Техническое задание по оцифровке документов Государственного архива Хабаровского края в рамках реализации проекта «Вспомнить каждого»
СВЕДЕНИЯ ОБ ПРОЕКТЕ
Перечень, объём проводимых работ в рамках проекта
1.1.Перечень проводимых работ:
Работы по оцифровке архивных документов из фондов краевого государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» (далее – ГАХК).
1.2. Место проводимых работ:
Работы по оцифровке архивных документов проводятся по месту нахождения Заказчика по адресу: г. Хабаровск, ул. Запарина, 75.
2. Объем проводимых работ:
2.1. Оцифровка архивных документов (далее – дела), включающая в себя:
Сканирование 59 дел в количестве 30000 (тридцать тысяч) страниц, переплетенных или сшитых в дела. Формат дел А4 или приравненное к формату А4.
3. Порядок и условия проведения работ:
3.1 Сторона 2 выдает дела, подлежащие оцифровке Стороне 1 с оформлением следующих документов:
- маршрутного листа (в котором указывается номер фонда, номер описи, номер дела, количество листов в деле, дата оформления маршрутного листа) (Приложение № 2);
- записей в книге учета передачи дел (в которой указывается ФИО выдавшего и получившего, количество дел, дата передачи), имеющейся у Стороны 2;
- перемещает в помещение, выделенное для проведения работ.
3.2. Сторона 1 получает дела, подлежащие оцифровке, с оформлением Заказа на выдачу и сдачу дел (Приложение № 4).
3.3. Сторона 1 после получения дел, проводит работы по оцифровке дел на собственном оборудовании в помещении Стороны 2 в соответствии с требованиями режимов и порядком сканирования. В случае необходимости, Сторона 1 может воспользоваться оборудованием Стороны 2.
3.3.1. Режимы сканирования:
- полноцветные изображения в режиме RGB с цветовым разрешением 24 бита для всех дел;
- формат выходного файла JPEG;
- разрешение 300 dpi
3.3.2. Порядок сканирования:
Сторона 1 последовательно сканирует по одному делу в соответствии с режимами сканирования, предусмотренными пунктом 3.3.1.
В деле должны быть отсканированы все листы, содержащие какую-либо информацию.
В целях исключения потери информации на электронном образе в сравнении с оригиналом (к примеру, текст уходит в корешок), Сторона 1 аккуратно выполняет расшивку дел, сохраняя порядок всех листов и вложений для последующей сшивки.
Сторона 1 проверяет графические образы на соответствие качеству сканирования.
Качество сканирования определяется последовательным просмотром всех графических образов, находящихся в директории дел, на соответствие следующим требованиям:
- первым графическим образом должен быть графический образ титульного листа;
- вся информация на графических образах должна читаться, за исключением тех случаев, когда она не читается на оригинале;
- графический образ сравнивается с оригиналом
В случае если на графическом образе происходит потеря информации, обусловленная физическим дефектом оригинала (оторвана часть листа с информацией, размыт текст и т.п.), то данная информация вносится в Протокол физического брака в свободной форме с предварительным согласованием со Стороной 2.
Графические образы страниц дела должны быть ориентированы по тексту, выровнены и обрезаны по краю листа, по возможности производится обработка графических образов документов (увеличение/уменьшение яркости, контрастности и т.д.).
Графические образы одного дела сохраняются в одну отдельную директорию с файловой структурой:
<Фонд n>
<Опись n>
<Дело n>
<графический образ m>, где m – восьмизначный порядковый номер файла, начинающийся с №0. Номер последнего графического образа соответствует количеству образов в директории.
Файл с образами обложки
Файл с образами страницы 1
Файл с образами страницы 2…
Файл с листом-заверителем.
4. Передача дел и графических образов Стороне 2.
Сторона 2 сшивает архивные дела, расшитые в процессе оцифровки Стороной 1.
Сторона 1 возвращает дела Стороне 2 с внесением данных в бланк Заказа на выдачу и сдачу дел.
Сторона 1 записывает переносной жесткий диск сформированный массив графических образов и передает Стороне 2 на проверку.
Переносные жесткие диски должны иметь следующие характеристики:
- ёмкость – позволяющая вместить оцифрованный массив графических образов;
- тип диска – переносной жесткий магнитный диск.
Сторона 2 просматривает графические образы на предмет соответствия требованиям по качеству сканирования, описанных в пункте 3 данного Технического задания.
В случае обнаружения недостатков, и наличия технической возможности их исправить, Сторона 1 выполняет повторное сканирование данных образов с целью устранения недостатка и записывает их на диск соответствующей части массива.
5. Авторские права
Результаты проведенных работ не могут быть переданы Стороной 1 третьим лицам, полностью или частично.
Сторона 1 обязуется не сохранять у себя образы оцифрованных материалов.
После завершения проекта Сторона 1 передает Стороне 2 мастер-копии на переносном жестком диске.
Функциональные, технические, качественные, эксплуатационные характеристики объекта работ
1. Перечень нормативно-правовых документов, используемых Стороной 1 при проведении работ:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 26.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- Приказ Минкультуры России от 03.06.2013 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (зарегистрирован в Минюсте России 14.11.2013 № 30386);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059);
- Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344)
- Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом (опубликовано на сайте Федерального архивного агентства
http://archives.ru) 