Цель этой работы — дополнительное разъяснение технологии работы с архивами и архивными фондами. Как было уже вкратце описано в первой статье цикла — работа с архивами расширяет область познания в деле проведения генеалогических исследований, поэтому этот этап в работе генеалога является одним из важнейших, но, в силу своей специфики, в то же время и довольно сложным в исполнении.
Статья подготовлена после скрупулезного изучения материалов, представленных в интернете, а также по личному опыту автора взаимодействия с государственными архивами и архивными службами.
Что такое архивы
Архив — это государственное учреждение, которое владеет, пользуется и распоряжается частью документов Архивного фонда России, постоянно хранит их, обеспечивает целостность исторически сложившихся документальных комплексов и условия для их использования, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения.
Как видно, работа с гражданами у архивов стоит далеко не на первом месте. Кроме того, сотрудники архивных служб руководствуются в своей работе множеством законов, нормативных актов и прочих основополагающих документов, которые регламентируют деятельность архивных учреждений. Поэтому первой и главной задачей архивариусов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, поэтому ответы на запросы производятся по мере наличия свободного времени.
У каждого архива есть устав, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, нормы времени и нормы выработки на основные виды работ и операций. Архивы составляют годовые, а то и перспективные планы, где определяются приоритетные направления, виды работ, проводится расчёт бюджета рабочего времени, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий. План согласовывается вышестоящим органом управления архивным делом и утверждается директором архива. Этим и обусловлена медленность работы архива при выполнении запросов граждан — при появлении множества генеалогических запросов сотрудники архива ставят их в очередь и выполняют только при наличии временных ресурсов.
Типы запросов, отсылаемых в архивы
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определённой проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, Рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
Архив не обязан отвечать на все запросы. Ответы даются только на такие, при написании которых выполнены определённые правила — запрос должен содержать: сведения о том, кто написал запрос, т.е. название организации или фамилию, имя и отчество гражданина; почтовый адрес, чтобы можно было ответить на запрос по почте; тему — то есть должно быть чётко сформулировано, что именно необходимо узнать; хронологические и географические рамки запрашиваемой информации — просить найти всех носителей определённой фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны. Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли запрос, а потом звонить ещё неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы всё было написано понятно.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или даёт организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними — архив заранее высылает уведомление о том, сколько придется заплатить за исполнение запроса.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.
Бесплатные и платные услуги
Часть запросов архивы обязаны выполнять бесплатно. Архив не может взимать плату за выполнение социально-правовых запросов граждан. Это включает в себя запросы о:
подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,
прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,
избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почётных званий,
нахождении на излечении,
получении образования;
лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселённых, лишённых избирательных прав и др.);
пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
реабилитации.
Впрочем, плату могут взимать и по социально-правовым запросам: за срочное исполнение запросов (в течение 1 — 5 дней с момента обращения) по просьбе и с согласия заявителя; выдачу дубликата или переоформление архивной справки взамен утраченной или испорченной по вине заявителя (кроме несчастных случаев, зарегистрированных документально); изготовление нескольких экземпляров архивной справки по просьбе заявителя; исполнение запросов о трудовом стаже и заработной плате за период свыше 5 лет (60 мес. подряд); запросов об имущественных правах.
Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлён, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в пятидневный срок с момента поступления запроса в архив.
Также нельзя взимать плату за обслуживание в читальном зале архива (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации). Архив может самостоятельно определять категории юридических и физических лиц (пенсионеры, инвалиды, детские дома и др.), для которых работы и услуги осуществляются бесплатно или на льготных условиях.
Номенклатуру платных работ и услуг, выполняемых архивами, устанавливает Федеральная архивная служба России. Архив на этой основе может разрабатывать более детальный перечень, который утверждает директор. Виды и объёмы платных работ и услуг включаются в план. Для их выполнения в архиве могут создавать специальные структурные подразделения или временные трудовые коллективы, но запланировать это всё равно нужно заранее, сразу сделать это невозможно.
Архив устанавливает цены на выполняемые платные работы и услуги, исходя из их производственной себестоимости и рентабельности, с учётом действующих налогов. В разных архивах эти цены различаются весьма существенно. Цена может устанавливаться и по согласованию с потребителем. Цены на платные работы и услуги утверждает директор архива.
Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке. Информация заявителю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.
