Хранение электронных копий документов

xax_nv написал:

[q]

Это смотря с каким разрешением сканировать

[/q]

600~800 dpi … а нужно ли больше? если только фото редкая и хорошего качества + сканер нормальный

vnbob написал:

[q]

...не вижу
смысла экономить на месте, сжимая tiff в архив, или сливая 12 jpeg в один, получая потом возможный гемморой

[/q]

Я сливаю сканы в один файл лишь для удобства восприятия, например если у меня в папке с персоной будет храниться его паспорт, то мне хотелось бы чтобы это был вариант не "Pasport1.jpg, Pasport2.jpg, Pasport3.jpg, Pasport4.jpg, Pasport5.jpg...", а просто "Pasport.tiff", природно все сканы одного документа хранить в одном файле, а не в нескольких, для этого можно применять формат PDF, DJVU, TIFF, другие. Но это дело вкуса. Другим же я не советую TIFF, т.к. не все проги его читают и он не воспроизводится на многих ДВД-плейерах.
Ну а при объединении нескольких сканов одного бумажного документа в один TIFF-файл, если не использовать JPEG-сжатие, то я получаю несжатые файлы огромного размера, мне просто совесть не позволяет хранить изображения в несжатых форматах BMP и прочих, у меня и так размер папки Genealogy уже почти 2 гига, а мне нужно её ещё раздавать родственникам, носить на работу для резервного хранения свежей копии.

ist, В определённых случаях и PDF применяю, вот как раз наверное если 40 страниц, тогда тоже будет PDF. Но у меня много 2-3 страничных документов (сканы писем от родственников), такое я предпочитаю хранить не в PDF и не в нескольких отдельных JPG, а сами знаете как .

мой опыт:

1. есть файл Excel называется "Опись документов". Состоит из таблички со следующими столбцами:
Шифр ФИО Крайние даты Название документа Источник Как получен Платно
Фонд Опись Дело Листов

Пример шифра:
для Иванова Ивана Ивановича, есть отсканированная справка о рождении 01.01.1900, получена июнь 2014, отсканированная справка о смерти в 1950, получена в марте 2014.

вношу это в опись так:
Шифр, подобно архивному:
Фонд - 1-я буква фамилии
Опись - нумерация по порядку Ивановых, например, у меня 10 Ивановых, пусть этот будет номером 3.
Дело - это документ, пронумерованный в хронологическом порядке даты, которая есть в документе, т.е. если справка о рождении получена в июне 2014, а содержит дату 01.01.1900, то эта справка будет первой, справка о смерти - 2-ой.
Листов - количество листов в бумажном файле, не в электронном.

Шифр получается таким: Ф.И Оп.3 Д.1 - справка о рождении, Ф.И Оп.3 Д.2 - справка о смерти.

Ограничения: 1. Т.к. я сохраняю документы по хронологии события от рождения к смерти, то если по Иванову И.И. неполный "комплект" документов, то, при получении дополнительного документа, нумерацию дел по Иванову И.И. нужно будет менять. В Excel, в принципе, сделать это не сложно.
как вариант, делам можно присваивать номера тогда, когда собрали все документы. 2. Количество листов в электронном файле и бумажном у меня разное, но в опись внесено количество по бумажному файлу, сделано так, чтобы контролировать потерю листа в бумажном файле, если что-то случилось.

2. Сам скан документа называю так: Шифр ФИО_краткое описание, например: Ф.И Оп.3 Д.1 Иванов И.И_спр рожд.
3. сканы храню в электронной папке с полными ФИО, так и называется Ф.И Оп.1 Иванов Иван Иванович, в ней созданы подпапки: "Ф.И Оп.1 Дела" - здесь все сканы по каждому документу, "Переписка с Архивами" - она без номера, храню ответы архивов, "Запросы" - сохраняю запросы, если нужно (удобно использовать как шаблоны для запросов по другим людям), файл "Опись Иванов И.И" - содержит часть описи из электронного файла "Опись документов", которая относится только к Иванову И.И.
4. сканирую все документы, в бумажном виде храню только то, что считаю нужным. Т.е. электронный и бумажный архивы у меня по количеству листов не совпадают.
5. в бумажном виде все документы храню в подвесной папке, с ярлычком Ф.И Оп.1 Д 001-350 Иванов И.И, разложены по порядку, от 001 до 350, номер проставляю карандашом (чтобы, при необходимости, изменить) в правом верхнем углу.

для поиска:
1. захожу в общий файл "Опись документов", нахожу нужного человека, смотрю шифр нужного мне документа
2. перехожу в электронный архив, архив же уже отсортирован по названиям, ищу папку нужного мне Иванова, проваливаюсь в папку "Дела", нахожу то, что нужно.
3. в бумажном виде поиск такой же, нашла папку, нашла дело, т.е. документ.

подборку документов по теме составить легко, функция сортировки, только нужно следить за тем, чтобы все однотипные документы называть одинаково, если справка, то везде "справка", а не где-то "спр".

ну, и не забывать делать резервные копии архива.

Maksim Andreevich написал:

[q]

А если один документ касается несколько персон, то копируете его во все соответствующие папки?

[/q]

да, и в папки и в опись.
на мой взгляд, это совсем не сложно, горячими клавишами "ctr+c," - копировать, "ctr+v" - вставить, нажать F2 - изменить название файла.