Похозяйственные книги Нижегородской области

Об итогах мониторинга хранения домовых книг в архивных фондах администраций поселений Нижегородской области и иных органов местного самоуправления

Комитетом по делам архивов Нижегородской области (далее - комитет) проводится мониторинг хранения домовых книг с целью выявления и сохранения социально значимых документов.
Домовые книги советского и постсоветского периодов находятся на хранении:
1. в государственных и муниципальных архивах,
2. в органах местного самоуправления,
3. у граждан, собственников или владельцев домов, квартир,
4. в организациях, на балансе которых значилось или значится ведомственное жилье,
5. в жилищных, жилищно-строительных, жилищно-эксплуатационных организациях (ЖЭКах, ДУКах, ТСЖ и др.),
6. в органах внутренних дел, осуществлявших и осуществляющих регистрацию регистрации граждан по месту пребывания и жительства на территории Российской Федерации (далее – РФ).
На первом этапе комитетом проведен мониторинг хранения домовых книг в архивных фондах администраций поселений и иных органов местного самоуправления, а также в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Нижегородской области (далее – архивы). Цель мониторинга:
- выявить домовые книги в составе архивных фондов исполнительных комитетов (далее – исполкомов) городских, поселковых и сельских советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов, с 1936 г. - депутатов трудящихся, с 1977 г. – народных депутатов (далее - сельсоветы), местных администраций поселений и иных органов местного самоуправления Нижегородской области (далее – администрации поселений), в том числе хранящихся в архивах для создания научно-справочного аппарата (НСА),
- включить домовые книги в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее – АФ РФ),
- обеспечить сохранность домовых книг, передачу их на постоянное хранение в архивы в установленном порядке в целях их дальнейшего использования в интересах общества и государства.
Мониторинг проводился на основе анкет, представленных архивами. До настоящего времени не представлены анкеты муниципальными архивами Богородского, Вачского и Городецкого муниципальных округов и районов.
В данной информации обобщены сведения о хранении домовых книг в архивных фондах исполкомов советов, администраций поселений. Таблица сводных данных прилагается.

1. Нормативные правовые акты РСФСР, СССР и РФ в области ведения и хранения домовых книг

Домовая книга – это документ, в который уполномоченными должностными лицами вносились записи о регистрации жильцов в жилом фонде (изолированном жилом помещении) за весть период эксплуатации объекта недвижимости, входящего в состав жилого фонда, с момента первоначального заселения.
История введения домовых книг в первые годы советской власти связана с выдачей паспортов (удостоверений личности) и установлением института прописки. Необходимость ведения домовых книг (что являлось дореволюционной практикой) закреплялась в ряде правовых актов НКВД РСФСР, СНК РСФСР, ЦИК РСФСР . В них отмечалась обязательность прописки лиц в местностях, где введена паспортная система (в первую очередь в городах и рабочих поселках).
Форма домовой книги утверждена НКВД СССР 10 сентября 1938 года. В сельской местности согласно Инструкции к ведению домовых книг они велись уполномоченным сельсоветом лицом, хранились в сельсовете, заверялись в районном отделении внутренних дел.
Указом Президиума Верховного Совета СССР от 8 апреля 1968 года №2507-VII «Об основных правах и обязанностях сельских и поселковых Советов депутатов трудящихся» за сельскими и поселковыми советами закреплялась прописка и выписка граждан.
Приказом МВД СССР от 9 октября 1975 г. № 261 утверждена Инструкция о порядке прописки, регистрации и выписки граждан исполкомами сельских и поселковых Советов депутатов трудящихся (далее – Инструкция). Согласно п.10 Инструкции прописка и выписка граждан в домах исполкомов советов, государственных, кооперативных, общественных организаций и общежитиях осуществлялась по карточкам прописки и поквартирным карточкам, а в домах, принадлежащих гражданам на праве личной собственности – в домовых книгах. Домовые книги велись на каждое домовладение или общая книга на населенный пункт и хранились в исполкомах сельсоветов либо у владельцев домов (приложение 13 к Инструкции - Порядок ведения домовых книг).
Согласно Порядку ведения карточек прописки и поквартирных карточек (приложение 12 к Инструкции) указанные карточки хранились в жилищно-эксплуатационных конторах, домоуправлениях, у комендантов домов и общежитий, председателей жилищно-строительных кооперативов либо у лиц, уполномоченных на ведение паспортной работы.
Карточки прописки при выписке граждан помещались в архивную картотеку в алфавитном порядке и подлежали постоянному хранению. Карточки прописки на лиц, выписанных из общежитий в связи с окончанием учебы, хранились в течение трех лет, в остальных случаях — десяти лет, затем уничтожались. Поквартирные карточки, систематизированные по географическому признаку, после выписки всех членов семьи, а также других проживающих с ними граждан изымались из картотек и уничтожались.
Таким образом, местные органы советской власти были в разные периоды наделены полномочиями по ведению, заверению и хранению домовых книг.
Законом РФ от 25 июня 1993 г. № 5242-1 «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации» прописка заменена на регистрацию по месту жительства. Местная администрация наделялась полномочиями на осуществление регистрационного учета граждан при отсутствии на ее территории органов внутренних дел (статья 4). С 1 января 2014 г. функции учета в сельской местности полностью перешли к Федеральной миграционной службе (ФМС) (приказ ФМС от 11 сентября 2013 г. № 288).
Форма домовой (поквартирной) книги (форма № 11) утверждена Инструкцией о применении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (приказ МВД России от 23 октября 1995 г. № 393). В дальнейшем утверждалась административными регламентами предоставления ФМС государственной услуги по регистрационному учету граждан РФ по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ.
В соответствии с приказом МВД России от 31 декабря 2017 г. № 98 с 2018 года оформление домовых книг не является обязательным. Они утратили свою юридическую значимость в связи с формированием в МВД России государственного информационного ресурса регистрационного учета граждан РФ по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ.
В разные хронологические периоды домовые книги согласно типовым перечням документов имели разный срок хранения. Таблица изменений сроков хранения домовых книг в нормативных правовых актах СССР и РФ прилагается (приложение 2). С 1988 года постоянный срок хранения домовых книг был изменен на долговременный – 75 лет. Соответственно они могли включаться в опись дел по личному составу сельского (поселкового) совета и его исполкома, местной администрации, и даже подлежали передаче в архивы документов по личному составу.
В настоящее время в соответствии с действующим типовым перечнем архивных документов постоянному хранению подлежат не только домовые (поквартирные) книги, но и поквартирные карточки, которые раньше подлежали уничтожению. Эти документы должны передаваться на хранение в архивы после сноса дома.

