Переписка с ГАТО

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3858012.htm#pp3858012

19 июля 2021 17:30
Информирую, что вчера вечером в ГАТО мною было отослано подготовленное коллективное обращение по поводу текущих проблемных вопросов в архиве.
Под обращением поставлено 33 подписи. Большое всем СПАСИБО, кто подписал, за участие, за активное обсуждение и позитивный настрой. Будем ждать ответа.
Ниже текст обращения:

Уважаемая Елена Николаевна!

На форуме vgd.ru в ветке «Гос. архив Тверской области (ГАТО)» (https://forum.vgd.ru/474/), участниками форума были отмечены как положительные изменения, так и ряд вопросов, которые, на наш взгляд, требуют решения.

Начнем с положительных изменений. Это новый прейскурант оказываемых услуг, который введен в силу с 04.06.2021. Цены на самостоятельное копирование изменились в лучшую сторону: теперь нет деления на документы различных периодов, цена на любой лист без оборота 87 рублей. Динамика изменения цены – положительная, что было нами отмечено в первую очередь!

Однако на основе последних обсуждений в данной теме, нами были также выделены ряд вопросов, которые требуют решения. Считайте эти пункты выражением общего мнения ряда пользователей форума vgd.ru, которые подписали данный документ:

1. Качество выкладываемых на портал «Архивы Тверской области» оцифрованных образов.
Из Вашего ответа от 09.07.2021 № 1848/О на запрос Соловьева В.В. о низком качестве оцифрованных образов следует:
«Сжатие образов на портале «Архивы Тверской области» осуществляется для оптимизации работы портала с точки зрения сетевой нагрузки и производительности:
1 подготовленный образ метрики ~ 0,3 Мб;
1 оригинальный образ метрики ~З Мб.
Действительно, в конфигурации портала «Архивы Тверской области» по аналогии с порталом архивов Санкт-Петербурга сейчас заложены максимальные размеры подготовленного образа 1600*1200 пикселей.
Эти размеры можно увеличить в параметрах и обновить приложения. Однако, чтобы уже подготовленные образы могли быть переработаны нужно:
1. удалить уже существующие подготовленные образы;
2. обновить приложение с новыми параметрами;
3. дождаться окончания конвертации образов.
При этом в процессе конвертации на портале и в АРМах пользователей образы будут недоступны. С учетом количества дел, уже размещенных на портале, такая переконвертация будет занимать порядка трех недель.
Для переконвертации образов без их удаления из системы потребуется доработка приложения, что влечет за собой привлечение дополнительных финансовых ресурсов, которыми в настоящее время архив не располагает.»
Сейчас закладывается база для портала на долгие годы вперед. Количество выложенных дел еще не достигло 1000, и сейчас самое время, пока не пройдена точка невозврата, принять правильное решение и переконвертировать уже подготовленные образы, установив новые параметры как минимум в три раза выше существующих. Изменение параметров, как Вы сами написали, не требует никаких вложений. За прошедший месяц большинство пользователей уже посмотрели выложенные дела и готовы подождать порядка трех недель, необходимых для переконвертации.
Это конечно не должно убирать пункт по доработке переконвертации образов без их удаления, т.к. указанный подход с подгонкой под шаблон образа 1600*1200 пикселей, или любой другой шаблон, не может применяться одинаково ко всем документам. Исходные размеры документов разные, и правильнее их не подгонять под один шаблон, а использовать исходные размеры.

2. Скорость выкладывания оцифрованных образов дел на портал «Архивы Тверской области».
К 14.06.2021 были выложены первые оцифрованные образы дел ГАТО на портале. Пользователями форума vgd.ru была собрана простая статистика:
• на 15.06.2021 было выложено 942 дела,
• на 23.06.2021 - 950 дел,
• на 11.07.2021 - 968 дел.
Разница в днях между 23.06.2021 и 15.06.2021 – 8 дней и разница по количеству дел также 8. Разница в днях между 11.07.2021 и 15.06.2021 – 26 дней и разница по количеству также 26! Таким образом прослеживается простая и четкая зависимость – одно дело в день. Причем в динамике видно, что в некоторые дни дела не выкладывались, а потом было выложено за день 2-3 дела. При этом, если акт по сдаче-приемке единой информационной системы «Архивы Тверской области» был от 10.12.2020, то получается, что к моменту предоставления доступа к делам 14.06.2021 было выложено 942 дела, это значит, что в среднем выкладывалось по 5 дел в день.
Одному из пользователей форума на его запрос в архив был дан ответ, что: «Перед размещением дела еще раз проходят проверку сотрудников на правильность индексации, качества изображения, нумерации листов». Все оцифрованные дела , насколько известно, уже доступны в читальном зале, т.е. уже прошли эти проверки.
Текущая скорость выкладывания дел – одно дело в день – низкая, необходимо изыскать возможность сделать ее как минимум в два раза больше той, которая была до 14.06.2012, то есть не пять, а десять дел в день, иначе с нынешней динамикой развитие портала будет сильно отставать от аналогичных проектов других архивов. Увеличение скорости также снимет нагрузку с читального зала, так как больше пользователей будет обращаться на портал «Архивы Тверской области» и использовать удаленный доступ.