Не стоит пытаться нанять работника архива для проведения генеалогического исследования в приватном порядке, не договорившись с директором архива. Они не могут просто взять документ и изучать его. Выдача документов работникам архива оформляется заказами (требованиями) и регистрируется в книге выдачи документов из хранилища в рабочие помещения, в которой расписывается получивший документы работник. Заказы (требования) работников архива визируются руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения необходимости получения этих документов для работы. Заказы (требования) работников архива находятся в хранилище до истечения срока их хранения. В принципе, можно попросить директора архива порекомендовать кого-нибудь из сотрудников для выполнения каких-то дополнительных работ.
На выполнение каждого официального заказа отводится определённое время. Заработная плата работника не зависит от того, насколько хорошо он выполнит заказ и найдёт ли то, что требуется, но, не среагировав на запрос в срок, он может пострадать. Поэтому, если в запросе будет неправильно указано, например, наименование населённого пункта, весьма вероятно, что архив сообщит, что такого селения не существует в природе, и на этом всё закончится. Поэтому запросы надо писать как можно более точно. Лучше заранее знать, какие именно архивные документы содержат нужную информацию и указывать их в запросе. Узнать это вполне возможно.
Архивные материалы
Все документы в архиве должны быть учтены. Основные единицы учёта — архивный фонд, архивная коллекция (опись) и единица хранения (документ). Документы могут подразделяться на листы.
Архивный фонд может состоять из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица; отдельного лица, семьи, рода; или же быть объединённым, то есть образоваться в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи. Архивной коллекцией (описью) называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединённых по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных объединений и организаций, физических лиц, расформированию не подлежат. Единица хранения документов на бумажной основе — дело — совокупность документов или отдельный документ, заключённые в обособленную обложку или папку. Единица хранения кинодокументов — физически обособленный рулон киноплёнки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации. Документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются, как правило, по документам или листам. Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчёта 150 листов в одной условной единице хранения.
Схема систематизации единиц хранения закрепляется описью (описями). Внутри каждого раздела примерной схемы единицы хранения группируются по хронологии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведения в зависимости от их объёма и удобства пользования. Описи создаются в трёх экземплярах, третьи экземпляры размещаются в читальном зале.
В семейных фондах на первое место выносятся документы основного фондообразователя, затем документы членов семьи в порядке степени родства. В родовых фондах документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.
Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники:
Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор.
Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.
Указатель — архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.
Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода можно составить запрос таким образом, чтобы в нём было чётко указано не только то, что необходимо узнать, но и по каким именно документам это можно найти. Это существенно повысит вероятность правльного и полноценного ответа.
Возможные варианты ответов архива
При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.
Если документы имеются в распоряжении архива, в результате проведённых работ архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
Архивная справка — официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Изложение текста в справке даётся в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, где работал или учился гражданин, в тексте справки при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках (»Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
Сведения о работе, учёбе в нескольких организациях или учебных заведениях включаются в одну справку. В случаях, если сведения не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала (»Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для её составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Возможно включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.
В справке, предназначенной для направления за границу, поисковые данные документов не указываются. В случае необходимости дополнительные сведения приводятся в сопроводительном письме архива.
Все листы справки должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории России, подписывается руководством архива, исполнителем и заверяется печатью архива. Архивная справка, предназначенная для направления за границу, подписывается руководством архива и заверяется печатью с изображением государственного герба России.
К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа — «апостиля». На справках, составленных архивом, апостиль проставляется руководством вышестоящего органа управления архивным делом.
Архив выдаёт архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.
Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за границу, выдаётся при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.
Архивная копия — официальный документ архива, дословно воспроизводящий машинописным, фотографическим, электрографическим или иным способом, в том числе переданный по другим информационным каналам, текст документа, с указанием его поисковых данных.
При изготовлении ксеро- и фотокопий архивных документов бланк архива не используется.
На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя. Копии документов, предназначенные для направления за границу, заверяются печатью с изображением государственного герба России и подписью руководства архива.
Не производится копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесён ущерб их физической сохранности. Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае. Копирование документов ограниченного доступа производится в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.
При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.
Копирование документов, составляющих объекты авторского права, осуществляется с учётом норм Закона Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».
Объёмы копирования документов, неопубликованных описей, каталогов, других архивных справочников, а также баз и банков данных по заказам пользователей устанавливаются руководством архива в каждом конкретном случае.
На копиях, изготовленных по заказам пользователей, архивом указываются поисковые данные документов. Копии документов выдаются заказчикам или их доверенным лицам, и могут быть высланы по указанным адресам. Вывоз копий документов на различных носителях за пределы России осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры Российской Федерации.
Архивная выписка — официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть текста документа, относящийся к определённому факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.
В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причём связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.
Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.
Информационное письмо — письмо, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определённой проблеме, теме.
Тематический перечень документов — систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учёта по определённой теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.
