Как общаться с ЗАГСами СНГ и зарубежья

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Предыстория такова.
У меня есть знакомый. Отец у него умер давно. И из ближайших родственников по его фамилии остался только дядя старше меня.
И вот понадобились документы о смерти бабушек. А бабушки умерли в Казахстане и браках дедушек и бабушев в 20-ые годы
Т.к он знал, что я знакомая с поисками, он попросил помочь получить эти свидетельства о смерти с полными данными о месте рождения бабушек
(Родители бабушек были переселенцами).
Не мудрствуя лукаво, мы написали запрос от имени дяди в районный ЗАГС Казахстана и отправили его заказным письмом
За письмом следили. Потом звонили туда. Но по телефону ничего толком не сказали.
И вот приходит письмо, что мол нашли мы смерть бабушки одной( как потом оказалось, что вторая умерла в другом месте)
Но мы Вам эту справку не дадим,т.к у нас порядок общения такой с Россией и другими странами.
Вы приходите в свой ЗАГС, там пишите заявление, и они его отправляют к нам.
Но документы в ЗАГСах Казахстана хранятся только с 1940 года. До 40 года все передано в архив областного центра.
Получив письмо, мы пошли сегодня в районный загс в нашем городе.
И вот что оказалось.
Такое заявление примут от заявителя только в том случае, если имеется в наличии :
1 паспорт
2 Свидетельство о рождении заявителя
3 свидетельство о рождении отца
4 свидетельство о рождении матери
5 свидетельство о браке родителей
6 свидетелсьтво о смерти родителей если они умерли или доверенность от них.
В нашем случае ничего кроме паспорта и свидетельства о рождении заявителя нет. Все нужные документы придется восстанавливать в Казахстане.
В результате, чтобы получить свидетельство о смерти бабушки по маме нам пришлось сначало заказать :
1. Свидетельство о смерти мамы в 1959 году
2 Свидетельство о ее браке с отцом.

Свидетельства о рождении и отца и матери придется заказывать уже в архиве самостоятельно.
Вот когда мы получим на руки все эти документы , только тогда мы сможем заказать нужные свидетельства о смерти бабушек и дедушек.
Долгий и муторный путь.
Но этот путь для всех тех, кто так или иначе связан с рождение за пределами РФ.

>> Ответ на сообщение пользователя KoLenka от 1 августа 2023 16:51

Ну вот, Елена, можем ведь конструктивно общаться.

В данном случае можно искать потомков по базе ДРФО (2000-2004) или избирателей 2006, которые у нас, конечно, есть.

Частично ЗАГС Донецкой области доступны для запроса из ЗАГС РФ, по всей видимости, в пределах «подсудности». Т.е. Донецк запросить можно, Константиновку - нельзя. Срок из практики - до 4 мес.

Запрашивать поиск только по ФИО в ДРАЦС Украины мы не пробовали, но даже для этих попыток необходимо переслать на территорию Украины нот.доверенность и подтверждение родства, все с апостилями, если это не на украинском языке. Логистика РФ-Украина стоит сейчас порядка $150, еще $50 - расходы на нотариальный перевод.

Rossica-bureau написал:

[q]
>> Ответ на сообщение пользователя KoLenka от 1 августа 2023 16:51

Ну вот, Елена, можем ведь конструктивно общаться.

В данном случае можно искать потомков по базе ДРФО (2000-2004) или избирателей 2006, которые у нас, конечно, есть.

Частично ЗАГС Донецкой области доступны для запроса из ЗАГС РФ, по всей видимости, в пределах «подсудности». Т.е. Донецк запросить можно, Константиновку - нельзя. Срок из практики - до 4 мес.

Запрашивать поиск только по ФИО в ДРАЦС Украины мы не пробовали, но даже для этих попыток необходимо переслать на территорию Украины нот.доверенность и подтверждение родства, все с апостилями, если это не на украинском языке. Логистика РФ-Украина стоит сейчас порядка $150, еще $50 - расходы на нотариальный перевод.
[/q]

На Украине оцифрованы базы или они вручную смотрят книги?

Kreutzer написал:

[q]
На Украине оцифрованы базы или они вручную смотрят книги?
[/q]

База РАЦС оцифрована по всей Украине, в том числе и Донбасс, еще в 2013 году

Rossica-bureau написал:

[q]
Ну вот, Елена, можем ведь конструктивно общаться
[/q]

Кто сказал, что нет?

Rossica-bureau написал:

[q]
по базе ДРФО
[/q]

А, как расшифровывается это база??

Rossica-bureau написал:

[q]
подтверждение родства,
[/q]

У меня нет родства , от слова - совсем
Отец- детдомовский. На него только св.о смерти и справка загса Витебска, что запись о рождении не найдена. Дату ему поставили на глаз в дд.
Понятно, что на деда нет вообще ничего и на бабушку тоже.

>> Ответ на сообщение пользователя Kreutzer от 1 августа 2023 17:51

ДРАЦС обязаны были перевести в цифровую форму все книги с 1945г.
Ходят разговоры, что где-то еще ищут в оригинальных книгах, но мы о таком не знаем.
Запрашивал и получали вытяги с 1950-х.

KoLenka написал:

[q]
А, как расшифровывается это база??
[/q]

Державний реєстр фізичних осіб
По факту это база налоговых номеров всех граждан, кто дожил до 2000-х.