3. Отсутствие НСА на портале «Архивы Тверской области».
На вашем старом сайте в разделе НСА (http://tverarchive.ru/archive/) выложен в сильно сжатом качестве путеводитель ГАТО в трех частях, несколько описей и четыре справочника АТД. На новом портале https://archives.tverreg.ru/nsa_gato - три небольших абзаца и больше ничего нет. На форуме vgd.ru пользователями давно индексирован путеводитель ГАТО, отсканирован справочник «Тверская губерния. Административно-территориальное деление (1917–1929 гг.). Справочник». Пользователи самостоятельно пытаются делать описание приходов. Есть простые и положительные варианты реализации по указателю приходов, например у вариант ЦГА Москвы: https://cgamos.ru/ukazateli/. В путеводителе ГАТО, который был издан в 1998 году, написано, что «издано 27 справочников по составу и содержанию архива в целом и отдельных его частей, из них четыре путеводителя». Оцифровка этих справочников и обеспечение общего доступа к ним на портале сделают работу исследователей комфортнее. Исследователи в первую очередь будут обращаться на портал «Архивы Тверской области» в поисках нужной информации.

4. Отсутствие отчетов и планов деятельности архива и обратной связи у архива.
В публичном доступе, нет отчетов о проделанной работе и планов на будущее архива. О том, что портал должен появиться и о сроках его запуска, на форуме пользователи самостоятельно находили информацию по связанным с этим вопросом документам на портале госзакупок и делились ей. Например, на сайте ОГАЧО, ежегодно выкладываются отчеты за прошедший год и планы на год вперед https://archive74.ru/ofitsialnyi-otdel. ГАТО имеет такие же отчеты и планы. В Вашем ответе от 09.07.2021 № 1837 /О, Соловьеву В.В., Вы пишите, что план по сканированию ГАТО утвержден на 2021-22 гг. Если данный план выложить на портал в общий доступ, то это снимет нагрузку по входящим запросам на эту тему, т.к. у многих пользователей будет понимание, что и когда будет выложено. Примеры реализации есть, например у ЦГА Москвы: cgamos.ru/metric-books/График размещения метрических книг.pdf.
Организация обратной связи с общественностью не посредством сухих новостей, как было ранее на старом сайте http://tverarchive.ru/news/, и теперь на новом https://archives.tverreg.ru/news, а посредством современных способов сделает общение более открытым и обратную связь динамичнее. Это может быть, например, страница вконтакте или на facebook, официальный аккаунт на форуме vgd.ru. Или, как это реализовано в Перми, организация форума на портале (https://pokolenia.permkrai.ru/forum/).

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3898033.htm#pp3898033

4 сентября 2021 17:23
В продолжении поста с "Обращением 33-х" в ГАТО отмечу, что реакция на наше обращение есть (https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3858012.htm#pp3858012).

1. Анкеты.
От посещающих читальный зал ГАТО приходила новость о том, что в читальном зале раздают анкеты с вопросом (если перефразировать): «Если Вас не устраивает качество изображений оцифрованных образов, размещенных на портале, готовы ли Вы к тому, что сервисы будут не доступны на срок до 3 недель для перезагрузки с целью улучшения качества этих изображений?» Несколько странно было то, что анкеты раздавались в читальном зале, т.е. выборка в читальном зале на порядки меньше той, которая потенциально может посещать портал. Для примера подписчиков у паблика в контакте портала Архивы Санкт-Петербурга – 18,5 тыс. Но этот момент мы исправили, и анкета была выложена тут на форуме, надеюсь те, кто не участвовал в подготовке и подписании обращения отправил заполненную анкету в ГАТО (https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3882367.htm#pp3882367).

2. Скорость.
Скорость выкладывания дел на портал на момент написания обращения была 1 дело в день. Сейчас эта скорость составляет 4-5 дел в день (сегодня выложено 1225 оцифрованных дел, 15.06.2021 было 942), т.е. фактически скорость вернулась на ту, которая была до момента первого выкладывания дел. Тогда эта скорость была 5 дел в день. Мы просили увеличить до 10 дел, но и 5 вместо 1 это тоже неплохо.