2. Хранение домовых книг в архивных фондах исполкомов советов, администраций поселений

Всего в ходе мониторинга выявлено и учтено более 13 тыс. домовых книг за период 1939-2020 гг. в 356 архивных фондах исполкомов советов и администраций поселений Нижегородской (Горьковской) области.
Домовые книги в основном находятся на хранении в администрациях поселений - 85 % от общего объема за период 1939-2020 гг. В архивы поступило всего 300 книг за 1941-2013 гг., включенных в состав АФ РФ.
12,7 тыс. домовых книг в администрациях поселений учтены как документы постоянного хранения, из них большая часть (75%) не упорядочены. Неупорядоченные книги поставлены на учет в основном впервые в ходе мониторинга. В описи дел по личному составу включено всего 156 домовых книг.
Фактов утраты домовых книг не установлено, т.к. они практически никогда не учитывались и в описи дел не включались, соответственно определить степень их сохранности не представляется возможным, тем более что значительная часть домовых книг хранится у собственников домов. Однако имеются факты уничтожения домовых книг в 60-х годах. Так, в деле фонда муниципального архива Шарангского муниципального района сохранился акт о выделении домовых книг за 1941-1951 гг. к уничтожению, утвержденный председателем Шарангского сельсовета 22.10.1968.
Рядом администраций поселений уже проведена работа по отбору на постоянное хранение и описанию домовых книг. Это источники комплектования муниципальных архивов Бутурлинского муниципального округа, Дальнеконстантиновского муниципального района, городских округов Навашинский и Семеновский.
Не выявлены домовые книги в местных администрациях и их правопредшественниках Кстовского, Починковского, Сергачского, Спасского муниципальных районов и округов, городских округов город Дзержинск, город Нижний Новгород, город Саров.

В ходе мониторинга установлены еще следующие факты:
1. В городах и районных центрах области, на территории которых имелись подразделения органов внутренних дел, домовые книги хранились в основном у собственников домов. Собственники домов самостоятельно осуществляли заверение записей, вносимых в домовые книги, в подразделениях МВД (п.3 Инструкции).
2. В ряде местных администраций наряду с домовыми книгами хранятся и карточки прописки (поквартирные карточки), а также книги регистрации граждан, куда вписывались в хронологическом порядке все сведения о прописанных и выписанных гражданах, в том числе без разделения сведений на населенные пункты.

3. Домовые книги в большинстве случаев завершены в декабре 2013 г. в связи с передачей полномочий по регистрации граждан по месту жительства в ФМС. В ряде муниципальных образований вместе с передачей полномочий по осуществлению регистрационного учета в органы ФМС были переданы и домовые книги (и/или карточки прописки).
4. Домовые книги также передавались и/или хранились в организациях ЖКХ (приложение 12 к Инструкции).
5. Муниципальные архивы указали на сложность установления крайних дат домовых книг, так как не всегда удается установить дату первой и последней записи в них.

Таким образом, мониторинг выявил проблемы хранения, учета и описания домовых книг, находящихся в администрациях поселений. В связи с этим по итогам мониторинга принято решение ЭПМК комитета (протокол заседания от 25 марта 2021 г. № 3).

Заведующий сектором Е.К.Криницына