Переписка с ГАТО

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3945930.htm#pp3945930
13 октября 2021 23:02

В продолжении предыдущих постов с перепиской с ГАТО.
Месяц назад написал письмо в ГАТО, в котором отметил, что видна положительная динамика по скорости выкладывания дел и по НСА. Выразил благодарность по этому поводу.
По НСА предложил выложить на портал не сканированный вариант путеводителя не как сделали, а его индексированную версию, она выложена здесь на форуме. И также привел ссылку на справочник "Тверская губерния. Административно-территориальное деление (1917–1929 гг.).", который я сканировал в прошлом году, ссылка также есть на форуме. Справочник пару недель назад выложили на портале https://archives.tverreg.ru/catalog . Спасибо правда не сказали, но и так хорошо. Портал становится получше.

Также задал вопрос, когда будет озвучено решение по поводу перезагрузки дел с целью улучшения качества изображений. И почему не рассматривается вопрос о глобальной загрузке всех дел в АИС.

Сегодня получил ответ из архива:

Государственное казенное учреждение Тверской области «Государственный архив Тверской области» информирует, что вопрос о перезагрузке размещенных на портале «Архивы Тверской области» цифровых образов будет решен до конца 2021 года.

По поводу загрузки отсканированных документов сообщаем следующее. Перед размещением на портале отснятый материал проходит ряд проверок: качество отснятого материала, выявление пропущенных при съемке страниц, индексация файлов, составление заголовка.

Одновременно проводится редактирование межфондового указателя метрических книг и исповедных ведомостей, заносятся новые записи. При работе с указателем выявляются неполные экземпляры метрических книг и исповедных ведомостей, осуществляется поиск отсутствующих частей в других делах. При обнаружении недостающих или перепутанных в одном деле листов проводится частичная пересистематизация листов с их пересъемкой. Только прошедшие полную проверку дела выкладываются на портал.

Проведение данной работы не позволяет автоматизировать процесс загрузки отснятых документов в автоматизированную информационную систему архива.

С уважением,
директор архива
Е.Н. Ефремова

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p4033912.htm#pp4033912

30 декабря 2021 22:03
В продолжении предыдущих постов с перепиской с ГАТО.

13.10.2021 написал письмо в ГАТО по вопросам самокопирования и фотографирования с экрана в читальном зале ГАТО.
Само письмо и ответ ГАТО тут: https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p3977558.htm#pp3977558

28.11.2021 написал запрос в Министерство культуры Тверской области по этим же вопросам:

Я обратился 13.10.2021 в ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» с заявлением (прилагается) о предоставлении мне права осуществлять самостоятельное копирование документов в читальном зале архива.

Данное заявление было обусловлено тем, что я проживаю далеко от Твери и не имею возможности часто посещать читальный зал Тверского областного архива. Возможность самостоятельного копирования архивных документов собственными техническими средствами, позволила бы мне, приехав на один день в Тверь, более эффективно использовать время в архиве.

Однако письмом от 12.11.2021 №01-12/454 (прилагается) мне было отказано в реализации моего права по следующим основаниям:
- отсутствие на законодательном уровне положения, предоставляющего пользователям право осуществлять самостоятельное копирование электронных документов с экрана компьютера, расположенного в читальном зале архива;
- отсутствие свободных помещений в здании архива для самостоятельного копирования.

Полагаю, что данный отказ нарушает мое право пользователя архива осуществлять самостоятельное копирование бесконтактными техническими средствами, предусмотренное п. 4.1.14. и п. 4.2.24 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 №143.

Методические рекомендации МР 3.1/2.1.0199-20 «Рекомендации по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19», утвержденные 08.07.2020 года Руководителем Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, Главным государственным санитарным врачом РФ не содержат ограничений, запрещающих самостоятельное копирование архивных документов.

Следовательно, архивные учреждения обязаны организовать реализацию прав исследователей с соблюдением санитарно-эпидемиологических требований.

Использование для копирования архивных документов бесконтактных технических средств, позволит уменьшить время пребывания исследователей в читальном зале архива, исключить дополнительный риск распространения Covid-19 и безопасно реализовать права исследователей, установленные Порядком №143.

Необходимо отметить, что право исследователей на самостоятельное копирование, в том числе с экрана компьютера в настоящее время реализуется в подавляющем большинстве архивов Российской Федерации. Например в Санкт-Петербурге в Центральном государственном архиве Санкт-Петербурга и Центральном государственном историческом архиве Санкт-Петербурга.

