Ликбез по СУБД

Ну, мы здесь обсуждаем инструмент, удобный, вроде микрокалькулятора, которым сможет пользоваться любой генеалог.   За достоверность собираемой информации он сам перед собой будет отвечать. И что вносить в первую очередь, он сам решит. А потом он сам решит, с кем стоит объединить базы, чтобы лучше двигаться дальше, а с кем не стоит, потому что он исследователь неаккуратный и мог чего-то напутать
Как я понимаю, если все получится, как хочется, мы это просто выложим так, что можно будет это скачать (конечно бесплатно, ведь и попытки разработать не оплачиваются), потом еще усовершенствуем и, дай Бог, получим нужную всем вещь... Если получится.

1. Насчет населенных пунктов, м.б. действительно удобнее использовать второй из двух вариантов структуры базы, предложенных Иваном.

2. И второй момент - при вводе населенных пунктов в базу отталкиваться от документа, не пытаться переосмыслить на стадии ввода то, что написано в источнике. В противном случае ошибки неизбежны. Потом уже, если потребуется унифицировать названия, оставлять вариант "как в источнике" в примечаниях.

Далее, каждому типу адм. деления присваивается свой ID. Например, губерния - 109, уезд - 118, слобода - 136, волость - 137, стан - 143. А для населенных пунктов один ID (например 245). Тогда запись будет выглядеть примерно так:

109 = Сибирская
118 = Верхотурский
136 = Арамашевская
245 = Таборы = деревня

Это к тому, что в другом источнике, например та же деревня, будучи деревней, может быть названа по ошибке селом, надо фиксировать так как в источнике, мы ведь не будем знать как оно на самом деле было в каждом случае.

И вообще, это ведь не база данных по административному делению, это деление здесь не самоцель, а как вспомогательное средство для генеалогии. Ведь по адм. делению существуют отдельные базы (у нас, например, знаю, что идет пополнение базы по АТД Свердловской области только там настолько все продумано, все полустанки учитываются. Нужна ли нам такая конкретика? Главное - идентифицировать человека на местности, а не населенный пункт на местности, это уже задача исторической географии, которая, в нашем случае не самоцель.

Если у Роджера "Офис- профешинал" установлен, то Аксесс обязательно должен быть.

Просто для примера, база, которой для своих нужд пользуется сам Liss. Я ее положила на нашем сервере, заархивированную - https://vgd.ru/baza.rar. Ну, то есть чтобы посмотреть, ее надо себе сохранить, разархивировать, там будет три файла:
NoTree.mde - пусковой файл базы данных
NoTree.hlp - файл Help (стандартный файл помощи)
и Прочти.txt, там написано, что этот архив самораскручивающийся, но это не так, я его переархивировала
-Сначала желательно прочитать  файл Help. Его можно открыть автономно, но  можно открыть и из базы данных нажатием специальной кнопки (?)  на форме, или F1 в любой момент.
-Затем можно запускать NoTree.mde  , если у вас есть Access-2000  или выше.

Ludmilla, если еще не пропал интерес к городам и весям, то можете посмотреть здесь.
По России число записей - 317511. Указаны географические координаты пунктов. Размер файла 11Мб. Жаль, что на русском такой информации нет. :(
Данные можно перевести в формат Access.