Способы организации хранилища метрических книг.

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

Размышления на тему возникли, когда я затеял выкачать книги с FS по Чернскому уезду.
Конечно, хранить их в режиме "только для себя", если тебе нужна пара сел, никакого смысла нет: лишь перевод времени, денег и дискового пространства.
Поэтому, конечно же, надо выкладывать все это в общий доступ.
С физическим хранилищем вопросов не возникло: свободных полтерабайта на дропбоксе, вроде бы должно хватить. Если не сбился со счета, то по уезду на FS около 350 пленок, это значит 300 с чем-то Гб.
Вопросы начинаются, когда задумываешься об организации, о структуре хранения.
Ясно, что просто перекачивать пленки "как есть" смысла нет никакого. Во-первых, FS с исходными пленками худо-бедно, но через прокси доступен. Во-вторых, никакого смысла частично дублировать хранилище admiral21 на Google Drive я не вижу.

Значит, пленки надо резать. Но как?
Вначале начал резать по делам. С точки зрения конечного пользователя - это нужная вещь, так как сплошь и рядом границы пленки не совпадают с границами дела, и одно дело, начинаясь на одной пленке, переходит на другую. В результате, в поисках одной-единственной странички пользователю нужно просмотреть не одну, а две пленки, поскольку никогда заранее не известно, на какой из пленок находится нужная метрическая книга. А каждая пленка - это тысяча кадров...
К слову, такой принцип хранения (по делам) реализован у.ГАТО. Но удобство конечного пользователя вряд ли беспокоило архив в первую очередь. В конце концов, система у них коммерческая, доступ к отсканированным материалам платный, причем повременной. Так что, чем больше времени проведет исследователь на сайте, тем будет лучше для архива (с финансовой стороны). И все же: пленка, порезанная на дела, много удобнее.
Но тогда напрашивается следующий шаг: резать на приходы (села), причем сразу, не тратя времени на разрезание на дела. Ведь пленок - три с половиной сотни (UPD.Три с половиной сотни - не пленок, а "айтемов" на пленке. Самих пленок раза в 2 меньше). И на каждой обычно два или три дела. Даже просто найти начало и конец каждого займет, положим, с минуту. А потом еще и перекопировать найденное. И все умножить на 350.

Значит, решено. Режем сразу на приходы. Тем более, ведь что интересует конечного пользователя? Метрическая книга по конкретному приходу за конкретный год. Таким образом, если наш конечный пользователь будет сразу иметь ссылку на приход (а внутри этой ссылки сразу видеть набор книг, разложенных по годам), он сэкономит кучу времени. Ему даже не нужно будет смотреть "слепой" скан описи: если только в дальнейшем ему не понадобится правильная ссылка на дело. Но и она ведь может понадобиться лишь после того, как требуемая запись в деле (книге) будет найдена.

Подытожим. На сегодняшний день пользователь, чтобы просмотреть конкретную метрическую книгу, зная лишь село (приход) и интересующий год, проделывает следующие операции:
- определяет по описям фонд, опись и номер дела;
- просматривает целиком дело в электронном каталоге (как в ГАТО) с повременным платным доступом, находит нужную метрическую книгу (это примерно полтысячи листов);
- или заходит на бесплатный, но заблокированный в России FamilySearch, по фонду-описи-номеру дела находит нужную пленку (или пленки);
- просматривает пленку или пленки, находит нужную метрическую книгу (размер одной пленки около тысячи листов);
- изучает уже нужную МК.

Далее, для каждого следующего года процесс повторяется.

Предлагаемая же выше система хранения позволяет достичь того же результата двумя кликами мыши: по ссылке попадаем в папку прихода (села), а затем - в папку с нужным годом.