Здание ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» имеет пять этажей и общую площадь в несколько тысяч квадратных метров. Как написано на сайте архива: Государственное казенное учреждение Тверской области «Государственный архив Тверской области» является одним из наиболее крупных архивохранилищ Российской Федерации. В архиве сейчас работает 30 сотрудников. Уверен, что выделение нескольких квадратных метров для организации места для самостоятельного копирования с соблюдением всех норм по соблюдению дистанции между гражданами не менее 1,5 метров решаемая задача.

Прошу Вас принять меры, в рамках Вашей компетенции, для восстановления моего права и прав исследователей, работающих в Государственном архиве Тверской области.

Для реализации данного права в дальнейшем, прошу обеспечить возможность подачи соответствующего заявления об оказании данной услуги посредством портала «Архивы Тверской области».

Вчера получил ответ от и.о. министра культуры Ефремова Д.А..
Ответ привожу ниже текстом и отдельно оригинал вложением:

Министерство культуры Тверской области рассмотрело Ваше обращение о фотографировании собственными техническими средствами пользователя электронного фонда пользования архивных документов с экрана монитора в читальном зале государственного архива Тверской области и сообщает следующее.

Данный вид использования архивных документов (электронного фонда пользования архивных документов), как копирование с экрана монитора (по сути фотографирования на мобильный телефон) в читальном зале архива Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 1 сентября 2017 г. № 143 (далее - Порядок использования архивных документов), в настоящее время не предусмотрен.

Вам, как пользователю предоставлена возможность работать со справочно-поисковыми средствами на портале «Архивы Тверской области» без личной явки в читальный зал Государственного архива Тверской области. В случае посещения Государственного архива Тверской области в целях получения услуги по копированию архивных документов собственными техническими средствами услуга будет предоставлена в соответствии с подпунктами 4.2.22-4.2.24 Порядка использования архивных документов.

При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключается договор с архивом на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива.

Самостоятельное копирование собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива дел, документов, печатных изданий в специально отведенном(-ых) архивом для этих целей месте(-ах), в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.

При самостоятельном копировании можно использовать собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.

По вопросам изменения порядка использования архивных документов, в том числе фотографирования с экранов монитора в читальных залах архивов рекомендуем обратиться в Федеральное архивное агентство, в чьи полномочия входит определение правил работы с архивными документами.

И. о. заместителя министра Д.А. Ефремов

По поводу фотографирования с экранов мониторов будет написан запрос в Росархив. Об этом напишу как получу оттуда ответ.

В части ответа касательно самостоятельного копирования, выделение по тексту ответа мое. Фактически ответ гласит о том, что можно приезжать и самостоятельно копировать. Все кто планировал это сделать, после новогодних праздников смогут реализовать свое право.

И еще раз с наступающим Новым 2022 годом! Удачи и успехов в поисках!

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p4094659.htm#pp4094659

16 февраля 18:49
Новости портала Архивы Тверской области.
В продолжении новости на портале Архивы Тверской области о том, что 20.12.2021 года была запущена конвертация цифровых образов описей и дел.

Сегодня на портале выложена новость :
Конвертация оцифрованных образов документов и описей завершена
Уважаемые пользователи! Уведомляем Вас, что процесс конвертации оцифрованных образов документов и описей ГКУ ТО «Государственный архив Тверской области» на портале «Архивы Тверской области» завершен. Приятного просмотра!
ссылка

https://forum.vgd.ru/post/474/11044/p4753587.htm#pp4753587

12.10.2023 написал в Архивный отдел Тверской области несколько вопросов:

1. В ГКУ ГАТО была разработана картотека «Генеалогия», по ответам Елены Николаевны Ефремовой в планах было разместить картотеку на портале «Архивы Тверской области». Однако, ранее средства на эту доработку не были выделены. Возможно, уже появилась новая информация по этому вопросу, и появилось понимание, когда картотека «Генеалогия» будет доступна на портале «Архивы Тверской области»?

2. Есть ли в планах размещение на портале Яндекс-архив оцифрованных образов метрических книг, ревизских сказок и исповедных ведомостей, размещенных на портале «Архивы Тверской области»?

3. В качестве предложения, для обеспечения прозрачности деятельности архивов Тверской области в направлении оцифровки дел и индексации описей, возможно ли выкладывать на портал «Архивы Тверской области», планы на год по этим направлениям? Например, как это сделано на сайте ЦГА Москвы. Там выкладывается укрупненный план оцифровки, по фондам, без указания конкретных дел. На сайте челябинского ОГАЧО каждый год выкладывают очень подробные планы по работе архива, которые также включают эти показатели. Такие публикуемые планы уверен, могли бы снизить нагрузку архива по запросам с вопросами будут ли оцифрованы те или иные дела, и когда. Думаю, что таких запросов в архив поступает достаточное количество. И возможно в каком-то проценте это поможет снизить нагрузку на читальный зал. Если знать, что нужное дело будет оцифровано в обозримой перспективе, то можно отказаться от посещения архива.