KoLenka написал:

[q]

Kreutzer написал:
[q]

На Украине оцифрованы базы или они вручную смотрят книги?
[/q]

База РАЦС оцифрована по всей Украине, в том числе и Донбасс, еще в 2013 году
[/q]

Rossica-bureau написал:

[q]
>> Ответ на сообщение пользователя Kreutzer от 1 августа 2023 17:51
[/q]

И неужели никто не может смотреть без апостилей и офиц. запросов? Доступ у всех ЗАГСов или еще у кучи служб?

Kreutzer написал:

[q]

KoLenka написал:
[q]

Kreutzer написал:

[q]

На Украине оцифрованы базы или они вручную смотрят книги?

[/q]

База РАЦС оцифрована по всей Украине, в том числе и Донбасс, еще в 2013 году
[/q]

Rossica-bureau написал:
[q]

>> Ответ на сообщение пользователя Kreutzer от 1 августа 2023 17:51

[/q]

И неужели никто не может смотреть без апостилей и офицеров. запросов? Доступ у всех ЗАГСов или еще у кучи служб?
[/q]

Сейчас, в контексте ситуации что-то "посмотреть" сложнее, чем раньше, т.к. внимание спецслужб к использованию таких доступов очевидно возросло.
У нас тоже нет таких "входов".
Некоторые адвокаты Украины декларируют упрощенный доступ к реестру. При этом ДРАЦС утверждают, что адвокатские запросы идут в общем порядке.
Мы не проверяли, не можем комментировать.
Киевские бюро предлагают такую опцию за 18000грн.

На рынок базы ДРАЦС (реестр или его части) не утекали.

Rossica-bureau написал:

[q]

Kreutzer написал:
[q]

KoLenka написал:

[q]

Kreutzer написал:

[q]

На Украине оцифрованы базы или они вручную смотрят книги?

[/q]

База РАЦС оцифрована по всей Украине, в том числе и Донбасс, еще в 2013 году

[/q]

Rossica-bureau написал:

[q]

>> Ответ на сообщение пользователя Kreutzer от 1 августа 2023 17:51

[/q]

И неужели никто не может смотреть без апостилей и офицеров. запросов? Доступ у всех ЗАГСов или еще у кучи служб?
[/q]

Сейчас, в контексте ситуации что-то "посмотреть" сложнее, чем раньше, т.к. внимание спецслужб к использованию таких доступов очевидно возросло.
У нас тоже нет таких "входов".
Некоторые адвокаты Украины декларируют упрощенный доступ к реестру. При этом ДРАЦС утверждают, что адвокатские запросы идут в общем порядке.
Мы не проверяли, не можем комментировать.
Киевские бюро предлагают такую опцию за 18000грн.

На рынок базы ДРАЦС (реестр или его части) не утекали.
[/q]

Значит фактически, получить информацию с Украины невозможно...

>> Ответ на сообщение пользователя Kreutzer от 1 августа 2023 21:15

Почему невозможно?
Вы начали с вопроса про оцифровку, оцифровка регламентирована, органы обязаны ее провести за период с 1945.

Запрос из РФ/РБ через взаимоотношения ЗАГС двух стран не работает с декабря 2022.
Остается либо самому оказаться на территории Украины и обратиться в органы ДРАЦС, либо направить представителя с нот. доверенностью.

Кроме того, стандартно нужны документы, подтверждающие родство, если запрашивается запись на другого человека (предка), кроме собственных детей конечно.

Органы ДРАЦС Украины принимают документы только на гос. языке. Русский в число государственных не входит. (в отл. от Беларуси)
Поэтому нужен перевод.
Свидетельства советского образца и периода, выданные по событиям на территории УССР само собой написаны на двух языках, включая нынешний гос.язык Украины, поэтому их переводить не надо.

Перевод должен быть заверен нотариально (украинским нотариусом).
Украинский нотариус заверяет перевод только с оригинальным документом. Перевод и заверение перевода сшиваются вместе с оригиналом.
Доп.: если жалко сшивать с украинским переводом свое оригинальное СОР, можно взять в ЗАГС справку о рождении (или о любом другом акте, когда это доступно). Справка тоже работает.
Для украинского нотариуса неотъемлемым атрибутом оригинального документа является апостиль. Кроме того, апостиль должен быть не старше 6 мес.
Апостиль ставится на нот.доверенность и на документы, подтверждающие родство.

Если запрос делать, например, находясь в Польше, апостиль на подтверждение родства не нужен, перевод можно заверить в консульстве Украины в Польше. Вопрос - примет ли украинское консульство граждан РФ/РБ - но это не к нам:/
Доверенность можно также оформить в консульстве. На украинском языке. Правда, этот сценарий мы не проверяли, но формально он не запрещен.

Итого, когда у представителя в условном Киеве на руках есть доверенность от гражданина РФ, выписанная в условной Москве + подтверждение родства (при необходимости),
все это апостилированное, переведенное на укр.язык, заверенное укр. нотариусом,
представитель обращается в ДРАЦС.

Если запись есть и ее нашли, выписывается вытяг. Это вопрос пары дней.
Дальше вытяг направляем туда, куда нужно.

Прямой логистики между Украиной и РФ/РБ сейчас нет. Пересылается через третью страну. Недешево и небыстро.
Общие расходы на пересылку в два конца никак не бывают меньше $100. А то и $150.
+апостили в РФ (которые, кстати, дешевле РБ)

+работа на месте.

У других исполнителей запрос стоит от $500.

Также на рынке присутствуют украинские адвокаты и адвокатские бюро, цены от $250. Некоторые из них декларируют работу по сканам, без оригиналов документов. Мы это не проверяли, насколько это рабочий сценарий - не скажем.