Как навести порядок в семейном архиве

Здравствуйте!

Тема наведения порядка в генеалогическом физическом и цифровом архиве для меня до сих пор актуальна. Прочитал весь топик, кое-что почерпнул для себя, а на некоторые вопросы ответа не нашел. Поделюсь своей методологией организации архивов и попутно задан вопросы/попрошу советов.

Моя методология организации семейного архива

1. Физический архив.
Храню фото, письма, рукописи, мемуары и прочие документы. Логика хранения весьма простая:

— Фотографии. Работаю над тем, чтобы все фотографии разложить по обычным альбомам с кармашками-файликами. На мой взгляд, наиболее простой, оптимальный и совершенный метод. Пока что еще у меня разрозненно: что-то в конвертах, что-то просто в коробках, что-то в файлах.
— Документы. Храню в папках-регистраторах (такие толстые, что на кольцах). Каждый документ в отдельном файлике. Если есть копия документа, то кладу ее в тот же файлик, где и лежит оригинал, только не поверх, а за ним. В будущем, если дойду то этого, хотел бы особенно ветхие документы заламинировать еще. Документов много. Хранить в папках-регистраторах для меня метод наиболее удобный. Папок немало. Папки и документы с ними делю по разной логике, но чаще по персонам. То есть одна папка посвящается одному человеку. Но такое редко весьма, чаще папка отводится фамилии: то есть папка Петровых, папка Ивановых и др. Думаю, тут все понятно. Папки-регистраторы у меня разных форматов. Некоторые А4, некоторые А5, а некоторые и А3! Зависит, естественно, от размеров документа. Отдельной категорией отметил бы различные «толстые» документы типа паспортов, пропусков, дипломов. Их я пока что просто храню в специальных бумажных крупных конвертах с подписями, где что.
— Письма. Письма храню отдельно также во все тех же папках-регистраторах. Разворачиваю каждое письмо, его в развернутом виде в файл, и туда же, что важно, конверт. Для тех, кто не знает: разворачивать письма очень и очень желательно, ведь в сложенном виде со временем оно портится, перегибы ведут к разрывам и т.д. Конверт выбрасывать нельзя. Допускаю их хранение отдельно, но для себя решил хранить вместе с письмом - не потеряешь, не запутаешься. В итоге получается такая вот папка писем, ну или даже не одна, как у меня, ведь писем немало.

Все это добро стараюсь держать в одном месте, чего и всем советую. Можно отвести для этого шкаф, например. Отдельно веду каталог, где вношу данные о том, где и кого хранится тот или ной документ/фотография (у меня ведь не все хранится в физическом виде, что-то у родственников) - так легко знать, где и у кого, что находится.

2. Цифровой архив.
Стремлюсь к тому, что цифровой архив, а точнее логика его построения, полностью отражал архив физический. Что это значит? Чтобы названия, категория и прочее-прочее - совпадало. То есть, если у меня физически разделено на фотографии, письма и документы, то и на компьютере я, грубо говоря, имею такие же папки. Такое «дублирование» не дает запутаться. Также стремлюсь к упрощению, стараюсь минимизировать и не без того сложное дело архивирования и организации.

— Фотографии. Вот здесь у меня на данный момент вопросы и вопросы. По-прежнему в поиске. На данный момент я храню все отсканированные фотографии в одной папке. Каждой фотке прописан метатег. Затем я делаю группировку в Windows в этой папке по тегам. В итоге получается удобно, что одну и ту же фотку можно легко найти по году, человеку, месту и др. Минус в том, что, несмотря на мой быстрый компьютер, папка это с 10000 фотографий подгружается не так уж и быстро. Плюс в том, что не использую сторонние программы. Но о минусах и вопросах я напишу в конце.
— Документы. Как я уже написал про логику повторения, документы на компьютере храню по тоже схеме, что и в мире вещей: папки по персонам/фамилиям (если по ним мало документов и/или они дальние родственники - нет смысла выделять для них целую папку что в "реале", что в "виртуале"). Все документы отсканированы. Каждый документ в отдельной папке.
— Письма. Вывел письма в отдельную категорию. На самом деле, я уверен, что в будущем, в эту категорию выведу еще что-нибудь - например мемуары, заметки или видеозаписи (кстати видеозаписи у меня хранятся там же в одной папке, где и фотки - просто видеофайлам приписываю тег "видео").
— Генеалогический софт. Для систематизации информации использую GenoPro. Не вполне доволен. Продолжаю искать. Понравилась MacFamilyTree, но у меня нет мак-техники, а использовать всякие методы вроде виртуальных машин и иные "танцы с бубном" как-то не хочется.
— Текст. Сканы сканами, но в папках персон (там, где документы отсканированные храню) я также иногда (не везде конечно) держу Word-овские файлы с какой-либо информацией авторства, либо относящейся к данной персоне. Поясню: стараюсь не только сканировать текст, но и набирать его, оцифровывать: набираю в Word тексты писем (будет книга писем), дневники (если имеются), записки (можно сделать отдельный текст по любым запискам или заметкам). Текст набранный группирую. Пример: папка на компьютере «Петров Иван Иванович», в ней папки со сканами документов, относящихся к ИИ, а также Word-овский файл с его стихами.