4. Так же в качестве предложения. Возможно ли добавить платную услугу аналогичную "Дополнение дела в систему АИС-Архив" реализованной у челябинского ОГАЧО? У них стоимость услуги зависит от количества листов в деле. До 150 листов - 578,00 руб., от 151 до 500 листов - 1156,00 руб., от 500 до 1000 листов - 1 734,00 руб., более 1000 листов - 2 312,00 руб. Срок исполнения работы - не более трех месяцев. Понятно, что у ОГАЧО другое ценообразование, но уверен, что данная услуга будет востребована и на портале «Архивы Тверской области». Речь в первую очередь о фонде Р-312. Большинство дел там небольшие, и в то же время эти дела за период 1918-1920-е годы могут заполнить пробелы у многих исследователей родословных, т.к. по многим приходам Тверской губернии существуют провалы по метрическим книгам за вторую половину 19 века и началу 20-го века. Например, по Парьевской и Павловской волости там сейчас 26 дел объемом от 20 до 200 листов. По этим делам далеко не всегда можно сформировать конкретный запрос, их надо смотреть полностью. Заказывать оцифровку по прейскуранту по листам, это будет неподъемная стоимость. Поскольку этот фонд относительно новый, очередь до плановой оцифровки и выкладывания на портал скорее всего дойдет не скоро. Такая услуга была бы очень актуальна и портал бы наполнялся также и не только делами по плану, но и делами востребованными пользователями портала. Понятно, что дела могут быть разноплановыми и востребованность у них также может быть разная. Т.е. к этой услуге можно было бы внести ограничения по тому какие дела можно по ней заказать. Под востребованными можно было бы объединить и очевидные дела с метрическими книгами, ревизскими сказками и исповедными ведомостями, также добавить туда различного рода справочные дела, окладные книги, дела со списками и т.п. К менее востребованным отнести личные дела и подобные им, т.к. очевидно такие дела могут быть востребованы как правило только в рамках конкретных, узких генеалогических исследований, и широкому кругу исследователей не будут интересны.

5. Если предыдущий пункт по добавлению платной услуги по внеочередному добавлению в план сканирования дел нереализуем, просьба рассмотреть возможность добавить в регулярный план оцифровки уже упоминаемый выше фонд Р-312 «Актовые книги органов записи актов гражданского состояния Тверской области». На текущий момент первых экземпляров книг записей актов в фонде 2416 дел, из них оцифровано 49, что составляет 2%. Если в листах, то из 318 тыс. листов по делам фонда по оцифрованным делам получается 7 тыс., что составляет те же 2%.

Сегодня 07.11.2023 получил на свои вопросы следующие ответы:

Главное управление по архивному делу Тверской области рассмотрело Ваши предложения по вопросам организации деятельности государственных архивов по оцифровке архивных документов и сообщает следующее.

Картотека «Генеалогия», разработанная ГКУ «Государственный архив Тверской области» (далее – ГКУ ГАТО), будет размещена на портале «Архивы Тверской области» в рамках запланированной на 4 квартал 2023 года модернизации портала.

Размещение на портале «Яндекс-архив» оцифрованных образов метрических книг, ревизских сказок, исповедных ведомостей и других архивных документов тверских архивов не планируется.

Составить детальный план оцифровки дел не представляется возможным, так как помимо документов фондов, предполагаемых к оцифровке государственными архивами, архивы осуществляет копирование документов по запросам пользователей читального зала, количество заказов при этом планировать невозможно, так как оно зависит от спроса пользователей читального зала. Поэтому исходя из норм времени и выработки архивы могут планировать только общее количество кадров отсканированных документов на год.

Вопрос добавления платной услуги аналогичной «Дополнение дела в систему АИС-Архив» также связан с планированием оцифровки документов. В настоящее время ГКУ ГАТО не имеет технических и кадровых возможностей для того, чтобы увеличить объем работ по оцифровке. Таким образом, осуществляя копирование по заказам в рамках этой услуги, архив не сможет выполнить плановое копирование документов.

В первом полугодии 2024 года ГКУ ГАТО планирует завершить оцифровку исповедных ведомостей и приступить к плановому копированию актовых книг органов записи актов гражданского состояния Тверской области (фонд № Р-312).