Сразу встреченные подводные камни при нарезке по приходам буду перечислять. Тут возможны ручные ошибки.
1. Разные названия сел в описях за разные года. Там ведь как слышится (на обложке м.к.), так и пишется в описи. Например, Ержино-Казанское и просто Казанское - это одно и то же? Ну то, что Бобрики = Успенское я знаю.
2. И наоборот, бесконечные Троицкие, Вознесенские и Никольские. Хорошо, если с уточнением вроде "на Филиной Зушице", а если нет? То есть, каждый раз придется проверять по названиям деревень, именам священников, названию церквей и т.д.
3. Бывает, что конец м.к. и начало следующей - на одной фотографии. Значит, такие листы надо дублировать.
4. Бывают книги без начала, то есть без стартовой обложки с названием села, и они запросто могут попасть в папку с предыдущей книгой на пленке. Надо всегда контролировать конец книги.
5. А еще, бывает, попадаются и такие страницы, как на фото.
6. А еще есть ошибки на пленках. Например, пленка 2011526 - прямое продолжение пленки 2011525. И на этой 25-й дело 93-2-976 обрывается "на полдороге". А 26-я пленка начинается с кадра "дело 93-2--868" (по факту, к счастью, продолжается 976-е дело).
7. Ага. Иногда одна книга даже разрывается между пленками. Тут плохо, поскольку нумерация кадров идет на пленке сплошняком, начало и конец книги в папке будут переставлены местами. Это пока так и оставлю, до лучших времен. Надеюсь, таких книг немного.
8. И даже в собственно делах (бумажных) возможны ошибки. Так, дело 93-3-1628 начинается, вроде как, с Ержина. Но самые первые пара листов явно приехали из другой м.к. - пока неидентифицированной. Не совпадает ничего, кроме года, ни почерк, ни нумерация с датами, ни священник и псаломщик. А ведь, скорее всего, эти листы потеряны в той, другой книге.

Тоже подумывала об этом. Скачала в свое время по Туле пленки, думала тоже начать их резать, переименовывать... Потом поняла для себя, что неслучайно в архиве такого не делают - потом не найдешь концов в ссылках. Да и времени это займёт неимоверно...а практического эффекта, кроме как "для будущих пользователей"...
Бросила, ничего делать не стала.
А вот сейчас, пишу этот пост и понимаю, что надо бы сделать с этими пленками! Полный и подробнейший указатель! Причём в конечном итоге привести его в вид списка не по пленкам, а по церквям, чтобы было сразу видно: церковь такая-то, такой-то год - на таком-то кадре такой-то пленки. При этом и удобство сохраняется, и структура не нарушается (т.е.если понадобится отсылка на архивный шифр, она окажется действительной)

G_Spasskaya так ведь вот он, указатель: в соседней теме рождается.
Понимаете, вопрос о том, как конкретно технически реализовано все это дело там, ЗА указателем, становится вполне себе десятым. Важна сама логика указателя, и тут вы совершенно правы, я по этому пути и пошел. Я в читальном зале Смоленского архива видел такую штуку: дела (целиком прям) переведены в пдфки, а на начало каждой книги ведет закладка. Набираешь в поиске по закладкам название села и высвечивается страничка, по ней щелкаешь - и попадаешь, куда нужно.
Но тут вот в чем дело: чтобы такой указатель составить, пленку (в нашем случае) или целый скан дела (в случае ГАСО) все равно придется перелистать с начала до конца.
Так отчего сразу и не порезать, как раз на это времени уходит даже меньше, чем на собственно перелистывание. Зато сразу плюс: удобство скачивания, уходим от многотонных пленок и дел.
Ведь система организации книг по пятисотстраничным делам - это тяжкое наследие "бумажных" времен, когда это был единственно разумный и компактный способ хранения. Но мы-то в цифровом мире, чай, уже живем. Можем организовывать информацию по своему усмотрению.

Что же касается того, что будто бы потеряется система отсылок - так никуда она не девается. Описи-то старые остаются. И в том (и только том) случае если понадобится ссылка на фонд-опись-дело, берется опись и по нужному году быстро находится конкретный номер дела. А номера листов есть на сканах.

А вообще, тут обычная история: начинаешь решать какую-то совершенно локальную узкую задачу (как в этом случае, мне понадобились книги по двум соседним приходам), появляется столько "отходов производства", что начинаешь думать, как их пристроить с пользой дела. Потому что всегда обидно выбрасывать 95% информации на свалку истории.

Не попадались ли МК по Спасское-Ершово за период до 1891 года? Такое ощущение что либо до 1870-80 годов оно называлось как то иначе, то ли их просто нет(хотя другие приходы по Черни и окружающим селам есть)
И второй вопрос- выкачивали по одной страничке? Или есть более скоростные методы?