«Элар» оцифрует архивные документы в девяти регионах РФ : ВГД

Извещение о проведении открытого конкурса
на выполнение работ по переводу документов региональных архивов в электронный формат

Дата размещения извещения о проведении открытого конкурса и конкурсной документации на официальном сайте РФ http://www.zakupki.gov.ru «20» мая 2013 г.
Место и дата подведения итогов конкурса: г. Москва, ул. Ильинка, д. 12;
24 июня 2012 г.

Наименование Государственного заказчика: Федеральное архивное агентство.

Предмет государственного контракта:

Лот№1 Оцифровка особо ценных документов из фондов РГБУ «Центральный Государственный архив Республики Северная Осетия-Алания».

Перевод в электронный вид 55 000 страниц особо ценных документов. Определяющим критерием выполнения работ является количество отсканированных образов страниц документов.
Массив представляет собой 500 (пятьсот) ед. хранения особо ценных документов включающие указы, циркуляры, приказы, постановления, распоряжения, протоколы, переписку, справки, отчеты, дела по размежеванию земли, рапорты, планы строительства, административные, географические карты и др., сшитые в дела. В среднем 60 листов в деле. Состояние архивных книг ветхое. Формат книг до А3. Заполнение листов 2-стороннее. Перед сканированием, книги расшивке не подлежат. Сканирование проводится в черно-белом режиме (формат выходного файла – JPЕG). Индексация по обложке дел по полям для осуществления поиска по отсканированному материалу.

Лот№2 Оцифровка метрических книг до 1917 г. из фондов БУ «Государственного исторического архива Чувашской Республики» Министерства культуры Чувашии.

Состав и объем услуг: Перевод в электронный вид массива дел (духовных ведомостей) датированных до 1917 г. в количестве не менее 80 000 (восемьдесят тысяч) страниц. Определяющим критерием выполнения работ является количество отсканированных образов страниц документов.
Массив представляет собой сшитые архивные дела. В среднем до 2 000 листов в деле. Формат книг до А3. Заполнение листов 2-стороннее. Перед сканированием, расшивка не требуется. Работы по сшивке производятся силами Заказчика. Сканирование проводится в цветном режиме (формат выходного файла – JPG).
Сканирование метрических книг
Режимы сканирования:
- в цветном режиме для всех остальных дел;
- формат файлов TIFF Gr.4, JPG c 80%-м сжатием;
- разрешение 300 dpi;
- Сканирование метрической книги должно начинаться с титульного листа. В метрической книге должны быть отсканированы все листы, содержащие какую-либо информацию.
База данных формируется на основании полученной информации с обложек дел. В базу данных вводится следующая информация:
- номер фонда;
- наименование фонда;
- номер описи;
- наименование описи;
- число отсканированных страниц описи;
- цифровой индекс диска, на котором помещена опись;
- имя директория на диске, где помещена опись.
В базе данных предусмотрен контроль записи по каждому элементу выборочного массива.
База данных передается в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии в формате MS ACCESS.

Лот№3 Выполнение работ по переводу документов казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» в электронный вид.

Перевод в электронный вид массива архивных документов Госархива в объеме не менее 70 000 (семьдесят тысяч) листов. Определяющим критерием выполнения работ является количество отсканированных образов страниц документов.
Массив представляет собой ревизские сказки, датированные до 1917 г., в среднем по 1 100 листов в деле. Состояние ревизских сказок ветхое. Формат книг до А2 (высота листа – до 400 мм, ширина в развороте – до 50 мм). Заполнение листов 2-стороннее. Информация о персоналии в разворот. Часть книг имеет клеевой слой. Толщина переплета книги до 300 мм. Сканирование проводится в цветном режиме (формат выходного файла – JPG).
Сканирование ревизских сказок
Режимы сканирования:
- в цветном режиме для всех остальных дел;
- формат файлов JPEG c 80%-м сжатием;
- разрешение 300 dpi;
По окончании сканирования и проверки одного конкретного фонда руководитель группы операторов формирует образы DVD дисков для записи.
Созданный в результате оцифровки (сканирования и обработки образов) электронный информационный ресурс должен представлять собой:
- файлы, содержащие графические образы страниц документов-первоисточников ориентированные по тексту, выровненные и обрезанные по краю листа, в формате JPEG (разрешение не ниже 300 точек на дюйм);
- в одной директории должны быть сохранены образы одного архивного дела;
По окончании формирования образов DVD дисков производится их запись.
Запись производится в двух экземплярах (архивная и рабочая копии).
Каждый файл индексируется в соответствии с полным архивным шифром бумажного оригинала. Список полей для индексирования: 1. № фонда, 2. № описи, 3. № дела, 4. № листа. Листы дел индексируются по номеру страницы, проставленному в правом верхнем углу.

