Проблемы в архивной отрасли и пути их решения

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Чтобы что-то начать менять и осуществлять, нужно сначала определиться с целью, к которой стремишься. Когда этого нет, то вместо прогресса может получиться регресс и развал. Примером может служить недавнее прошлое нашей страны. Так, руководитель СССР М.С. Горбачёв хотел построить в стране «социализм с человеческим лицом», не совсем понимая, что это такое. Для этого начал «перестройку», в результате которой он получил обратное явление – не «социализм с человеческим лицом», а «капитализм со звериным оскалом», и, как результат, развал страны. Поэтому прежде чем предлагать пути решения проблем в архивной отрасли, которые особенно остро проявились после начала массового увлечения генеалогией в нашей стране, необходимо понять, каким мы хотим видеть архивы в ближайшем будущем, каким мы хотим видеть возможности для генеалогического поиска для граждан.
Не стоит забывать, что главная и первостепенная задача архивов – это, прежде всего, физическая сохранность документов в их первозданном или отреставрированном виде и хранение их настолько долго, насколько это возможно в природе. Вторая, наиболее значимая и социальная задача, которая особо беспокоит генеалогов и других людей, занимающихся поиском в архивах, это полная доступность и открытость всех незасекреченных и не являющихся конфиденциальными, документов, для любых исследований с правом их копирования, создание в обществе равных возможностей для всех для исследований и научных изысканий.
Итак, для обеспечения сохранности документов и создания условий для их максимально широкого использования одновременно, необходимо осуществить следующие глобальные задачи:
1. Ликвидировать автономию архивов, ввести единоначалие, единые тарифы на услуги, единые правила для всех государственных и муниципальных архивов страны. В этом случае исчезнут непомерно завышенные цены на услуги архивов, исчезнет самоуправство архивного руководства, действующего по принципу «что хочу, то и ворочу», руководствуясь им же сочинёнными, и утверждёнными региональными властями, правилами и расценками. В результате исчезнет десятикратная (а то и более) разница в ценах на одни и те же услуги в разных регионах страны.
2. Осуществить экспертизу зданий федеральных и областных государственных архивов в плане их соответствия современным требованиям с перспективой роста объёмов единиц хранения на десятилетия вперёд. В тех регионах, где здания архивов полностью заполнены, где нет возможности для расширения, нет территории для построения новых корпусов, необходимо выделить новые земельные участки и запроектировать новые архивные здания с учётом всех необходимых потребностей современности и с полным соблюдением всех условий хранения и правил противопожарной безопасности.
Государственным органам власти необходимо выделить на всё это, в том числе и на строительство, денежные средства и установить точный график строительства, причём во всех регионах должен быть единый финальный срок, когда все объекты должны быть сданы в эксплуатацию. В таких зданиях должны быть предусмотрены читальные залы большой вместимостью с оснащением компьютерами на каждый стол, система видеонаблюдения в каждом помещении, система пожаротушения, специальные боксы для ликвидации грибка на делах, необходимо предусмотреть мощные лаборатории для реставрации и оцифровки с современными сканерами, специальные кабинеты для сервера, для компьютеров, специальные хранилища для страхового фонда, для фонда пользования. Ну и, главное, создание просторных и объёмных хранилищ, условия хранения в которых отвечали бы всем нормам и правилам.
3. Принять единую государственную программу оцифровки всех архивных документов, хранящихся в архивах, с указанием точных сроков её окончания. На законодательном уровне обязать все организации, которые сдают документы в архив, сдавать документы не только в обычном, но и в электронном, оцифрованном виде. В случае, если организация не имеет условий для приведения дел в нормальное состояние и оцифровки (отсутствие оборудования, желания или рабочей силы), обязать их оплачивать эту работу, которая выполнялась бы сотрудниками архивов на оборудовании архивов. Именно эту работу считать основной статьёй дохода архивов. Для повышения прибыли использовать рекламу, маркетинг и т.д. При достаточном экономическом обосновании, разрешить архивам увеличивать количество рабочих мест в этом направлении деятельности.
Таким образом, через определённый, запланированный государством срок, все документы во всех государственных архивах будут оцифрованы, а все новые документы (за исключением документов личных фондов или каких-либо исторически ценных находок) будут поступать в архив уже в оцифрованном виде. Оцифровку хранящихся в архивах дел необходимо проводить с полной расшивкой и реставрацией каждой единицы хранения (включая лечение документов от губительного для них грибка, которым заражено множество дел в различных архивах страны (например, в ГАСО).
Параллельно при этом необходимо вносить уточнения и исправления в описи, ликвидируя, таким образом, ошибки, допущенные при их составлении и устраняя недочёты. Описи должны иметь новый вид, и в компьютере иметь удобные возможности для общего поиска по различным критериям, по образцу сети Интернет. Когда данная процедура будет осуществлена, то необходимость выдавать дела в оригинале просто почти исчезнет. В качестве исключения можно разрешить выдачу оригиналов дел только в случае государственной необходимости (судам, органам следствия, ФСБ и т.д.), а также тем пользователям, для которых лично увидеть оригинал и прикоснуться к истории имеет чрезвычайно важное значение. Такой показ дела должен происходить даже не в читальном зале, а в специально приспособленном для таких случаев помещении, где соблюдался бы режим хранения (температурный, влажностный и т.д.) полностью идентичный режиму хранения в хранилище. Знакомство с оригиналом дела должно происходить только в присутствии и под полным контролем работника архива. Естественно, что такая услуга должна быть платная, и, причём, по очень высоким тарифам, чтобы это не носило массовый характер, и в то же время, давало бы возможность людям при желании увидеть оригинал документа с записью о своих предках, как говорится, «живьём».
