Архивы и гражданское сообщество

Хочу предложить новую тему ,которая затрагивает всех нас.
Поскольку мысли и слова имеют возможность сбываться,наши мысли и находки(идеи ),могут быть востребованы.Даже уверен,будут обязательно применены в работе архивных учереждений.
Каким я вижу современный архив.
1.Действительно современным,идущим в ногу со временем.Что это значит.Архив выполняет свои главные функции:
а)сохраняет документы истории нашей страны и её людей
б)передаёт сохранённые данные заинтересованным лицам.Ибо понятно ,что архивы создавались главным образом,для пункта "б".
2.Вытекая из пункта 1-вырисовывается и вторая сторона работы архива:
а)график работы архива,
б)условия работы в архиве пользователя(потребителя),
в)Методы сохранности документов,г)финансирование работы архива,д)уровень ценности и секретности фондов архива.
Пока обрисуем это ,как основные пункты.
Что можно предложить по улучшению работы?Кто как думает по этому вопросу?Может всё прекрасно?,не надо ничего менять?Если надо -то почему и ,для чего?
Вообщем каждый вправе высказать свои мысли ,идеи,для дальнейшего воплощения ИХ в жизнь.
Продолжу ,пока начав с порога.Система охраны(полиция,вневедомственная)вполне устраивает.Вход по докуметам и пропускная система с занесением время прибытия и ухода,вполне достаточны,больше придумывать пока особо нечего,потом может и нужна будет электронная карта постоянного посетителя.Это скорее вопросы к службе охраны. Время работы-в идеале круглосуточно,с перерывами на обед (забота о нас ,очень рьяных исследователях).В здании архива должна быть комната отдыха ,на время перерывов,с каким -то аппаратом ,как на заправках(кофе,булочка и т.л.),а где большая посещаемость-возможен полноправный буфет.
Читальный зал...----------

sadaza написал:

[q]

В здании архива должна быть комната отдыха ,на время перерывов,с каким -то аппаратом ,как на заправках(кофе,булочка и т.л.),а где большая посещаемость-возможен полноправный буфет

[/q]

sadaza, не знаю откуда Вы, но примите к сведению, что в МОСКОВСКОМ ЦИАМ при читзале 1 туалет М/Ж с ОДНИМ общим входом, 2 рукомойниками, 1 сушилкой, 2 нужниками, к счастью, не совмещенными...
Некоторые слабонервные дамочки шарахаются с порога, завидев моющего руки мужика...

...читальный зал
Я вижу в современном архиве такого типа.Он двусекционный,точнее из двух комнат.
Человек попавший впервые,после знакомства с работником Ч.зала приглашается за стол,где присутствует компьютер.Над столом(как и над всеми рабочими столами ,в обоих залах)установлена Видео камера с приличным разрешением.
Также присутствуют микрофоны,наушники.
Посетитель заполняет анкету-вносит свои персональные данные:1-путём набора на компьютере,2-путём написания на листе бумаги(стандартно)3-записывает голосом на звуконосители.После этого он внесён в общую базу архивов страны.
Далее следует знакомство с порядком работы в архиве-опять же в 3х вариантах:
1 -по компу
2-через стандартные бумажные
3-через наушники на слух(автоответчик)
Человек ознакомлен.Пора заказать дела.

Человек впервые,делает заказ.Происходит это следующим образом:
1.заходит в базу архива через комп-набрав Фамилию искомой персоны или нас.пункт.
2.озвучивает в микрофон искомое и ожидает ответ.
Итог А -ответ положительный.
комп выводит информацию выявленных дел по фамилии и нас.пункту(которые есть в базе)
оператор архива,тоже самое сообщает через наушники.
теперь у пользователя выбор:а)заказ фото копий интересующих его
б)выбор звукокопий
в)выбор оригинальных дел-Т.е.делается заказ
1 -по компу
2-через стандартные бумажные
3-через наушники на слух(автоответчик
выполнение заказа происходит через 4 часа(условно).
фотокопии и звукокопии можно просмотреть и прослушать практически сразу.
Итог Б-ответ отрицательный по фамилии
Итог В)-ответ отрицательный по нас.пункту....

