Оцифровка Курского архива

РЕШЕНИЕ заседания коллегии архивного управления Курской области 30 ноября 2012года
О состоянии работы по созданию фонда
пользования на электронных носителях
в архивах Курской области и внедрению
автоматизированной информационной
системы по документам Архивного фонда
Курской области и иным архивным документам
Коллегия архивного управления Курской области, рассмотрев вопрос о состоянии работы по созданию фонда пользования на документы АФ Курской области и внедрению автоматизированной информационной системы по документам АФ Курской области, отмечает, что деятельность ОКУ «Госархив Курской области» осуществлялась в рамках запланированных мероприятий областной целевой программы «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015 годы».
С целью выполнения задачи по последовательному переводу архивных документов в электронный вид (создание фонда пользования) и обеспечению доступа пользователей к имеющимся в архивах электронным фондам, архивным управлением Курской области была разработана областная целевая программа «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015гг.», которая была утверждена постановлением Администрации Курской области от 12 октября 2010 г. № 473-па.
В целях реализации мероприятий по переводу архивных документов АФ Курской области в электронный вид, предусмотренных целевой программой «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011 -2015 годы», согласно приказу начальника архивного управления Курской области от 15.02.2011 № 01-04/09 в архивном управлении Курской области создана рабочая группа по координации работ, связанных с переводом архивных документов АФ Курской области в электронный вид.
На 01 октября 2010 г. Архивный фонд Курской области насчитывал 2811712ед.хр. (ориентировочно 309 млн. листов), в том числе хранящихся в ОКУ «Госархив Курской области» - 1 127 000ед.хр. на бумажной основе (ориентировочно 234 млн. листов), что составило40% от общего количества Архивного фонда Курской области.
К концу 2011 г. в соответствии с областной целевой программой «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015 годы» приобретенное для ОКУ «Госархив Курской области» высокотехнологичное оборудование (8 планетарных сканеров, 4 сервера, 2 электронных хранилища на жестких и Blu-ray дисках) было запущено в эксплуатацию.
В феврале 2012 г. отдел автоматизированных архивных технологий (далее – ААТ) со штатной численностью 26 человек приступил к переводу архивных документов в электронный вид. На первоначальном этапе работа отдела была направлена, с одной стороны на подготовку архивных фондов к сканированию (проверка листов в делах, нумерация и перенумерация дел, их расшивка и подшивка), что занимало много рабочего времени, а с другой - на приобретение оборудования и программного обеспечения, используемого в процессе перевода документов в электронный вид. Поэтому к работе по подготовке архивных фондов к сканированию были привлечены работники других отделов ОКУ «Госархив Курской области» (отдела обеспечения сохранности документов, отдела научно-справочного аппарата).
Согласно приказу директора ОКУ «Госархив Курской области» от 25.02.2012 № 6 в госархиве проведены ряд мероприятий.
Создана рабочая группа по координации работы по созданию фонда пользования.
Разработаны:
- планы мероприятий по переводу архивных документов в электронный вид на текущий год;
- проект перспективного плана по переводу документов в электронный вид на 2013-2015гг., в который включены 69 фондов дореволюционного, советского и постсоветского периодов (117 292 ед.хр., 10 378 916 л.);
-положения об отделе ААТ и отделе обеспечения сохранности документов;
- должностные инструкции различных категорий работников.
Внесены изменения в Правила пропускного и внутриобъектного режима с учетом новых условий труда работников отдела ААТ (работа в две смены).
Работниками ОКУ «Госархив Курской области» была проделана значительная работа по анализу всех фондов архива, подлежащих переводу в электронный вид. Было определено, что в первую очередь должны быть оцифрованыдокументы фондов, наиболее востребованных для исполнения социально-правовых запросов (документы фондов государственных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления), для генеалогических исследований, а также фондов, содержащих особо ценные документы и документы с угасающим текстом. Поэтому в 2011-2012гг.в электронный вид были переведены следующие фонды: Р-769 – Администрация г.Курска;Р-3322 – Курский областной Совет народных депутатов;Р-3360 – Администрация Курской области;Ф-217 Церкви Курской губернии.
Ежемесячно, в течение 2012 г., под руководством директора ОКУ «Госархив Курской области» проводились заседания рабочей группы, на которых обсуждались вопросы по взаимодействию отдела обеспечения сохранности документов с отделом ААТ; подводились итоги работы двух отделов за отчетный период; рассматривались проблемы, возникшие в процессе работы указанных структурных подразделений.