В читальном зале все компьютеры должны быть подсоединены к единой базе, чтобы пользователь мог на основе электронного поиска открыть и ознакомиться с любым делом, за исключением дел, на которых наложен гриф секретности или содержащих конфиденциальную информацию с неистёкшим сроком её сохранения в тайне. Необходимо на каждом компьютере обеспечить возможность для любого пользователя осуществлять бесплатное самостоятельное копирование на флеш-карты, диски или какие-либо другие цифровые носители. Таким образом, будет обеспечена глобальная задача совмещения доступности и идеального хранения дел. При этом произойдёт сокращение должностей хранителей, так как огромные хранилища может обслуживать всего один человек в связи с отсутствием необходимости готовить дела, пролистывать их, принимать их обратно, выдавать их как пользователям, так и сотрудникам. Это, если и не сократит общую численность работников архива, но перенаправит их на более нужные направления (например, оцифровки, реставрации, работы с гражданами по социальным и другим запросам, научную деятельность и т.д.).
4. Принять программу также с вполне определённым сроком по созданию единого глобального архивного сайта в сети Интернет с выставлением всех оцифрованных дел для всеобщего пользования и копирования. Доступ на такой сайт должен быть либо бесплатным, либо за символическую абонентскую или разовую плату. Осуществление данного проекта позволит резко сократить работу с гражданами в читальных залах, так как большинству не придётся никуда ехать, а иметь доступ ко всенародному достоянию у себя дома. Кроме того, осуществление данного проекта позволит людям с ограниченными возможностями, инвалидам, для которых ранее посещение архивов было недоступно, также в полной мере почувствовать себя равными в обществе, а, возможно, и добиться всевозможных открытий в исторической или других науках. Возможно, что осуществление такого проекта именно в России, подтолкнёт и другие страны (особенно, образовавшиеся в результате распада СССР) к аналогичным действиям.
5. Строжайшим образом контролировать организации всех форм собственности на предмет обязательной сдачи всех основных документов (личные дела работников, любые документы, содержащие персональные данные) по истечении установленных законом сроков хранения в организациях, в государственные архивы, и в особом порядке при ликвидации. Запретить ликвидацию организаций всех форм собственности без акта (с подробным перечнем сданных документов) государственного или муниципального архива о том, что все документы у них приняты в полном объёме.
6. Принять все меры, включая полный видеоконтроль в каждом кабинете и хранилищах, к выявлению незаконных заработков среди архивных работников и ликвидации коррупции. Установить жёсткий контроль над работниками за использованием рабочего времени. Запретить использовать рабочее время на дела, не связанные с непосредственным выполнением своих рабочих обязанностей. Это приведёт к резкому увеличению производительности труда и увольнению тех, кто находится не на своём месте. Произвести переаттестацию архивных работников, уволив некомпетентных и неспособных работать по-новому, повысив оставшимся зарплату в несколько раз.
7. Запретить уничтожение архивных документов в принципе. Установить единые сроки секретности документов, без права их увеличения. Обеспечить равные права для всех граждан Российской Федерации для доступа к любым документам (электронным копиям), хранящимся в архивах. Ввести уголовную ответственность за порчу и утрату архивных дел, в том числе и в случае небрежного их хранения. Ввести административную ответственность и большие штрафы за отказ руководства архивов по тем или иным причинам принимать в архив документы дореволюционного периода.
8. В случае признания каких-либо документов, хранящихся в организациях, не представляющими ценности для истории и генеалогии, с истёкшим установленным сроком хранения, вместо уничтожения ввести продажу этих документов через открытые аукционы физическим или юридическим лицам.
9. Разработать систему поощрительных мер для всех желающих сдать в архивы любые документы дореволюционного периода, причём документы генеалогического характера (метрические книги, исповедные росписи, брачные обыски и т.д.) разрешить выкупать у частных лиц за государственный счёт. В будущем, можно будет поднять планку, например, до 1950 года, и т.д., постепенно аккумулируя в архивном фонде всё большее и большее количество исторических архивных документов. Гарантировать гражданам приём в архивах таких документов в любом виде и состоянии, не требуя от них оплачивать реставрацию или оцифровку, производя всё это за государственный счёт.
10. Произвести укрупнение государственных архивов за счёт слияния. Например, в ряде региональных центров бывшие партийные архивы слились с государственными региональными, что привело к сокращению численности работников и обеспечению большего удобства пользователям.
11. Установить для читальных залов федеральных и региональных архивов удлинённый рабочий день и (по примеру торговых комплексов) единственный выходной день в году – 1 января.
12. На базе новых современных зданий государственных архивов часть зданий заранее запланировать как досуговый интеллектуальный центр для приезжих гостей: должна быть современная парковка для автомобилей, гостиничные номера от дешёвых до дорогих, столовая или кафе, интернет-зал, библиотека, магазин малотиражной литературы архивного направления, и, если будет в том необходимость, то и собственная типография (например, как это существует уже сейчас в РГАДА).
13. Освободить граждан от бюрократических пережитков прошлого, заполнения всевозможных заявлений, анкет и прочего. Заявления оставить только для тех, у кого будет желание всё-таки физически прикоснуться к архивному делу. Всем остальным, работающим только с цифровыми копиями, ограничиться лишь предъявлением паспорта и учётом охраной при входе.
14. Разрешить частным генеалогическим организациям рекламировать свою деятельность в специальном досуговом центре современного архива.
15. Перед допуском в читальный зал архива проводить краткую вводную лекцию с инструктажем по правилам работы пользователей в читальном зале.