Лот№4 Выполнение работ по оцифровке документов и разработке справочно-поисковых средств к ним государственного казенного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области (Далее ГКУ МО ЦГАМО).

В ходе работ необходимо оцифровать документы ГКУ МО ЦГАМО Фонда 548 «Московская областная чрезвычайная комиссия по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков» 1942-1945 гг. в количестве 654 дел, провести индексацию поисковой информации, зафиксировать результаты работ в Информационно-поисковой системе Архив (далее ИПС «Архив»), осуществить экспорт результатов в базы данных ПК «Архивный фонд» 4.0
...12.2. Выполнение комплекса работ по переводу 40 дел (не менее 10 000 листов) в формат электронных баз данных с созданием индексов, включая индексы для контекстного поиска.
Этап №2
12.3. Выполнение комплекса работ по переводу описи, дел Фонда 548 в формат электронных баз данных:
12.3.1. Количество единиц хранения (включая единицы хранения Этапа №1) – 654;
12.3.2. Количество листов, подлежащих сканированию (включая единицы хранения Этапа №1) –не менее 165690 и не более 165700 листов, листы двусторонние бланки.
12.4. Выполнение комплекса работ по загрузке учетно-архивных данных (поисковых индексов и файлов) документов в ИПС «Архив».
12.5. Проведение распознавания документов и заполнение в ИПС «Архив» данных индекса для контекстного поиска по содержанию документов, полученных в результате распознавания. ....

Лот№5 Выполнение работ по переводу документов ГКУ Центральный архив Нижегородской области в электронный вид.

Состав и объём работ:
Перевод в электронный вид массива архивных документов ГКУ ЦАНО в объеме не менее 55 000 (пятьдесят пять тысяч) листов. Определяющим критерием выполнения работ является количество отсканированных образов страниц документов.
Массив представляет планы и чертежи зданий и сооружений, земельных участков и угодий, сопроводительную документацию к ним за период середины XVIII – первой трети XX века в количестве до 20 000 ед. хр. Объемом основной массы документов не более 10 листов. Состояние части документов неудовлетворительное, листы разорваны по местам сгибов. Переводу в электронный вид подлежат документы формата до А2. Заполнение листов 1 и 2-стороннее. Документы сканируются, как правило, без расшивки. В исключительных случаях, когда текст документа зашит в переплет, расшивка и последующая подшивка проводятся работниками архива. Сканирование проводится в цветном режиме (формат выходного файла – JPG, 300 dpi). Файлы с цифровыми копиями документов должны быть переименованы (см. п. 6.6.). Используемые технологии сканирования должны обеспечивать физическую сохранность оригиналов документов. Допустимый процент повреждения листов документов-первоисточников не более 0,01% (один поврежденный лист на 10 000 листов).
Сканирование документов
Режимы сканирования:
- в цветном режиме для всех дел;
- формат файлов JPG;
- разрешение 300 dpi.

Сроки выполнения работ: не позднее чем через 120 (сто двадцать) календарных дней с даты заключения государственного контракта.

Финансирование: средства бюджета РФ, выделенные в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 годы)» на 2013 год.
Начальная (максимальная) цена государственного контракта:
Лот № 1: 1 000 000 (Один миллион) рублей;
Лот № 2: 1 000 000 (Один миллион) рублей;
Лот № 3: 1 500 000 (Один миллион пятьсот тысяч) рублей;
Лот № 4: 1 500 000 (Один миллион пятьсот тысяч) рублей;
Лот № 5: 1 500 000 (Один миллион пятьсот тысяч) рублей.
Срок и порядок оплаты: Выполнение работ финансируется за счет средств федерального бюджета.

Срок подписания контракта: Победитель конкурса обязан не ранее 10-го и не позднее 15-го дня с момента размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе подписать переданный ему проект контракта и представить его Заказчику. Заказчик, в свою очередь, подписывает государственный контракт после получения не позднее 20-го дня со дня размещения на официальном сайте протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе.
http://zakupki.gov.ru/pgz/publ...Id=6117060