Одной из задач, предусмотренных областной целевой программой, является обеспечение доступа пользователей к архивным фондам с использованием сети Интернет.В настоящее время, на официальном сайте архивной службы Курской области «Архивы Курской области» размещены элементы научно-справочного аппарата к архивным фондам: 29 описей дореволюционных фондов;116 описей фондов губернского, советского и постсоветского периодов.
В целях активизации процесса сканирования, обработки, проверки и ретроконверсии отсканированных дел архивным управлением Курской области проведена работа по увеличению штатной численности отдела ААТ, в результате чего, в августе 2012 г., количество работников ОКУ «Госархив Курской области» увеличилось на 10 штатных единиц.
В настоящее время отделом ААТ за один рабочий день переводится в электронный вид 17 000 листов. К концу 2012 г. планируется перевести 3 млн. листов.
Таким образом, по состоянию на 01 ноября 2012 г., в ОКУ «Госархив Курской области» электронный фонд пользования создан на 27 692 ед.хр. (5 336 623 листов), что составило около 3 % от всех архивных дел, находящихся на хранении. Осуществлена обработка и корректировка изображения 3 188 976 листов, 17 771 ед.хр., что составило 96% от общего количества отсканированных в 2012 г. листов.
Начата работа по созданию фонда пользования на документы Архивного фонда Курской области в муниципальных архивах Курской области. Так, в течение 2009 г. работники архивного отдела Администрации Кореневского района перевели в электронный вид путем сканирования планшетным сканером решения и постановления Кореневского поселкового Совета народных депутатов, главы администрации Кореневского поселкового Совета, главы муниципального образования «Поселок Коренево» за 1981 – 2006 гг. в количестве 31 дела, что составило 5995 листов.Описи на оцифрованные документы были представлены на заседание ЭПК архивного управления Курской области и утверждены. В течение 2011 – 2012 гг. работу по созданию фонда пользования провели работники архивного отдела Администрации Глушковского, Золотухинского, Конышевского, Обоянского, Рыльского районов. С помощью фотоаппарата, установленного на штативе, работники архивного отдела Администрации Глушковского района оцифровали протоколы сессий Лещиновского сельского Совета народных депутатов и протоколы заседаний исполнительного комитета Лещиновского сельского Совета народных депутатов, постановления и распоряжения Главы Лещиновского сельсоветаГлушковского района за 1981-2000 годы, в количестве 43дел, что составило 1309 листов, общим объемом 768,45 Мб. Были составлены описи на вышеуказанные документы и утверждены на заседании ЭПК архивного управления Курской области. С 2012 г. начата работа по сканированию документов Архивного фонда Курской области и переводу их в электронный вид путем сканирования на планшетных сканерах в архивных отделах Золотухинского, Обоянского, Конышевского и Рыльского районов. В течение 2012 г. в электронный вид переведены постановления главы Администрации Рыльского района за 1992 г. в количестве 23 дел; постановления главы Администрации Золотухинского района за 1992 г. в количестве 103 листов; постановления главы Администрации Конышевского района за 1992-1994 гг., протоколы заседаний общих собраний колхозников колхозов «Путь Ильича», «20 съезд КПСС», «Победа» за 1992 г. в количестве 21 листа; постановления главы Администрации Обоянского района за 1992-1995 гг., постановления Зоринского сельсовета Обоянского района за 1992-1993 гг. в количестве 586 листов. Данный вид работы планируется продолжить в 2013 г.
Более сложным, но не менее важным этапом в использовании документов Архивного фонда Курской области в электронном виде явилось построение на базе ОКУ «Госархив Курской области» модульной автоматизированной информационной системы внутреннего и внешнего взаимодействия пользователей с электронным архивом.
В рамках реализации областной целевой программы «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015 г.» сторонней организацией ИВЦ Инсофт (Москва), в соответствии с техническим заданием, было разработано и установлено в архиве прикладное программное обеспечение, состоящее из следующих модулей: «Читальный зал»;«Хранители»; «Учет и исполнение запросов»; «Комплектование»; «Ретроконверсия»;«ЭПК»;«Виртуальный читальный зал».
Вместе с тем, коллегия отмечает, что в работе архивных учреждений Курской области по созданию электронного фонда пользования имеется еще немало проблем.