Чтобы осуществить предложенную выше программу, необходимы, конечно же, воля и желание президента, необходимо принять новый закон «Об архивном деле в РФ», изменив в корне всю структуру подчинённости и принципов деятельности, пересмотреть ранее принятые правила хранения архивных дел, правила работы с гражданами, внести поправки как в административный, так и в уголовный кодекс. В настоящее же время Архивное ведомство настолько инертно, настолько привыкло жить по старинке, что, хотя на словах и провозглашаются красивые лозунги и ставятся новые цели, на деле создаётся только видимость кипучей деятельности, ситуация же в своей основе не меняется. Особенно сложно и трудно что-то изменить без поддержки сверху. Поэтому именно Президент должен дать старт революционным преобразованиям в архивной отрасли по примеру, например, изменений, которые произошли за последние годы в сфере недвижимости, кадастрового учёта.
С точки зрения положительного примера можно сказать о созданной и выставленной в Интернет базе погибших в Великую Отечественную войну – Объединённой базе данных «Мемориал» – с прикреплением отсканированных документов. А ведь раньше о таком нереально было даже мечтать. Всегда находятся те, кто не хотят перемен. И против базы данных «Мемориал» также было много людей, обвиняя этот сайт в нарушение закона о персональных данных, требуя его закрыть и т.д. и т.п. Но здравый смысл и поддержка Президента победили.
Робкие шаги на пути к прогрессу уже произошли в некоторых региональных архивах (Самара, Уфа). Пока ещё на начальном этапе, но всё же ведётся оцифровка и в Государственном архиве Оренбургской области (директор – Валентина Анатольевна Ильина) и в некоторых других. Но это всё капля в море.
Только принятые в совокупности все вышеперечисленные меры, приведут к желаемому результату, уничтожив коррупционный разгул в архивной сфере и ликвидировав беспочвенно-неоправданные запреты и ограничения на выдачу дел, при этом максимально полно сохранив, и год от года приумножая, весь архивный фонд.
Естественно, что ни один архив в одиночку не потянет такой объём перемен, поэтому нужна консолидация как архивных работников, так и общественности, историков, генеалогов, краеведов, депутатов всех уровней с целью добиться реальных перемен в лучшую сторону. Необходимо не замалчивать, а больше говорить о проблемах, писать запросы, общаться с депутатами, судиться, в конце концов, и добиваться справедливости, добиваться того, чтобы все пункты предложенного в этой работе плана, были выполнены и воплощены в жизнь.
Хочется верить, что уже скоро граждане нашей страны смогут беспрепятственно получать доступ к любым документам, хранящимся в архивах, за исключением особо секретных, находясь у монитора компьютера, зайдя на соответствующие сайты в Интернете. Наступит время, когда любой человек, имеющий лишь желание и стремление исследовать историю своих предков, сможет беспрепятственно, самостоятельно изучать историю не по книгам, а по реальным подлинным архивным документам. От этого выиграют все: и общество, и государство, и весь мир в целом.