Итог Б-ответ отрицательный по фамилии
В таком случае,человек идёт проверенным путём.
зная нас.пункт,откуда его предки он заказывает дела из описей по этому месту,допустим сохранившиеся МК.
Мы помним о праве получить оригинальное дело через 4 часа.
получив дело,читатель проходит к рабочему столу(здесь остановлюсь подробней)
Сам стол описан .Рабочее место напоминает отдельную кабину переговорных пунктов.
дело положено на стол(камеры и микрофон включились)-началась работа.
Камера ведёт фотографирование страниц,индексирует нас пункт,№фонда,дела-т.е.создаёт электронную фотокопию.
микрофоны записывают голос читателя,создавая звукокопию,прочитанного.Читатель вправе после работы (забрать,выкупить-здесь возможны разные варианты) копию звукокопии.
Всё,что он пролистал,прочитал вносится в базу архива(архивов) и личную папку читателя-пользователя.

Итог В)-ответ отрицательный по нас.пункту.
Т.е.фамилия может присутствовать,а нас.пункт надо выявлять.Это можно делать по различным описям.Процесс работы,тот же ,что описан в предыдущем сообщении.
Если оказалось,что данное место теперь в другом регионе,пользователь заходит в Объединённую базу архивов.
Посылается электронный запрос в другой архив.
В результате читатель получает фотокопии и звукокопии из другого архива,и работает с ними
все находки идут в его папку.
Если ничего не обнаружено в фондах другого архива,там остаётся папка с запросом,в которую будут поступать все возможные находки в дальнейшем-автоматически,т.е.
данные обновляются.------------....

Зачем далеко ходить? Смотрите на Эстонию и её национальные архивы: достаточно из любой страны через интернет зарегистрироваться на сайте, и доступ к ревизиям, метрикам, переписям и многим другим документам обеспечен. Не выходя из дома можно заниматься поиском в удобное время.

Решение вопроса о сканировании документов поможет решить и проблему сохранности документов, и проблему доступа к особо ценным и ветхим документам.

Как я вижу организацию работы архива,с фондами.
Читатепь запросил дело.Оно :
1.россыпь
2.ОЦ
3.СФ
1пункт-работник хранилища выявил,что дело"дрянь",в плачевном состоянии.
он его регистрирует-опять же за своим раб.столом(фото и звуко запись)
и в этот же день отправляет в отдел ремонта дел,где
дело поступает на фотозапись.После этого,дукумент уже в базе и можно
работать с фотодокументами в этот же день.
Сшивка происходит,сразу после ,освобождения рабочего места для сшивания дел.после ремонта дело возвращается хранителю.регистрируется
(оповещается база,что дело в работе).

2пункт-запрошено ОЦ дело.
Хранитель зарегистрировав №дела передаёт его в отдел копирования.Дело поступает сразу на копирование-в этот же день,читатель может работать с копиями дела.

3 пункт-дела секретные.
Этот пункт особый,ввиду не совсем понятных критериев секретности
(покрайней мере для меня).Поэтому мои предложения такие:
1.дела подразделяются на категории
А-без снятия грифа "секретно"(закрывается даже название дел-в открытом
доступе-чтоб не будоражить народ)Это скорей всего воен.секреты:
создание бомбы,лаз.оружия и т.п.
Б-снятие грифа по решению правительства.Они описаны,опубликован примерный характер
дел.(ждут благоприятной полит.обстановки,Воли самого правителя и т.д.)
после подписания указа и опубликования-открывается доступ.
В-Временно секретные дела.На них штампуется время засекречивания(когда ),
срок засекречивания или дата снятия Грифа. Понятно- после даты они в работе.Все они в каталогах и в базах архивов.
Срок для категории В-мне кажется не должен быть более
среднего возраста жизни в стране.Т.е,по России не более70 лет.

Возможна Категория С-условно секретные.
Это скорей форма допуска к информации генеалогического порядка.
Т.е.если в секретных фондах,есть генеалогическая информация,человек вправе через залрос получить справку о доступных(не секретных)сведениях.
Пример:Допустим в описи ФР-1212 находим дело18-"о дезертирстве Иванова и ещё37 человек из армии",год 1918 СФ.
делается запрос-"Прошу предоставить сведенья,о Иванове-Анкетные данные
(место рожд.,год,состав семьи,)и место службы,должность.
Работники архива,если эти данные есть и не подпадают под гос.тайну
выдают справку.

Теперь можно прикинуть по финансовой стороне всего этого переустройства.
о финансировании услуг архива,о работниках архивов.о плюсах
и минусах предложенного.....---------