Перевод описей РГВИА в формат электронных баз данных.

http://zakupki.gov.ru/pgz/publ...Id=6524094
http://zakupki.gov.ru/pgz/prin...id=6524094


Дата размещения извещения о проведении открытого конкурса и конкурсной документации на официальном сайте РФ http://www.zakupki.gov.ru «05» июля 2013 г.
Наименование Государственного заказчика: Федеральное архивное агентство.

Начало выполнения работ: с даты заключения государственного контракта. Окончание выполнения работ: не позднее 100 (сто) календарных дней с даты заключения государственного контракта.

Место и дата подведения итогов конкурса: г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
07 августа 2013 г.

Финансирование: средства бюджета РФ, выделенные в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» на 2013 год.
Начальная (максимальная) цена государственного контракта:
2 000 000 (Два миллиона) рублей.

Часть III. ТЕХНИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ КОНКУРСНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1. Наименование выполняемых работ: Выполнение работ по переводу описей фондов Российского государственного военно-исторического архива (РГВИА) в формат электронных баз данных.
3. Источник финансирования государственного заказа: Средства бюджета РФ, выделенные в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012 – 2018 годы)» на 2013 год.
12.1. Выполнение комплекса работ по переводу описей фондов федеральных архивов в формат электронных баз данных в объёме:
12.1.1. Общее количество страниц документов-первоисточников (архивных описей) для оцифровки (сканирование и обработка образов):
Российский государственный военно-исторический архив – не менее 50 000 страниц, не более 60 000 страниц.
12.1.2. Общее количество отдельных записей базы данных, содержащих тексты заголовков архивных дел (описаний архивных дел, включенных в описи):
Российский государственный военно-исторический архив – не менее 155 000, не более 160 000 заголовков.
12.1.3 Характеристика первоисточников (архивных описей): описи, передаваемые для оцифровки в основном (1033 описей) машинописные, листовые, встречаются машинописные и рукописные вставки (вклейки) и рукописная правка. 14 описей объемом 4181 дело – рукописные. Описи, как правило, сброшюрованы (переплет или подшивка).
12.2. Общие требования к результатам:
12.2.1. Создание в результате оцифровки (сканирования и распознавания) электронных информационных ресурсов (далее – ЭИР) федеральных архивов, представляющих собой:
12.2.1.1. Файлы графических образов отсканированных (оцифрованных) описей.
• файлы, содержащие графические образы страниц документов-первоисточников (архивных описей). Описи сканируются в полном объеме: включая обложку, титульный лист, лист-заверитель, предисловие (аннотация, историческая справка), справочный аппарат описи (указатели и др.), переводные таблицы.
• Справочный аппарат описей не подлежит распознаванию и не индексируется.
• файлы, содержащие графические образы страниц документов-первоисточников (архивных описей) в трех форматах: многостраничный TIFF Gr. 4 (разрешение не ниже 300 точек на дюйм), PDF, JPEG. Оптимальный размер файла в формате JPEG для эффективной работы ИПС архивов должен быть от 30 до 150 Кб; тексты контрастные, хорошо читаемые;
Графические образы описей должны быть записаны в три папки (отдельная папка на формат), а затем внутри каждой папки (формата) сгруппированы по описям.
Требования к структуре записи и наименованию файлов в папках на форматы TIFF, JPEG:
папка [номер фонда]_[номер описи] внутри файлы по номерам образов страниц.
Например: папка 2003_1внутри графические файлы образов страниц описей (в jpg 00000001; 00000002 и т.д.)
Если опись состоит из нескольких томов допускается наименование файлов: папка [номер фонда]_[номер описи-номер тома] (номер тома через дефис).
Например: 2003_1-2
Требования к структуре записи и наименованию файлов в формате PDF:
Электронные образы описей в формате pdf должны быть оформлены как один многостраничный файл на опись. Название файла, например: 2003_1
Электронные образы должны быть записаны на DVD носителях в 2-х экз. с указанием их содержания на обложках, которые должны быть переданы в соответствующий федеральный архив.
В качестве DVD носителей должны быть использованы диски, рекомендованные производителями для архивного хранения данных типа «ArchiveGrade», «ArchiveGold» для однократной записи с золотисто-серебристым отражающим слоем, покрытием AZO и защитным слоем HardCoat, или аналогичные им.
12.2.1.2. Файлы баз данных: Файлы базы данных должны быть загружены в программный комплекс «Архивный фонд» (версия 4.3.).
12.2.1.2.1. Файлы баз данных для загрузки в ПК «Архивный фонд»: Файлы базы данных каждого федерального архива должны быть загружены в программный комплекс «Архивный фонд» версии 4.3 или более поздней. Файлы описей в формате pdf должны быть прикреплены к карточкам соответствующих описей в ПК «Архивный фонд».
Содержание полей базы данных должно соответствовать содержанию документов-первоисточников (архивных описей), заполнение полей – соответствовать требованиям Инструкции пользователя ПК «Архивный фонд» 4.3. Не допускается частичный перенос описаний дел из описи в соответствующие поля базы данных. Информация, не соответствующая полю, незаполненное поле или поле, заполненное частично – считается ошибкой.
Структура и наименования файлов, содержащих файлы баз данных, должны обеспечивать возможность конвертирования информации в программный комплекс «Центральный фондовый каталог».
Файлы баз данных должны быть записаны на DVD носителях в 2-х экз. с указанием их содержания на обложках: 1 (один) экземпляр должен быть передан в соответствующий федеральный архив; 1 (один) экземпляр базы данных, записанный на DVD, передаётся в Российский государственный архив научно-технической документации для загрузки в ПК «Центральный фондовый каталог».
В качестве DVD носителей должны быть использованы диски, рекомендованные производителями для архивного хранения данных типа «ArchiveGrade», «ArchiveGold» для однократной записи с золотисто-серебристым отражающим слоем, покрытием AZO и защитным слоем HardCoat, или аналогичные им.

