Общие вопросы по ГАТО (Гос.арх.Тверской обл.)

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ
ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ, ПЕРЕДАННЫХ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

1. Настоящие Рекомендации подготовлены с учетом требований Федерального закона от 22
октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федерального закона от
15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Федерального закона от 27 июля
2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",
постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 "О мерах по
реализации Федерального закона "Об актах гражданского состояния", а также "Правил
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".
2. На актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов
гражданского состояния на постоянное хранение, распространяются правила обеспечения
сохранности, учета и использования документов, действующие в государственных архивах
Российской Федерации.
3. Актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского
состояния в государственные архивы, предоставляются пользователям для ознакомления в
читальных залах государственных архивов, в целях проведения научных, социально-правовых,
социологических, генеалогических и иных исследований и используются в выставочной,
публикационной и справочно-информационной работе, в том числе для исполнения запросов
граждан социально-правового, генеалогического и биографического характера, а также для
изготовления копий.
4. На основании записей в актовых книгах и метрических книгах государственные архивы выдают
архивные справки, выписки из них и архивные копии о рождении, смерти, заключении
или расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене имени.
5. Порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий из актовых
книг и метрических книг определяется "Правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской Академии Наук".
6. Архивная справка должна содержать точное изложение имеющихся в актовых записях
сведений (приложение N 1). Данные о лице приводятся в точном соответствии с актовыми
записями.
Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые книги и метрические книги, с
теми, которые приводятся в запросе пользователя, не является препятствием для включения их в
справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором
говорится в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные,
а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических
книгах, оговариваются в архивной справке записью: "так в документе", "так в тексте оригинала",
"в тексте неразборчиво" или "часть текста утрачена".
7. В случае наличия в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений,
внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского
состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы
для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации
актов гражданского состояния, сведения включаются с учетом внесенных исправлений и
изменений и указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (приложение
N 2).
В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной
записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы,
послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с
Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" (приложения N 3, 4).
8. Архивные справки, выписки и архивные копии записей актов гражданского состояния,
предназначенные для направления за пределы Российской Федерации, в том числе в государства
- участники СНГ, подписываются руководителем государственного архива и заверяются
гербовой печатью.
9. Физическим и юридическим лицам, за исключением органов записи актов гражданского
состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия, справки и копии записей актов
гражданского состояния выдаются за плату.