Перевод описей ГАРФ и ГРАЭ в формат электронных баз данных.

Дата размещения извещения о проведении открытого конкурса и конкурсной документации на официальном сайте РФ http://www.zakupki.gov.ru «17» мая 2013 г.
Наименование Государственного заказчика: Федеральное архивное агентство.
Предмет государственного контракта: Выполнение работ по переводу описей фондов федеральных архивов Российской Федерации: фонды Государственного архива Российской Федерации (ГАРФ), Российского государственного архива экономики (РГАЭ) в формат электронных баз данных.

Финансирование: средства бюджета РФ, выделенные в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» на 2013 год.
Начальная (максимальная) цена государственного контракта:
12 000 000 (Двенадцать миллионов) рублей.

Сроки выполнения работ: Начало выполнения работ: с даты заключения государственного контракта.
Окончание выполнения работ: 90 (девяносто) календарных дней с даты заключения государственного контракта.

Место и дата подведения итогов конкурса: г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
19 июня 2012 г.

12.1.1. Общее количество страниц документов-первоисточников (архивных описей) для оцифровки (сканирование и обработка образов):
Государственный Архив Российской Федерации – не менее 100 000 страниц, не более 105 000 страниц.
Российский Государственный Архив Экономики – не менее 46 000 страниц, не более 53 000 страниц.
Итого: не менее 146 000 страниц, не более 158 000 страниц
12.1.2. Общее количество отдельных записей базы данных, содержащих тексты заголовков архивных дел (описаний архивных дел, включенных в описи):
Государственный Архив Российской Федерации – не менее 700 000, не более 735 000 заголовков.
Российский Государственный Архив Экономики – не менее 500 000, не более 535 000 заголовков
Итого: не менее 1 200 000, не более 1 270 000 заголовков архивных дел

Характеристика первоисточников (архивных описей): описи, передаваемые для оцифровки машинописные, листовые, встречаются машинописные и рукописные вставки (вклейки) и рукописная правка. Описи, как правило, сброшюрованы (переплет или подшивка).
12.2. Общие требования к результатам.
12.2.1. Создание в результате оцифровки (сканирования и распознавания) электронных информационных ресурсов (далее – ЭИР) федеральных архивов, представляющих собой:
12.2.1.1. Файлы графических образов отсканированных (оцифрованных) описей.
• - файлы, содержащие графические образы страниц документов-первоисточников (архивных описей). Описи сканируются в полном объеме: включая обложку, титульный лист, лист-заверитель, предисловие (аннотация, историческая справка), справочный аппарат описи (указатели и др.), переводные таблицы.
• Справочный аппарат описей не подлежит распознаванию и не индексируется.
• - файлы, содержащие графические образы страниц документов-первоисточников (архивных описей) в трех форматах: многостраничный TIFF Gr. 4 (разрешение не ниже 300 точек на дюйм), PDF, JPEG. Оптимальный размер файла в формате JPEG для эффективной работы ИПС архивов должен быть от 30 до 150 Кб; тексты контрастные, хорошо читаемые;
Графические образы описей должны быть записаны в три папки (отдельная папка на формат), а затем внутри каждой папки (формата) сгруппированы по описям.
Требования к структуре записи и наименованию файлов в папках на форматы TIFF, JPEG:
папка [литера фонда_номер фонда]_[номер описи_литера описи] внутри файлы по номерам образов страниц.

Электронные образы описей в формате pdf должны быть оформлены как один многостраничный файл на опись. Название файла, например: 8875_35; А_472_3.
Электронные образы должны быть записаны на DVD носителях в 2-х экз. с указанием их содержания на обложках, которые должны быть переданы в соответствующие федеральные архивы.
В качестве DVD носителей должны быть использованы диски, , рекомендованные производителями для архивного хранения данных типа «Archive Grade», «Archive Gold» для однократной записи с золотисто-серебристым отражающим слоем, покрытием AZO и защитным слоем Hard Coat, или аналогичные им.
12.2.1.2. Файлы баз данных.
Файлы баз данных должны быть загружены в программный комплекс «Архивный фонд» (версия 4.3.).
При специализированных БД в федеральных архивах ГАРФ и РГАЭ должна быть предусмотрена загрузка результатов работы (созданных баз данных) в соответствующие программные комплексы каждого федерального архива.