3. НСА.
Не знаю, обратил кто внимание или нет, но вчера на портале было обновление. Какие то косметические изменения с меню. Хотя это может было и не вчера, а вчера это только я обратил на это внимание. Но появился раздел с НСА у ГАТО:
https://archives.tverreg.ru/Справочники
и с путеводителями
https://archives.tverreg.ru/Путеводители1
правда, ничего нового по сравнению со старым сайтом здесь нет. Просто то, что было там перенесено сюда. Но при этом постарались – сделали информативное меню. Правда лучше бы выложили бы в текстовом виде, благо в текстовом виде они же есть (https://forum.vgd.ru/474/103503/). Почему не выложить же? Работать с текстом явно лучше, чем ломать глаза в картинке.

В любом случае динамика положительная. Спасибо!

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3977558.htm#pp3977558

12 ноября 2021 22:30
В продолжении предыдущих постов с перепиской с ГАТО.

13.10.2021 написал письмо в ГАТО по двум вопросам:

1. Фотографирование с экрана компьютеров в читальном зале. Читальный зал ограничен, записаться туда могут немногие, в первую очередь по территориальным причинам. На компьютерах читального зала насколько я слышал есть НСА которых нет ни на новом портале, ни на старом сайте. Если бы этого запрета бы не было и эти НСА были бы отфотграфированы и выложены в интернете, это точно бы сняло и нагрузку с читального зала на какой то % и дало бы многим удаленным пользователям дополнительный инструмент для работы. Никакой дополнительной нагрузки для архива это не потребовало бы. В архивах Санкт-Петербурга запрета на фотографирование с экрана компьютеров в читальном зале нет. Кроме НСА, так же можно фотографировать микрофильмы и оцифрованные дела. Никто не фотографирует дела сотнями, качество съемки с экрана компьютеров как правило невысокое, но это на порядок быстрее чем делать выписки. Это опять же положительно отражается и на работе читального зала, на производительности работы исследователей и создает благоприятный рабочий климат в работе архива. Просьба уточните пожалуйста, Вашу позицию по этому вопросу. Другими словами вопрос: когда будет разрешено в читальном зале ГАТО фотографирование с экрана компьютеров в читальном зале?

2. Организация места для самокопирования. В начале лета у Вас в архиве был подписан новый прейскурант на работы по самостоятельному копированию, но фактически он не работает по причине ограничений по COVID1-19! Как мне написал один из пользователей из Вашего ответа следует, что самостоятельное копирование проводится в помещении, где работают другие сотрудники и в случае проведения работ по самостоятельному копированию будут нарушаться нормы в 1,5 метра и т.п. Ограничения по COVID1-19 текущими темпами могут длиться годами и это значит что пользователи не смогут никогда получить возможности для такого копирования? Это всеми трактуется как предлог для того чтобы все заказывали платные копии у архива по более высокой стоимости. Видится что организация рабочего пространства для самостоятельного копирования с соблюдением санитарных норм вполне решаемая задача. Просьба уточните, пожалуйста, Вашу позицию по этому вопросу. Другими словами вопрос: когда будет разрешено самостоятельное копирование? Если невозможность самокопирования упирается в отсутствие помещения, то когда будет организовано помещение для самостоятельного копирования с соблюдением санитарных норм для профилактики COVID1-19?

Сегодня получил ответ из ГАТО. Надо отметить ответ приходит ровно в положенные 30 дней.
Ответ привожу ниже:

На Ваше обращение сообщаем, что порядок самостоятельного копирования пользователем собственными техническими средствами оцифрованного НСА с экранов компьютеров, размещенных в читальном зале архива, в настоящее время нормативными актами в сфере архивного дела не регулируется. На законодательном уровне отсутствуют положения, на основании которых пользователь имеет право производить самостоятельное копирование собственными техническими средствами оцифрованного НСА с экранов мониторов компьютеров, расположенных в читальном зале архива, а также и положения, на какой основе производится такого рода съемка - возмездной или безвозмездной.

В настоящее время весь оцифрованный научно-справочный аппарат архива доступен пользователям на информационном портале «Архивы Тверской области». Электронная картотека «Генеалогия», являющаяся межфондовым указателем метрических книг и исповедных ведомостей, хранящихся в ГКУ ГАТО, доступна пользователям для работы на компьютерах в читальном зале на безвозмездной основе. В 2022 году планируется размещение данной картотеки на портале «Архивы Тверской области» (при условии финансирования). Фотографирование же электронного ресурса, состоящего более чем из 250 тыс. записей, с целью его последующего размещения в интернете считаем нецелесообразным.

