Технические вопросы при создании своих документов

psyandr написал:

[q]

Для Microsoft Word есть (надо взять в интернете) встраиваемый макрос "Вёрстка Текста Книжкой"

[/q]

А если заказывать печать книги в типографии, там примут такие файлы? Какой формат текста получается?

Здравствуйте!

Тема наведения порядка в генеалогическом физическом и цифровом архиве для меня до сих пор актуальна. Прочитал весь топик, кое-что почерпнул для себя, а на некоторые вопросы ответа не нашел. Поделюсь своей методологией организации архивов и попутно задан вопросы/попрошу советов.

Моя методология организации семейного архива

1. Физический архив.
Храню фото, письма, рукописи, мемуары и прочие документы. Логика хранения весьма простая:

— Фотографии. Работаю над тем, чтобы все фотографии разложить по обычным альбомам с кармашками-файликами. На мой взгляд, наиболее простой, оптимальный и совершенный метод. Пока что еще у меня разрозненно: что-то в конвертах, что-то просто в коробках, что-то в файлах.
— Документы. Храню в папках-регистраторах (такие толстые, что на кольцах). Каждый документ в отдельном файлике. Если есть копия документа, то кладу ее в тот же файлик, где и лежит оригинал, только не поверх, а за ним. В будущем, если дойду то этого, хотел бы особенно ветхие документы заламинировать еще. Документов много. Хранить в папках-регистраторах для меня метод наиболее удобный. Папок немало. Папки и документы с ними делю по разной логике, но чаще по персонам. То есть одна папка посвящается одному человеку. Но такое редко весьма, чаще папка отводится фамилии: то есть папка Петровых, папка Ивановых и др. Думаю, тут все понятно. Папки-регистраторы у меня разных форматов. Некоторые А4, некоторые А5, а некоторые и А3! Зависит, естественно, от размеров документа. Отдельной категорией отметил бы различные «толстые» документы типа паспортов, пропусков, дипломов. Их я пока что просто храню в специальных бумажных крупных конвертах с подписями, где что.
— Письма. Письма храню отдельно также во все тех же папках-регистраторах. Разворачиваю каждое письмо, его в развернутом виде в файл, и туда же, что важно, конверт. Для тех, кто не знает: разворачивать письма очень и очень желательно, ведь в сложенном виде со временем оно портится, перегибы ведут к разрывам и т.д. Конверт выбрасывать нельзя. Допускаю их хранение отдельно, но для себя решил хранить вместе с письмом - не потеряешь, не запутаешься. В итоге получается такая вот папка писем, ну или даже не одна, как у меня, ведь писем немало.

Все это добро стараюсь держать в одном месте, чего и всем советую. Можно отвести для этого шкаф, например. Отдельно веду каталог, где вношу данные о том, где и кого хранится тот или ной документ/фотография (у меня ведь не все хранится в физическом виде, что-то у родственников) - так легко знать, где и у кого, что находится.

2. Цифровой архив.
Стремлюсь к тому, что цифровой архив, а точнее логика его построения, полностью отражал архив физический. Что это значит? Чтобы названия, категория и прочее-прочее - совпадало. То есть, если у меня физически разделено на фотографии, письма и документы, то и на компьютере я, грубо говоря, имею такие же папки. Такое «дублирование» не дает запутаться. Также стремлюсь к упрощению, стараюсь минимизировать и не без того сложное дело архивирования и организации.

