По какой причине в архивах списывают документы?

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

microArt написал:

[q]
По какой причине метрическая книга (вообще, документ бессрочного хранения) может выбыть (списан) из государственного архива?
[/q]

Например, в случае передачи дела из одного регионального архива в другой.

Нет там таких пометок.

Прилагаю листы описи.

Терсинец написал:

[q]
Например, в случае передачи дела из одного регионального архива в другой.
[/q]

А такое бывает?

microArt написал:

[q]
Нет там таких пометок.
[/q]

Кто ж теперь поймет, почему нет пометок?... Вот, например, опись ЦИАМа - с пометками. Но обязательно ли было их делать или это их собственная практика?

microArt написал:

[q]
Нет там таких пометок.
[/q]

В конце каждой описи есть листы с движением дел, в которых отмечаются дела выбывшие, списанные, утраченный и т.п. , с указанием документа на основании которого дело выбыло или добавлено.

G_Spasskaya написал:

[q]
А такое бывает?
[/q]

В советское время такое практиковалось.

microArt написал:

[q]
Интересно, если запросить в ЦГИА (это же, наверное, ЦГИА С-Пб) копию акта, дадут ли?
[/q]

Просите не копию, а информацию о том, куда выбыло.

microArt написал:

[q]
Нет там таких пометок.
[/q]

В описи достаточно написания, что дело выбыло. А уж куда оно делось (уничтожено, переведено в другой фонд или в архив и т.п.) фиксируется в книгах поступления и выбытия дел. Эта книга относится к внутренним документам архивов и у пользователей нет доступа к ним. Иногда бывает судьбу дела фиксируют в описях, но это не обязательно, т.к. описей в архиве может быть несколько экземпляров.
Информацию куда выбыло дело нужно запрашивать в архиве.

microArt написал:

[q]
копию акта, дадут ли?
[/q]

Я думаю вряд ли. Скорее всего предоставят информацию из этой книги.

G_Spasskaya написал:

[q]
А такое бывает?
[/q]

Бывает.
Пример тому Липецкий архив, в который были переданы метрические книги и другие документы из разных др. региональных архивов по нас. пунктам которые вошли в состав Липецкой области из других областей при ее образовании.

Не совсем описи, но тоже ушли под списание и попали на интернет-аукцион. https://meshok.net/item/204346...М_1905_ГОД

Ответ архива по этому поводу, которому было отправлено письмо на имя директора

<...> Относительно его содержания сообщаю, что в 1980-е гг. в архиве проводилась большая работа по фонду 876 - Кораблестроительные чертежи (Коллекция). Были усовершенствованы многие описи данного фонда, одновременно часть документов, которые, в соответствии с руководящими установками, были сочтены не представляющими исторической ценности, а также некоторые дублетные материалы, были выделены к уничтожению и, по решению Экспертно-методической комиссии архива, сняты с государственного учёта. При этом часть таких документов была уничтожена, часть - передана по акту Центральному военно-морскому музею. К сожалению, в процессе уничтожения документов часть из них разошлась по рукам; Центральный военно-морской музей большинство полученных от архива чертежей также не поставил на музейный учёт, многие из них попали в частные руки и теперь "всплывают" на аукционах и в антикварных магазинах.
Чертежи, выставленные на аукционе "Мешок" участником под ником "старецFura", включая тот чертёж, ссылку на который Вы любезно переслали, были замечены сотрудниками архива в августе 2020 г., тогда же проверены по актам о выделении к уничтожению - все они сняты с государственного учёта.
Конкретно заинтересовавший Вас чертёж по крейсеру "Адмирал Макаров" имелся в архиве в трёх экземплярах, на хранении был оставлен один. Вы можете посмотреть действующую опись на сайте архива в формате pdf:
https://rgavmf.ru/sites/defaul...2_full.pdf
Речь идёт о деле № 11. В графе "примечание" первоначально было указано 3 экземпляра, эта цифра зачёркнута, проставлена "единица". Тогда же, в августе, наличие оставленного на государственном хранении экземпляра чертежа было проверено в архивохранилище - он на месте.
С уважением,
Алексей Юрьевич Емелин,
заместитель директора РГАВМФ
+7-911-1896267
eay@rgavmf.ru

Добрый день
Нашел по описи в РГИА Ф.1343 Оп.20 Д.1627 Дзевицкие и вижу пометку Выбыло ЦГИАЛ.
Но в ЦГИА поиском ничего не выдает.
Что бы это значило и сохранилось ли оно? Как его искать в ЦГИА?

GeorgSh написал:

[q]
Нашел по описи в РГИА Ф.1343 Оп.20 Д.1627 Дзевицкие и вижу пометку Выбыло ЦГИАЛ.
Но в ЦГИА поиском ничего не выдает.
Что бы это значило и сохранилось ли оно? Как его искать в ЦГИА?
[/q]

ЦГИАЛ - бывшее название РГИА. Дело не было обнаружено в ходе ревизии, проведённой 17.07.1947 года. Утеряно, пришло в непригодное для хранение состояние и т. д.