ПЕРЕЧЕНЬ ПОЛЕЙ ТАБЛИЦЫ БД – ДЛЯ ЗАГРУЗКИ В ПК «АРХИВНЫЙ ФОНД»
№ поля Название поля Тип поля Длина поля Основное назначение Примечание
1 Номер фонда Ч
5 поиск, сортировка, печать О+#
2 Номер описи Ч
3 поиск, сортировка, печать О+#
3 Литера описи Т 5 поиск, сортировка, печать О#
4 Номер дела Ч
5 поиск, сортировка, печать О*+
5 Литера дела Т 1 поиск, сортировка, печать О*
6 Название фонда М поиск, печать О+#
7 Название описи М поиск, печать О+#
8 Раздел - уровень1 М поиск, печать О*
9 Раздел – уровень2 М поиск, печать О*
10 Раздел – уровень3 М поиск, печать О*
11 Заголовок дела М поиск, печать О*+
12 Аннотация М поиск, печать Д
13 Дата дела начальная Дата 10 поиск, сортировка, печать О*+
14 Дата дела конечная Дата 10 поиск, сортировка, печать О*+
15 Количество листов Ч 4 поиск, печать О*
16 Проверка Т 50 поиск, учет Д
17 Примечания М поиск, печать О*
18 Оператор Т 30 поиск, учет Д
19 Дата заполнения Дата 10 поиск, учет Д
Дополнительные поля для поиска информации, подготовки указателей, ведения файлов ключевых слов, индексирования по схеме классификации.
№ поля Название поля Тип поля Длина поля Основное назначение Примечание
20 География М поиск, указатель Д
21 Персоналии М поиск, указатель Д
22 Учреждения М поиск, указатель Д
23 Ключевые слова М поиск, указатель Д
24 Индекс С служебное Д
13.3.1. Сканирование должно проводиться с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Тексты должны быть контрастными, черно-белыми. В случаях нечитаемого изображения текста, следует использовать режим «оттенки серого». Технологии оцифровки (сканирования) и соответствующее оборудование должно обеспечивать создание графических образов документов во всём диапазоне размеров от формата А5 до формата А2 и плотности бумаги первоисточника от 40 до 250 г/см.
13.3.2. Качество используемых технологий сканирования должно соответствовать ГОСТ Р ИСО 9001-2001.
13.3.3. Параметры используемых в технологиях оцифровки источников освещения должны гарантировать сохранность документов.
13.3.4. Используемые технологии оцифровки и соответствующего программного обеспечения должны обеспечивать требуемый уровень качества создаваемых графических образов страниц документов.
Качество графических образов должно быть не ниже качества исходного материала. Контроль качества графических образов осуществляется по его изображению на мониторе.
Исполнитель обеспечивает сопровождение всего контента в срок не менее трех лет с момента передачи Заказчику работ (с даты подписания сторонами акта окончательной сдачи-приёмки выполненных работ), с периодическим профессиональным осмотром в соответствии с графиком, согласованным Заказчиком и Исполнителем.