— Фотографии. Вот здесь у меня на данный момент вопросы и вопросы. По-прежнему в поиске. На данный момент я храню все отсканированные фотографии в одной папке. Каждой фотке прописан метатег. Затем я делаю группировку в Windows в этой папке по тегам. В итоге получается удобно, что одну и ту же фотку можно легко найти по году, человеку, месту и др. Минус в том, что, несмотря на мой быстрый компьютер, папка это с 10000 фотографий подгружается не так уж и быстро. Плюс в том, что не использую сторонние программы. Но о минусах и вопросах я напишу в конце.
— Документы. Как я уже написал про логику повторения, документы на компьютере храню по тоже схеме, что и в мире вещей: папки по персонам/фамилиям (если по ним мало документов и/или они дальние родственники - нет смысла выделять для них целую папку что в "реале", что в "виртуале"). Все документы отсканированы. Каждый документ в отдельной папке.
— Письма. Вывел письма в отдельную категорию. На самом деле, я уверен, что в будущем, в эту категорию выведу еще что-нибудь - например мемуары, заметки или видеозаписи (кстати видеозаписи у меня хранятся там же в одной папке, где и фотки - просто видеофайлам приписываю тег "видео").
— Генеалогический софт. Для систематизации информации использую GenoPro. Не вполне доволен. Продолжаю искать. Понравилась MacFamilyTree, но у меня нет мак-техники, а использовать всякие методы вроде виртуальных машин и иные "танцы с бубном" как-то не хочется.
— Текст. Сканы сканами, но в папках персон (там, где документы отсканированные храню) я также иногда (не везде конечно) держу Word-овские файлы с какой-либо информацией авторства, либо относящейся к данной персоне. Поясню: стараюсь не только сканировать текст, но и набирать его, оцифровывать: набираю в Word тексты писем (будет книга писем), дневники (если имеются), записки (можно сделать отдельный текст по любым запискам или заметкам). Текст набранный группирую. Пример: папка на компьютере «Петров Иван Иванович», в ней папки со сканами документов, относящихся к ИИ, а также Word-овский файл с его стихами.

«Вкратце» вот так (хотел кратенько, а вышел longread).

Теперь мои вопросы/проблемы/раздумья:

1. Хотел попробовать выгрузить фотографии в Bridge, ACDSee и прочие - все хорошо, но мои прописанные в свойствах файла (Windows 10) к каждой фотографии метатеги там нигде не вылезли. Там другой формат?
2. По какой логике еще можно делать папки для хранения фотографий на компьютере и по какой схеме их можно распределять в альбомах фотографий физически? Проблема, как по мне, очевидна: куда отправить фотку и где ее искать, если, к примеру, это групповое фото? Теги в физическом архиве фоток не сделаешь (ну если только не браться за копии одних и тех же фотографий, но, как по мне, это слишком, особенно если у тебя тысячи фотографий), в цифровом архиве теги очень удобны! Но их дизайн отображения в стандартной Windows очень ограничен. Поэтому все же думаю вернуться к папкам. Сторонний софт не очень люблю по причине унификации, переноса, обновления и т.д. Но не исключаю такой вариант, если удастся хотя бы перенести теги - прописывать их отдельно в программе нет желания уже - на это и так ушло немало времени.
3. Проблема подписи фотографий и их сохранения для меня так же актуальна. Поймал себя на мысли, что бы меня устроило: физическое «обрамливание» фотографий и там внизу (или сбоку - кому где угодно) делать подпись фотографии и прочее (текст набранный, а не сканированный с обратной стороны) - выйдет что-то типа фотки в рамки, как снимали на полароид. Но минус в том, что это ужасно долго! Пока сделаешь подпись, сохранишь и т.д. для каждой фотографии в фотошопе уйдет много времени. Решением бы проблемы могла стать программа, которая бы автоматически обрамливала фотографию и переносила (ну или хотя бы без переноса, но с удобный интерфейсом для переноса) текст (который уже может быть вписан в метаданные или просто в название файла фото). Но такого софта я не нашел. Может кто встречал такое? Или какие есть мысли по поводу подписей фотографии? Как по мне, то это удобно, что все в одном месте - не нужно делать pdf из двух файлов лица и обратки фотографии (а если нужен скан обратки фотографии, то их можно хранить просто отдельно на компьютере).