Тематическая подборка копий документов — систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определённой теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.
Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива.
Выдача подлинных документов об актах гражданского состояния (рождения, смерти, регистрации брака и др.) проводится по согласованию с органами ЗАГС.
Реабилитированные лица, проходившие в качестве обвиняемых (подсудимых, осуждённых) или их родственники, а также лица, в отношении которых осуществлялись фильтрационно-проверочные мероприятия, или их родственники имеют право на получение подлинников сохранившихся в делах документов творческого характера, в том числе рукописей, фотографий, писем и других личных документов.
С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях.
Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда. Изменения объёма фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.
Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.
Отдельные интересные аспекты работы с архивами
В архивах хранятся весьма интересные документы, которые помогают делать не только генеалогические исследования, но и исследования жизни русского общества, его историю, динамику развития, особенности для различных местностей и другие аспекты. Такие документы могут стать подспорьем лицам разлчных интересов, от историков и этнографов до расологов.
В качестве примера можно рассмотреть ту информацию, которую можно получить из данных ревизских сказок после необходимой обработки. В качестве примера взята ревизская сказка X ой ревизии по селу Раёво Шацкого уезда Тамбовской губернии (ревизия проводилась 1 марта 1858 года).
После обработки всех данных указанной ревизской сказки был получен интересный результат по динамике роста численности населения в отдельно взятом селении. В первую очередь был построен график зависимости числа живущих в текущий момент времени персон от года рождения (данный тип графика показателен для выявления общей тенденции развития численности населения). Итого на 1858 год в селе Раёво такая зависимость выглядит следующим образом:
Зависимость числа живущих персон от года рождения
Рисунок 1. Зависимость числа живущих персон от года рождения
Аппроксимируя указанный график с учётом того, что в 1858 году в селе Раёво проживало около полутора тысяч человек, можно предположить, что динамика развития населения шла по колоколообразной кривой, что свидетельствует о том, что общество во первых молодое (не стареющее, как в современной Европе), а во-вторых увиличивается экспоненциальными темпами. Это идёт в разрез с коммунистическим жупелом о крепостном праве и всеобщем рабстве крестьян — рабы так не развиваются.
Второй весьма показательный график освещает динамику рождаемости и смертности населения за 1850 — 1858 гг. По этому графику видно, что даже в самые лютые годины (1853 год и 1856 год), когда происходили какие-то местные неурядицы, рождаемость всё равно превышала смертность в 5 — 10 раз (1858 год во внимание не принимается, т.к. информация в ревизской сказке по этому году представлена только за два первых месяца). Так что ни о каком так называемом «русском кресте» речи быть и не могло.
График динамики рождаемости и смертности
Рисунок 2. График динамики рождаемости и смертности
Такая ситуация прослеживается в каждом населённом пункте, ревизские сказки по которым удалось изучить автору. В свою очередь это свидетельствует, что всё население Российской Империи (бывшее на 90% крестьянами) развивалось подобным образом. Если теперь сравнить полученные графики с подобными, построенными для текущего состояния населения России, то можно сделать очень печальные выводы.
Второй аспект изучения архивных материалов заключается в том, что такое изучение ясно доказывает тот факт, что селения являлись (и до сих пор являются) местами проживания кланов (для расшифровки термина «клан» необходимо обратиться к предыдущей статье). Более того, кланами являются вообще всё множество населённых пунктов, принадлежавших одному помещику (зачастую и сам помещик входил в этот клан).
Этот аспект указывает во-первых на границы поиска информации о предках — в большинстве случаев границы очерчены вотчинами помещиков, которым принадлежали крестьяне, являющиеся предками исследователя (естественно, что речь идёт только о крестьянском сословии). Во-вторых этот факт ясно доказывает, что русское общество всегда было клановым, и тем жило. И только когда кланы разрушили (уничтожение крестьянства, раскулачивание, коллективизация и урбанизация), Русский народ начал вымирать.
Таким образом, одной из задач, которые автор видит в качестве подспорья в поднятии национального духа нашего народа, является восстановление кланов. В одной из следующих статей этот вопрос будет рассмотрен самым подробным образом.
Как обычно, в интернете по адресу
http://roman-dushkin.narod.ru/genealogy.html вдумчивый читатель сможет найти для себя различные шаблоны для отправки писем в архивы, просмотреть примеры нестандартных запросов, а также изучить список архивов России с адресами. Кроме того, по этому же адресу имеются дополнительные информационные материалы, помогающие проводить генеалогические исследования. Автор также будет признателен всем, кто пришлёт свои отзывы и комментарии по адресу электронной почты darkus.14@gmail.com.
