных (муниципальных) архивах, а в самих организациях, предприятиях и учреждениях.
Соответственно, эти организации часто отказывают в выдаче копий (сведений из) искомых документов со ссылкой на Закон о персональных данных. Хотя даже в этом случае можно сослаться на ч.7 ст. 9 152-ФЗ, согласно которой «в случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных». Однако это создает массу неудобств в виду отсутствия в 152-ФЗ 75-летнего срока такого ограничения, необходимости получения согласия наследников, документального подтверждения родства (что часто очень затруднительно или невозможно) и т.п.
Поэтому мной был сделан запрос в Минкомсвязь. Именно на это Министерство (а не на Роскомнадзор, как многие считают) возложены функции по разъяснению законодательства в сфере обработки персональных данных (см. постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 № 418). Запрос и ответ выложены ниже. Можно использовать данный ответ как аргумент при общении с организациями.

Мое резюме по ответу Минкомсвязи:
1. На документы уволенных работников или учившихся в образовательных учреждениях распространяется Закон об архивном деле, а не Закон о персональных данных.
2. Согласно ст. 25 Закона об архивном деле после 75 лет с момента составления указанных документов запрос документов, подтверждающих родство, незаконен.

Запрос:

[q]
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон) в случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни.
Согласно статье 20 Закона оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном статьей 14 Закона, субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.
Законодательством РФ установлено, что организации осуществляют в течение установленных сроков хранение документов по личному составу (личные дела, личные карточки, анкеты, автобиографии, приказы по личному составу и т.д.), в том числе на работников уволенных и впоследствии умерших. Также и образовательные учреждения осуществляют хранение документов, связанных с обучением (личные дела, анкеты, документы об образовании и/или квалификации, приказы и т.д.) лиц, учившихся в них и впоследствии умерших.
Прошу Вас разъяснить:
1. Относятся ли документы по личному составу и документы, связанные с обучением, к документам, содержащим персональные данные?
2. Регулируется ли Законом доступ наследников (их представителей) умерших субъектов персональных данных к документам, хранящимся в организациях и образовательных учреждениях, в том числе статьями 9 и 20 Закона?
3. Необходимо ли при запросе персональных данных на умершее лицо предоставлять организации (образовательному учреждению) документальное подтверждение статуса наследника (например, свидетельство о праве на наследство и/или документы о родстве) и требуется ли в соответствии с законодательством предоставлять иные документы? В случае предоставления копий указанных документов есть ли нормативные требования об их обязательном нотариальном заверении?
4. Какие нормативные требования к порядку и форме подтверждения полномочий представителя наследника - достаточно ли упоминание этого представителя в согласии (доверенности и т.п.) наследника в простой письменной форме или есть нормативные требования об обязательном нотариальном заверении такого согласия (доверенности и т.п.)?
5. Является ли отказ в выдаче персональных данных, содержащихся в документах по личному составу и документах, связанных с обучением, либо их невыдача в установленный статьей 20 Закона срок наследнику (его представителю) нарушением Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и основанием для привлечения организации к ответственности, предусмотренной статьей 13.11 КоАП РФ?
[/q]

Ответ:
Стр. 1

Maksim Andreevich спасибо, примем эту информацию в своих поисках

Maksim Andreevich
Спасибо!

С уважением, Елена

Maksim Andreevich написал:

[q]
2. Согласно ст. 25 Закона об архивном деле после 75 лет с момента составления указанных документов запрос документов, подтверждающих родство, незаконен.
[/q]

Допустим, на предприятии есть личное дело, в нем много бумажек. У одних бумажках 75 лет прошло, у других нет, как в этом случае работает ст. 25 Закона об архивном деле ?

По бумажкам старше 75 лет предоставлять ничего не нужно.
По бумажкам младше 75 лет есть два варианта:
1) если искомая персона жива, то предоставляете ее письменное разрешение;
2) если искомая персона умерла, то предоставляете письменное разрешение наследников (но, как правило, если вы родственник, то все сводится к предоставлению документов о родстве).

Зы. Еще есть немаловажный вопрос о необходимости нотариального заверения предоставляемых документов - этот вопрос сейчас выясняю, пока ведомства уклоняются от ответа на него. При положительном результате сообщу дополнительно.

[q]
немаловажный вопрос о необходимости нотариального заверения
[/q]

именно такое заверение от прямых наследников и просят у меня в Казанском мед институте, хотя прошло ровно 75 лет.

burlayfo, это явно незаконно (т.к. срок ограничения доступа истек). Не хотят по-хорошему, можно и жалобы направить учредителю, в Рособрнадзор, Росархив, прокуратуру. В суд в конце концов подать.

и документах по личному составу