При написании использовались документы, взятые в сети Интернет:

Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах. Приказ министерства культуры Российской Федерации № 635 от 03.06.2013 г. http://egov.law.kodeks.ru/npd/show_document/499031059
http://egov.law.kodeks.ru/npd/show_document/499031059
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163342/
http://base.garant.ru/12137300/
http://base.garant.ru/12137300/6/
http://egov.law.kodeks.ru/npd/show_document/499031059.
http://www.rusarchives.ru/lows/pohkuidaf.shtml
http://base.consultant.ru/cons...W;n=173279
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_172567/
http://www.consultant.ru/popular/police/
http://base.consultant.ru/cons...W;n=173279

[q]
Сообщений: 767
Регистрация: 10 авг. 2012
[--] Рейтинг: 500 [+]
[/q]

У Вас был юбилейный рейтинг, а я его вам испортил:

[q]
Рейтинг: 501
[/q]

Спасибо за статью!

Оренбург общество Однодворец написал:

[q]
С точки зрения положительного примера можно сказать о созданной и выставленной в Интернет базе погибших в Великую Отечественную войну – Объединённой базе данных «Мемориал» – с прикреплением отсканированных документов.
[/q]

Основную ценность данному проекту придает создание справочного аппарата к отсканированным документам с возможностью поиска. Трудозатраты на сканирование одной страницы (один проход профессионального сканера, несколько секунд) не сопоставимы с созданием 15-20 записей базы данных по информации с этой страницы (вычитывание, структуризация по полям и т.д.). А отсутствие возможностей поиска резко сужает целевую группу пользователей оцифрованных документов. Мне, например, будет не сложно, зная губернию, уезд и приход найти нужные сведения, если речь идет о метриках. Но государство, выделяя деньги, не должно ориентироваться на малочисленную группу относительно продвинутых граждан.

Оренбург общество Однодворец написал:

[q]
Поэтому именно Президент должен дать старт революционным преобразованиям в архивной отрасли
[/q]

Прекрасная статья. Предлагаю оформить её в виде открытого письма к Президенту России и начать сбор подписей в интернете под этим письмом среди исследователей и просто прогрессивно думающих людей в нашей стране. Сбор подписей можно организовать на площадке сайта https://vgd.ru/ или какого-либо другого, например специального сайта сбора подписей под петициями change.org/.

