Сахалинская область (Российская Федерация)

27 ноября 12:36
Сахалинский архив переводят в цифровой формат
Автоматизированную информационную систему для посетителей внедряют в Государственном историческом архиве Сахалинской области (ГИАСО). Разработкой электронной программы занималась известная московская корпорация «ЭЛАР». Островные архивариусы уже осваивают первый этап работы в новом формате.
Перспективы создания и размещения в интернете архивных информационных ресурсов обсудили 27 ноября на коллегии в ГИАСО, которую открыла заместитель руководителя аппарата губернатора и правительства региона Виктория Черкасова. «Наверно, для каждого из нас непривычно, что те невидимые источники ценной исторической информации могут быть популяризированы и доступны в интернете. Считаю, что это дает новый толчок развитию архивного дела в области», - отметила она.
Пока архивные документы не доступны для обычных пользователей интернета. Но автоматизированная информационная система позволяет значительно сократить время поиска данных и даже заказать нужный документ. Для этого посетителю архива достаточно пройти в читальный зал, сесть за компьютер и зарегистрироваться на специальном портале. На сегодняшний день открыты два раздела – тематическая база данных и путеводитель по фонду, в котором и размещаются описи исторических документов. Кроме того, посетитель может ознакомиться с периодическими изданиями, которые выпускали на островах с 30-х годов, а также заказать нужный документ и после одобрения модератора получить его в электронном виде.
Система внедряется не только в ГИАСО, но и муниципальных архивных отделах. Кстати, она позволяет отследить наиболее популярные среди посетителей разделы и документы.
Ввод современной системы – это один из пунктов комплексной информатизации, которая ведется в ГИАСО с 2012 года. Как отметила на заседании исполняющая обязанности руководителя регионального архивного агентства Лариса Драгунова, масштабная работа по переводу описей и документов, хранящихся в фондах, ведется почти во всех субъектах страны в рамках программы информатизации архивного дела, рассчитанной до 2020 года. Главная цель создания такого электронного архива – обеспечить сохранность подлинных исторических материалов.
В государственных и муниципальных архивах Сахалинской области находится более миллиона единиц хранения, поэтому работа по переводу их в электронный вид идет постепенно. На данный момент новый формат приобрели уже почти 60% описей. В первую очередь этой процедуре подвергают материалы особой ценности, а также ветхие и востребованные. Полностью завершить работу по информатизации архивных фондов планируется к 2018 году.