«Вкратце» вот так (хотел кратенько, а вышел longread).

Теперь мои вопросы/проблемы/раздумья:

1. Хотел попробовать выгрузить фотографии в Bridge, ACDSee и прочие - все хорошо, но мои прописанные в свойствах файла (Windows 10) к каждой фотографии метатеги там нигде не вылезли. Там другой формат?
2. По какой логике еще можно делать папки для хранения фотографий на компьютере и по какой схеме их можно распределять в альбомах фотографий физически? Проблема, как по мне, очевидна: куда отправить фотку и где ее искать, если, к примеру, это групповое фото? Теги в физическом архиве фоток не сделаешь (ну если только не браться за копии одних и тех же фотографий, но, как по мне, это слишком, особенно если у тебя тысячи фотографий), в цифровом архиве теги очень удобны! Но их дизайн отображения в стандартной Windows очень ограничен. Поэтому все же думаю вернуться к папкам. Сторонний софт не очень люблю по причине унификации, переноса, обновления и т.д. Но не исключаю такой вариант, если удастся хотя бы перенести теги - прописывать их отдельно в программе нет желания уже - на это и так ушло немало времени.
3. Проблема подписи фотографий и их сохранения для меня так же актуальна. Поймал себя на мысли, что бы меня устроило: физическое «обрамливание» фотографий и там внизу (или сбоку - кому где угодно) делать подпись фотографии и прочее (текст набранный, а не сканированный с обратной стороны) - выйдет что-то типа фотки в рамки, как снимали на полароид. Но минус в том, что это ужасно долго! Пока сделаешь подпись, сохранишь и т.д. для каждой фотографии в фотошопе уйдет много времени. Решением бы проблемы могла стать программа, которая бы автоматически обрамливала фотографию и переносила (ну или хотя бы без переноса, но с удобный интерфейсом для переноса) текст (который уже может быть вписан в метаданные или просто в название файла фото). Но такого софта я не нашел. Может кто встречал такое? Или какие есть мысли по поводу подписей фотографии? Как по мне, то это удобно, что все в одном месте - не нужно делать pdf из двух файлов лица и обратки фотографии (а если нужен скан обратки фотографии, то их можно хранить просто отдельно на компьютере).

P.S. Теперь несколько деталей:
— Фотографии сканирую в разрешении 1200dpi.
— Документы в разрешении 600/800/1200dpi в зависимости от важности и других параметров.
— Онлайн ничего личного не храню. Никаких облаков и прочего.
— Цифровой архив храню дубляжом на разных жестких дисках.
— Планирую полностью сделать физическую копию всего цифрового архива (всех документов, фотографий).
— Работаю над созданием и печатью генеалогической книги, увесистой книги фотографий, книги писем, книг мемуаров и прочего (тут уже писали про это - полностью поддерживаю идею).
— Работаю над тем, чтобы каждому документу (не важно что: фото, видео, текст и др.) присваивать уникальный id, чтобы потом: легко искать и находить нужное, ссылаться на документ (к примеру, я и сейчас так делаю - обязательно по возможности делаю различного рода «пруфы» — то есть, если указано, что человек родился в 1900 году, то я делаю ссылку на документ, где это указывается - естественно, если это не близкий предок, на которого есть свидетельства и т.д.). Метки предполагаются для физических документов и для цифровых. Если это физическое бумажное письмо, то - наклеивать на файле в углу этот номер. Если письма отсканированное - указывать, например, в названии папки.

Если вдруг что забыл написать, сделаю позже. Буду рад любому совету, ответу, комментарию! Надеюсь, что мой длиннопост кому-то сможет пригодиться. Всем спасибо.