P.S. Теперь несколько деталей:
— Фотографии сканирую в разрешении 1200dpi.
— Документы в разрешении 600/800/1200dpi в зависимости от важности и других параметров.
— Онлайн ничего личного не храню. Никаких облаков и прочего.
— Цифровой архив храню дубляжом на разных жестких дисках.
— Планирую полностью сделать физическую копию всего цифрового архива (всех документов, фотографий).
— Работаю над созданием и печатью генеалогической книги, увесистой книги фотографий, книги писем, книг мемуаров и прочего (тут уже писали про это - полностью поддерживаю идею).
— Работаю над тем, чтобы каждому документу (не важно что: фото, видео, текст и др.) присваивать уникальный id, чтобы потом: легко искать и находить нужное, ссылаться на документ (к примеру, я и сейчас так делаю - обязательно по возможности делаю различного рода «пруфы» — то есть, если указано, что человек родился в 1900 году, то я делаю ссылку на документ, где это указывается - естественно, если это не близкий предок, на которого есть свидетельства и т.д.). Метки предполагаются для физических документов и для цифровых. Если это физическое бумажное письмо, то - наклеивать на файле в углу этот номер. Если письма отсканированное - указывать, например, в названии папки.

Если вдруг что забыл написать, сделаю позже. Буду рад любому совету, ответу, комментарию! Надеюсь, что мой длиннопост кому-то сможет пригодиться. Всем спасибо.

[q]

В будущем, если дойду то этого, хотел бы особенно ветхие документы заламинировать еще

[/q]

Уж сколько раз твердили миру... Ни в коем случае так не делайте - клеевая основа портит бумагу.

За рассказ спасибо, очень подробно и интересно. На ПО я тоже особо не надеюсь - ну какие теги переживут 20-30 лет?

ozerskaya, весьма любопытно! Определенно присмотрюсь.


Maksim Andreevich написал:

[q]

Уж сколько раз твердили миру... Ни в коем случае так не делайте - клеевая основа портит бумагу.

[/q]

Спасибо. Буду знать. У меня просто есть дома ламинированные документы, которые ламинировал не я. Документам примерно лет 10 - выглядят, как и были. Но если ламинирование портит, то тогда, конечно, такое не нужно (ушел читать соответствующий топик).
Что до программ, то зачастую новая версия - новые какие-то сложности. Да и привязка очередная.
Хочется максимально освободиться от лишних привязок. Ясное дело, что цифровой архив, по крайней мере, в наше время невозможен без какого-либо ПО, но хочется что-то более-менее универсальное-распространенное. Желательно на общем языке - типа английского. А что Вы имели ввиду касательно того, переживут ли теги 20-30 лет? Как по мне, то теги - весьма универсальный "язык", который будет существовать еще не один десяток лет.


coika написал:

[q]

Подписываю фотографии с лицевой стороны, свободном месте сверху или снизу. В последнее время догадалась для этого при сканировании оставлять небольшое поле для подписи.

[/q]

Хороший метод! Вероятно приму на вооружение. Оставлять место сразу при сканировании - сохранит потом добавление места для подписи. Другое дело, что я уже и так все фотографии отсканировал, поэтому лично мне уже поздно "пить боржоми" касательно оставления места при сканировании. А вот что касается подписей, то Вы упрочили мое видение, что фотографии хорошо подписывать прямо на них самих - это убирает так нелюбимые мной (да и не только мной) лишние привязки к софту: к примеру, в Windows у меня, если делать просто длинные подписи самого файла (просто название файла), то, если оно и вместится (далеко не всегда даже при сокращениях), то часто случаются всяческие глюки вроде неоткрытия затем файла и все такое. Так что метод с подписью на самом фото - хорошо.


coika написал:

[q]

Подписываю фотки и обрезаю я с помощью программы FastStone Image Viewer

[/q]

Я для просмотра и обрезки использую Xnview. Возможно когда-то использовал и Вашу - обращу внимание еще раз.
Скажите, как я Вас понял, в этой программе можно подписывать именно саму фотографию? То есть не название файла, не метаинформацию, а именно располагать текст прямо поверх фотки?

sovietwave написал:

[q]

поэтому лично мне уже поздно "пить боржоми" касательно оставления места при сканировании.

[/q]

В нелюбимым многими Фотошопе весьма просто увеличить размер холста, тем самым добавив чистое поле для надписей.