17 ноября
Архив ХХI века
Россия – первая в космосе, балете и архивном деле. Так всегда говорит своим студентам исполняющая обязанности руководителя архивного агентства Сахалинской области Лариса Драгунова. Фонды российских архивов – одни из самых богатых в мире. Сегодня эти учреждения активно переходят на цифровые рельсы. Документы сканируются, и пользователи все чаще работают с их электронными копиями. А в Интернете можно узнать, где хранится интересующий человека документ.
С заслуженным работником культуры Российской Федерации Ларисой Драгуновой мы побеседовали о будущем островных архивов.
– Лариса Валентиновна, влияют ли информационные технологии на архивное дело?
– Безусловно, как и на все сферы нашей жизни. Мы с вами знаем, что любой документ увядает. У бумаги есть свой срок жизни, который мы научились успешно продлевать. Архивисты хранят бумажные носители около тысячи лет, а как хранить для будущих поколений электронный документ, мы пока не знаем. Ведь техника и программное обеспечение постоянно меняются.
Но, несмотря на все сложности, перевод документов в цифровой формат – это будущее. На уровне Росархива действует программа информатизации архивного дела, которая рассчитана до 2020 года. В ее рамках архивы России пока ведут оцифровку описей, чтобы создать единую структурированную базу данных.
Государственный исторический архив Сахалинской области плановым поточным сканированием занялся в 2012 году. В островном крае в 17 муниципальных и 2 государственных архивах находится более миллиона единиц хранения. А по России – это десятки миллионов архивных документов. Можно представить себе масштабы оцифровки!
– И какие документы из островного миллиона в приоритете? Существуют ли критерии, что в первую очередь необходимо переводить в электронный вид?
– Есть такое понятие, как «особо ценный документ». Ценность определяется рядом критериев, среди которых дата и время создания, вид носителя, то, каким способом документ воспроизведен – печатным или рукописным, и, безусловно, его содержание. Чтобы такие документы не изнашивались от постоянных встреч с пользователями, их раньше переводили на пленочные носители и в читальных залах просматривали как диафильм. Сохранять документы в первозданном виде – одна из задач и электронных архивов.
На сегодняшний день мы оцифровали 60 проц. всех хранящихся у нас фотодокументов. Отсканирована вся областная печатная периодика, начиная с «Советского Сахалина» и заканчивая районными изданиями. Это почти 5 тыс. номеров и 20 тыс. страниц.
– Почему начали именно с фонда периодики?
– Газетная бумага сама по себе недолговечна. Специалисты определяют 10-летний срок ее хранения, но мы продлеваем газетам жизнь. В историческом архиве хранится периодика с 30-х годов прошлого века.
И хотя газета не является первоисточником, этот вид документа очень востребован у исследователей. Сегодня мы имеем возможность не выдавать посетителям в читальный зал оригиналы газет, а использовать их электронные копии. Их можно открыть на нужной странице, увеличить текст, распечатать, если необходимо.
Также в электронный вид мы перевели все метрические книги церквей Сахалина. 220 книг составили около 20 тыс. сканов. Самая ранняя метрическая книга Александровск-Сахалинской церкви датируется 1869 годом.
В настоящее время архивисты приступили к сканированию особо ценного фонда – документов Южно-Сахалинского управления по гражданским делам. Этот орган власти действовал только в двух регионах России: Сахалинской области и Калининградской. Гражданское управление вводилось на тех территориях, которые ранее были частью другого государства, оно было призвано перевести жизнь местного населения в мирное русло.
Но пока основной работой по оцифровке все же остаются описи документов. Они, как и библиотечные каталоги, позволяют сформировать полноценный научно-справочный аппарат в электронном виде и дают пользователю представление о том, какие документы хранятся в архиве. По описи мы находим нужный документ, заказываем его в хранилище и можем получить копию в бумажном или электронном виде.
– Какие архивные ресурсы размещаются в Интернете?
– Это вопрос достаточно спорный, он обсуждается по всей России. Есть ли необходимость выкладывать всю документальную информацию, которая уже отсканирована?
Эта тема поднималась в текущем году на заседании Совета по делам архивов в Санкт-Петербурге, в котором приняли участие архивные учреждения всех регионов России. Безусловно, на сегодняшний день речь идет только о необходимости размещения описи документов, содержащихся в архивах и информации о тематических выставках, освещающих те или иные события.
Большой вопрос возникает по генеалогии. Интерес к собственной родословной достаточно велик, и он из года в год растет. Мы хотим знать, кем были наши предки. Но речи о том, чтобы сделать метрические книги общедоступными в Сети, быть не может. Эта информация касается частной жизни человека, и она должна бережно охраняться в соответствии не только с действующим законодательством, но и с этикой архивиста.
Общедоступной на сегодняшний день остается поисковая база данных. На сайте Федерального архивного агентства archives.ru в Центральном фондовом каталоге можно узнать, какие документы хранятся в архивных учреждениях страны, и решить вопрос о возможности получения их копий. Вообще Центральный фондовый каталог, где описи всех российских архивов были бы в одном месте, – это мечта всех архивистов.
На сайте архивного агентства Сахалинской области sakharchive.ru регулярно проходят интернет-выставки. Там можно увидеть документы, фотографии, которые представлены в экспозициях исторического архива. Наша мечта – привлечь к этой работе муниципальные учреждения, где нередко проходят интересные мероприятия с использованием архивного фонда области.
– Какими силами сахалинские архивы оцифровывают свои фонды? Ведь сканирование такого массива документов может занять многие годы…
– Пока своими силами. В историческом архиве работает отдел автоматизированных архивных технологий, где поточным сканированием занимаются пять человек. Серьезное оборудование позволяет создавать качественные образы документов. Планетарные (бесконтактные. – Авт.) сканеры работают с любыми форматами документов и при этом их не травмируют.
В нынешнем году исторический архив заключил договор с корпорацией «ЭЛАР», которая специализируется на создании электронных архивов. Совместно мы планируем внедрить единую автоматизированную информационную систему (ЕАИС), которая успешно работает в Государственном архиве Хабаровского края. Эта система значительно сокращает время на поиск и заказ документа.
Предполагается, что человек приходит в читальный зал, садится за компьютер и в электронном виде изучает описи, заказывает нужные документы в хранилище. Согласование на их выдачу проходит также в режиме онлайн. Вся процедура занимает минимальное количество времени и позволяет полностью проследить путь документа, что, в свою очередь, гарантирует его сохранность.
– А как обстоят дела с муниципальными архивами? Занимаются ли они оцифровкой своих фондов?
– Этот вопрос в конце ноября будет рассматриваться на коллегии архивного агентства Сахалинской области. А пока сканированием занимается только архивный отдел администрации Холмского городского округа. Холмские коллеги оцифровали все описи документов, что значительно ускорило работу по исполнению социально-правовых запросов граждан, а также ряд особо ценных документов.
В этом году архивное агентство решает вопрос о сканировании документов в муниципальных архивных учреждениях, в том числе на уровне Росархива. Но пока все эти вопросы находятся в стадии решения, не хотелось бы их озвучивать, чтобы не спугнуть удачу.
Мы стремимся в ближайшие пару лет создать в электронном виде научно-справочный аппарат всего архивного фонда Сахалинской области, чтобы, работая на завтрашний день, бережно сохранять прошлое.
Архивные работники надеются, что специалисты в области информационных технологий наладят механизм хранения, учета, комплектования и использования электронных документов. Решится вопрос и с электронной подписью для придания юридической силы цифровым копиям. А пока мы будем продолжать создавать электронные образы документального наследия Сахалина и Курильских островов.
Между прочим
Оцифровка архивных документов ведется с обработкой и улучшением качества полученных копий. Отсканированные версии представлены в читальном зале архива, где ими могут воспользоваться желающие.
Источник: http://www.skr.su

Сахалинская область

ДИАЛОГОВАЯ тема (для вопросов/ответов)