TimYakim, очень интересно! Честно говоря, после первого прочтения все и не понял. Перечитаю еще и подумаю, что и как.

Делюсь (последняя наработка!), к чему я пришел сейчас относительно того, по какой схеме хранить фото на компьютере.
Пришел пока что к методу упрощения (все фотографии в одной папке) и сортировки по годам.

Суть метода. Есть на компьютере папка "Фото" (название любое, тут все отсканированные, обрезанные фото). И в этой папке просто создаю папки по названию с таким шаблоном: дата съемки (если дата неизвестна, то просто год, если год неизвестен, то десятилетия). Кто на фотографиях (использую метод сокращений ФамилияИмяОтчество). [место съемки по схеме год-месяц-день и комментарий события]. Потом делаю сортировку папок по году. Все очень легко ищется через поиск по сокращениям.

Пояснения и примеры папок.
1900-е - 1910-е. ПАИ. — ПАИ - это Петров Александр Иванович.
1915. ИНР и ИСР [Москва, Россия]. — ИНР - Иванов Николай Романович и Иванов Сергей Романович и и.д.
1984.02.14. ММС, ЛАТ и БЕК. [Ухань, Китай, в столовой после обеда]

Для сокращений закинут простой текстовый файлик, где есть расшифровка всех сокращений, если вдруг забыл.

Подписывать сами файлы фото не обязательно даже. Если много чего можно написать про фото, то делаю так: заношу в фотошоп и добавляю подпись через добавление снизу к фотке паспарту, на котором пишу все про фото. Потом это помогает очень, например, при распечатке - да и инфа не теряется.

Методом сейчас доволен. Очень упрощает и экономит время, и искать легко, и сортировать.

Еще уточнение. Как быть, если просто много фоток одного человека без особой привязке к дате или событиям? Делаю так: создаю папку типа 1910. ИСП [фото разных лет]. Сначала год - это год наиболее старой фотографии человека из определенных фотографий. Затем сокращение по типу ФИО - Иванов Сергей Петрович. И в эту папку кидаю все фотки, которые одной персоны, но без привязки к четким событиям. Также это отлично подходит для создания папок, если просто портреты, всякие фотосессии, то есть без исторического события.

Как-то так.

Alexander G написал:

[q]

Я подумал вот о чем. А увидит ли мой сынок эти фотографии через 50 лет. Вероятность маленькая. И я решил, как мой папа, напечатать фото. И не отдельно, а сразу оформить фотоальбом

[/q]

При огромной массе фотоматериалов которыми ежедневно пополняются наши смартфоны это не очень реально.
Моя идея (пока не осуществлённая) - выбирать 10 (20?) фото, которые наилучшим образом характеризуют прошедший год для нашей семьи. И распечатывать их с пояснениями для такого «бумажного» альбома. Туда могут войти пара фото из отпуска, поездка куда-то, встреча с интересным человеком, родственником.... начало или завершение какого-то проекта...переезд на новое место жительства, начало новой работы....да и просто «отдыхаем на скамейке в парке» или «дома за чашкой чая».
В общем «мой» или «наш» год в десяти (двадцати ) фотографиях. Небольшой по объёму для просмотра и достаточно информативный по содержанию.
А все остальные фото этого года можно приложить в виде диска или иного носителя. Если кому захочется поподробнее рассмотреть какое-то событие, тот сможет пересмотреть все 150 фото с того самого четырехчасового выезда на шашлыки.
Это, конечно, не отменяет варианта печатания отдельных альбомов по особо значимым или интересным событиям, коль такое желание появиться.

Кстати, теперь у меня появилась задумка, сделать фотокнигу в виде старинного семейного альбома с соответствующим фоном страниц, винтажными рамками и т.д. Хочу собрать все старинные фотографии, которые у меня есть, и разместить их в такой фотокниге, чтобы оригиналы лишний раз не тревожить. Ну и показать родственникам/гостям фотокнигу проще и приятнее, чем перебирать пачку отографий. Опять же все фото можно подписать, можно вставить схему родства и т.д. Чтобы потомкам понятнее было, кто эти люди. Но это пока только задумка...)

Alexei Berdnik написал:

[q]

Ссылка не открывается. Можно повторить?

[/q]

С телефона не очень удобно, поэтому дам ссылку на сам сайт, а Вы в меню выберите раздел "фотокниги" Нетпринт