Также сообщаем, что в настоящее время ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» осуществляет работу пользователей в соответствии с Временным порядком работы читального зала ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области», разработанным на основе «Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения Covid-19», утвержденных 08.07.2020 года Руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Главным государственным санитарным врачом РФ.

Пункт 9 указанных рекомендаций гласит: «В местах архива, где возможно скопление людей (читальный зал, столовая, комната отдыха или приема пищи, участок копирования и др.) обеспечивается соблюдение дистанции между гражданами не менее 1,5 метров».

Обращаем Ваше внимание, что самостоятельное копирование архивных дел пользователем осуществляется в соответствии с Порядком использования архивных документов в ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области», утвержденного приказом ГКУ ГАТО № 01-07/31 от 14.12.2017 г., и производится в специально отведенном архивом для этих целей месте (п. 4.2.23.). В помещении, в котором: выделено место для проведения самостоятельного копирования пользователями, ежедневно работают два сотрудника архива/ занимающихся оцифровкой документов. Присутствие дополнительно пользователя и сопровождающего его сотрудника читального зала приведет к нарушению социальной дистанции.

Оборудование другого специально отведенного для целей самостоятельного копирования помещения не представляется возможным в связи с отсутствием в здании архива свободных помещений. Во всех имеющихся рабочих комнатах ГКУ ГАТО в настоящее время работает не менее 2-х сотрудников.

С уважением,
директор архива
Е.Н. Ефремова

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p4073667.htm#pp4073667

1 февраля 10:28
Новости портала Архивы Тверской области.
В продолжении новости на портале Архивы Тверской области о том, что 20.12.2021 года была запущена конвертация цифровых образов описей и дел.
Было озвучено, что конвертация займет до 4 недель. Однако новости о том, что конвертация закончена не было.
Вчера написал вопрос в ГАТО уточнить статус по процессу конвертации.
Сегодня получил ответ: "По скорректированной оценке конвертация займет еще 2 недели."

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p4374760.htm#pp4374760

30.12.2022 в 16:14
Хочется закончить уходящий хорошими новостями из ГАТО.
Недавно написал в ГАТО два предложения:

Предложение первое. Было бы здорово, если бы такой план на выкладывался портал. Пускай даже укрупненный , по фондам, без указания конкретных дел, так как это делают например на сайте ЦГА Москва. https://cgamos.ru/metric-books...%D0%B3.pdf Это предложение я уже давно высказывал, возможно сейчас оно будет более актуальным.

Предложение второе. Добавить платную услугу аналогичную "Дополнение дела в систему АИС-Архив" реализованной у ОГАЧО. У них стоимость услуги зависит от количества листов в деле. До 150 листов - 578,00 руб., от 151 до 500 листов - 1156,00 руб., от 500 до 1000 листов - 1 734,00 руб., более 1000 листов - 2 312,00 руб. Срок исполнения работы - не более трех месяцев. Понятно, что у ОГАЧО другое ценообразование, но уверен, что данная услуга будет востребована и на вашем портале. Речь в первую очередь о фонде Р-312. Большинство дел там небольшие, и в то же время эти дела за период 1918-1920-е годы могут заполнить пробелы у многих исследователей родословных. По этим делам далеко не всегда можно сформировать конкретный запрос, их надо смотреть полностью. Поскольку этот фонд относительно новый, очередь до плановой оцифровки и выкладывания на портал скорее всего дойдет не скоро, такая услуга была бы очень востребована и портал бы наполнялся также и не только делами по плану но и востребованными пользователями портала.

Вчера 30.12.2022 получил из ГАТО ответ:
Информируем, что работа по размещению на информационном портале «Архивы Тверской области» отсканированных документов, доступных для удаленного просмотра пользователями, осуществляется в соответствии с Планом работы ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области». В указанный план на 2023 год включено размещение 850 000 кадров отсканированных документов без указания количества дел.
Планируется разместить сканы следующих документов:
- исповедные ведомости (Ф.160. Оп.1) - завершение работы;
- ревизские сказки (Ф.312. Оп.6) - продолжение работы;
- метрические книги (Ф.160.Оп.15) - продолжение работы;
- метрические книги (Ф.160.Оп.1) - начало работы.
Вопрос о добавлении новой платной услуги по оцифровке архивных дел с целью их размещения на портале «Архивы Тверской области» может быть рассмотрен не ранее второго полугодия 2023 года при подготовке нового Прейскуранта цен на услуги, предоставляемые Государственным казенным учреждением Тверской области «Государственный архив Тверской области».

Всех с наступающим новым 2023 годов! Хороших и интересных исследований и открытий!