В отделе ААТ ОКУ «Госархив Курской области» первичная проверка графических образов с целью выявления брака осуществлена только на 10 292 дела, что составляет 56% от общего количества отсканированных в 2012 г. дел. Данная работа была начата только с апреля 2012 г., когда работники отдела ААТ закончили проверку документов, отсканированных ООО «Интеллектуальные системы (г. Воронеж).
На сегодняшний день в штате отдела ААТ отсутствует должность оператора проверки.
Не ликвидировано отставание по проведению ретроконверсии электронных образов документов. По состоянию на 1 ноября 2012 года проведена ретроконверсия 11 435 ед.хр., что составило 63% от общего количества отсканированных в 2012 г. дел.
В нерабочем состоянии остается модуль «Виртуальный читальный зал» автоматизированной информационной системы внутреннего и внешнего взаимодействия пользователей с электронным архивом.
В течение 2012 г. в процессе апробации и ввода в эксплуатацию автоматизированной информационной системы в ОКУ «Госархив Курской области» было выявлено более 57 недостатков в ее работе.
Не реализованы в полном объеме отдельные пункты технического задания в сфере внедрения автоматизированной информационной системы по документам Архивного фонда Курской области:
- в части функциональности модуля администрирования, обеспечивающего резервное копирование и восстановление данных подсистемы, пополнение данных подсистемы и текущий информационный обмен с подсистемами государственных архивов;
- в части организации контроля за прохождением запроса электронных документов по структурным подразделениям ОКУ «Госархив Курской области»,
- не использован полностью функционал электронной почты и календарей для напоминаний исполнителям и контроля отчетности;
- не реализовано требование к защите информации от несанкционированного доступапо хранению электронных образов документов в закодированном виде, не допускающем фрагментарного копирования и автономного просмотра.
Не проводится работа по созданию фонда пользования в 26 архивных отделах администраций муниципальных районов и городских округов Курской области.
КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА:
1. Одобрить в целом работу ОКУ «Госархив Курской области» по созданию электронного фонда пользования на документы АФ Курской области и внедрению автоматизированной информационной системы по документам АФ и иным архивным документам.
2. Продолжить работу по сканированию архивных документов и модернизации автоматизированной информационной системы по документам АФ Курской области и иным архивным документам.
3. Директору ОКУ «Госархив Курской области» (Н.А.Елагиной):
3.1. организовать работу по:
разработке:
Перспективного плана по переводу документов АФ Курской области в электронный вид на 2013-2015 годы. Срок предоставления Плана в архивное управление Курской области - 15 января 2013 года;
Плана мероприятий по модернизации автоматизированной информационной системы по документам АФ Курской области и иным архивным документам. Срок предоставления Плана в архивное управление Курской области до 01 февраля 2013 года;
модернизации:
структуры сайта «Архивы Курской области», в срок до 01 апреля 2013 года.
3.2.усилить контроль за:
выполнением показателя 2.4 областной целевой программы «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015 годы»;
работой отдела ААТ, в части касающейся проверки электронных образов документов и их ретроконверсии.
4. Подвести промежуточные итоги работы по созданию фонда пользования в ОКУ «Госархив Курской области» в 2013 году и доложить на заседании коллегии «О ходе выполнения мероприятий областной целевой программы «Сохранение и развитие архивного дела в Курской области на 2011-2015 годы» (ноябрь 2013 года).
5. Архивному управлению Курской области организовать и провести на базе ОКУ «Госархив Курской области» областной семинар по теме: «Создание электронного фонда пользования на документы Архивного фонда Курской области» для работников муниципальных архивов Курской области (октябрь 2013 года).
6. Рекомендовать главам районов и городских округов Курской области:
6.1. активизировать работу архивных отделов Администраций районов и городских округов Курской области по переводу документов Архивного фонда Курской области в электронный вид,
6.2. обеспечить архивные отделы Администраций районов и городских округов Курской области необходимыми материально-техническими средствами, отвечающим современным требованиям, для создания фонда пользования на документы Архивного фонда Курской области.
7. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя начальника архивного управления Курской области – начальника отдела методического руководства за работой государственных, муниципальных и отраслевых архивов Л.Б. Карманову.
Зам.председателя коллегии
Л.Б.Карманова
Секретарь коллегии
М.В.Шишлова