При прочтении - все правильно, начинаешь анализировать - теряется логика.
Зачем из архива делать торговый и досуговый центр, если есть интернет.

Я всецело понимаю озабоченность положением в архивах.
Без акцентирования проблем,скажу ,что
я свои предложения по улучшению высказывал ещё 18.11.2011 в теме
Современный архив

Каким мы желаем видеть работу современного архива.Не для споров ,а для пичных предложений по улучшению работы архивов.

Тогда не особо народ выдвинул свои предложения,
в 2014
пытался поднять вопрос в теме
Мой вопрос руководителю архивов-
тактично заткнули
И коли основных поддерживающих в подобных темах 2-4 человека,значит народ
в основном устраивает положение вещей ,и
на прорыв по заданым вопросам можно надеяться только в случае:
1.Если вопрос будет прилюдно (при камерах)задан президенту страны и будет дано
добро на какие-то изменения в работе архивов.
2.смотреть 1.

Система выстроена на пинок от первого лица.
Нужно ли это президенту?
Мне кажется нет,-абсолютно не нужно Он не выглядит и его речи озабоченностью генеалогией.
Отсюда возможны локальные подвижки ,но изменений -,широкомаштабных,-где во главе угла будет
поставлен человек(пользователь-исследователь)и всё выстроено под его интерес,не предвидется.
Я во многом оптимист,но не в этом вопросе.
Наверное многие примерно также рассуждают,от чего и поддержки в данных вопросах ожидать не приходиться.
----------------

ra1qag написал:

[q]
У Вас был юбилейный рейтинг, а я его вам испортил:
[/q]

ra1qag, спасибо.

vam написал:

[q]
При прочтении - все правильно, начинаешь анализировать - теряется логика.
Зачем из архива делать торговый и досуговый центр, если есть интернет.
[/q]

vam, так ради того, чтобы услышать замечания и пожелания и выставлена эта статья директора Историко-родословного общества "Однодворец" Константина Анатольевича Пчелинцева на всеобщее обсуждение. Спасибо за замечания. Хочется услышать ещё и дополнения.

sadaza написал:

[q]
но изменений -,широкомаштабных,-где во главе угла будет
поставлен человек(пользователь-исследователь)и всё выстроено под его интерес,не предвидется.
[/q]

sadaza, скорее всего так, ведь у нас Россия. Но хочется перемен.

Оренбург общество Однодворец написал:

[q]
sadaza, скорее всего так, ведь у нас Россия. Но хочется перемен.
[/q]

Как я ВАс понимаю,но пока картина такая:

Рисую по своему архиву который посещаю,около пяти лет.

2010 год- пришел в архив,заявление и поиск
В чит .зале (его площадь-около 70 м кв)два-три человека работника,один постоянно занят работой по
запросам,другой заточен на читателей,как правило зав.чит зала.
График моего посещения-не ограничен
график заказа дел-без ограничений
кол-во дел-2 метрики на раз
остальные фонды -до 10 дел
причем возможен заказ по двум разным этажам(допустим рев.и до рев.фонды или метрики и ре.фонд)
Где-то в 2011-12 годах поставлены два компа для читателей.
Примерно в то же время появился ВЭБ Архив
Кол-во посетителей-как правило места всегда есть
Кол-во столов-вроде около 8

2015 год
чит зал-около 25 м кв
столов-4
компы-0
кол-во дел-2 метрики или не более 5 дел по любому фонду,этажу
график посещения-хоть каждый день,только запишись
график выдачи дел-не более 2х раз в неделю,при условии что ухо надо держать остро и
успеть записаться на этот двух разовый заказ.
А так прозевал ,на дореволюционные фонды(кроме метрик),можешь попасть 1,2 раза в месяц.
работники-два (у них у обоих куча работы-заказов).

Вообщем не вооруженным глазом видно ,что мрачных тонов стало больше,что будет в
2020 году
???
Если повезет,отпишусь....

Проблемы в архивной отрасли и пути их решения

Мысли вслух. Автор - Пчелинцев Константин Анатольевич, директор ООО "Историко-родословное общество "Однодворец" (г. Оренбург). Ждём дополнений, замечаний и критики.