"УКАЗАНИЯ МОЛОДОМУ АРХИВИСТУ"
Л.С.Митрофанова* (* Это, разумеется, не официальный документ, свидетельствующий, однако, о том духе корпоративности, без которого невозможна работа Архива.
Он был составлен советником Историко-документального департамента Лилией Сергеевной Митрофановой, в связи с ее уходом в отставку после почти 40 лет службы в МИД и передачей дел молодому фондохранителю. )
1. Помни постоянно, что тебе в первую очередь доверено хра-нение большого документального богатства.
а) В связи с этим ты должна наладить хорошие, деловые кон-такты с канцеляриями своих структурных подразделений и, если это необходимо, как можно чаще бывать "на местах", с тем, чтобы орга-низовать регулярную и правильную сдачу дел в архив.
б) Старайся вести строгий учет поступлений передвижений и убытия материалов. Веди этот учет только сама!
в) Не ленись фиксировать в своей тетради любое движение дела.
г) Не устраивай завалов. Следи за тем, чтобы дела регулярно возвращались на свои места. При наличии завалов возможна и ошибочная раскладка.
д) Возьми себе за жесткое правило никогда, ни на какое время не класть свои дела в шкаф других фондохранителей и не клади в свой шкаф дела из других фондов, если ты за них не расписалась в соответствующем журнале.
е) Установи для себя железное правило: ничего, имеющего отношение к твоей службе, не оставлять на столе на ночь и не убирать в стол. Заведи специальные папочки для запросов, описей, чернового материала и т.д. Держи эти папки в своем рабочем шкафу.
ж) Если при просмотре дел у тебя в руках окажется целая папка из фонда, не ленись проверить наличие дел в папке и на обложке, сделать пометку "Все дела на местах" - дата, роспись. Это облегчит тебе поиск "заблудившихся" дел.
2. Запросы
Все получаемые запросы (устные и письменные) должны быть учтены в "тетради запросов". В этой тетради ты можешь делать такие пометки, как: "исполнено", "передано тому-то". Если запрос сложный, то не мешало бы записать те дела, где была найдена информация по запросу. (Запросы повторяются даже через 5-10 лет. Поэтому "тетради запросов" надо хранить постоянно.) При фиксации запросов в тетради желательно указывать № и дату регистрации документа. Получила запрос - немедленно его выполняй. Никогда не задерживай у себя запросы! Получила запрос - внимательно прочти его и поду-май о том, как его выполнить при минимальной затрате рабочего вре-мени. Если запрос охватывает длительный период, начинай смотреть дела "с конца", т.е. с позднего периода. Этим ты сможешь сократить свое время на поиск предшествующей документации, т.к. в конце переписки часто дается история вопроса с указанием хронологических рамок.
Желательно "сложные запросы" оформлять затем в виде архивных справок с обязательным указанием шифров дел.
Никогда не спеши говорить "нет!". Это слово произноси громко только тогда, когда ты действительно убедилась, что в твоих делах запрашиваемой информации нет. Но и помни о том, что хороший архивист, если и скажет "нет", то он обязательно подскажет путь дальнейшего поиска, а иногда и совершенно точно скажет, где отложилась запрашиваемая информация.
Если ты, не дай Бог, начнешь отфутболивать запросы, значит, ты пошла скатываться к тем, цена которым грош.
И помни, что самое стыдное в работе, когда ты скажешь "нет", а через некоторое время ты, или еще хуже кто-либо другой, найдет то, чего ты не нашла. И знай, если тебе в этой ситуации будет неловко, стыдно, это еще полбеды, а если этого чувства ты не испытаешь, значит, это уже беда для Архива. Архив не терпит людей, работающих в полнакала, кое-как, без всякой ответственности к выполняемой работе. Такие люди наносят огромный, а иногда и непоправимый вред Архиву, а следовательно народному богатству.
Не используй письменные запросы в качестве закладок в делах, не используй более тонкие дела в качестве закладок в других делах. Это все равно, что искать потом иголку в стоге сена.
Заведи для запросов отдельную папку "Запросы".
Оставляй для себя черновики ответов на стандартные запросы с тем, чтобы не тратить время на очередное составление ответов.
3. Если хочешь стать специалистом своего дела, не избегай такого вида работы, как обработка ранее поступивших на хранение дел.
Со всей ответственностью могу сказать, что те сотрудники, которые, не поняв всей важности этого вида работы лично для них, считая ее невидной и непрестижной, так и не стали настоящими специалистами .
Помни, что в процессе этой невидной для глаза начальства работы ты расширяешь свои знания по определенной стране или проблеме, познаешь содержание фонда, а потом легко и свободно будешь работать по этим материалам. Во время обработки ты обязательно натолкнешься на интересные документы и, следовательно, сможешь подготовить публикацию и активно включиться в работу по пропаганде советской внешней политики.
Не забывай во время обработки заносить на карточку документы, связанные с именем В.И.Ленина,и основные документы отношений СССР с данной страной.
4. Не уставай читать внешнеполитическую и архивоведческую литературу!
5. Расширяй свои языковые знания, чтобы не прибегать к посторонней помощи при понимании текста того, или иного документа на иностранном языке.
6. Обязательно пиши референтские доклады и не жди, когда тебе будут предлагать тему доклада. Тематику выбирай сама, но "с дальним прицелом", т.е. чтобы твой доклад тебе бы служил в дальнейшем в качестве научно-справочного аппарата. Пополняй по-стоянно кладовую справочного аппарата своих фондов.
Например, такие неразработанные темы, как: "Миссия Мануильского во Франции", "Миссия Устинова во Франции (1923 г.)", "Поль Ланжевен и Общество "Франция-СССР", "Участие советских граждан в движении Сопротивления во Франции", "Эскадрилья "Нормандия-Неман" в Советском Союзе" и т.д.
О наличии таких докладов и справок желательно делать в рабочей описи соответствующие пометки.
Для этого впереди описи должны быть приклеены чистые листы, в которых делаются пометки "для памяти". Например: "Справку о переносе праха Герцена" - см. АСБ, оп. __, п. __, д. __.
Подобные пометки я делала и в описях за соответствующий год, в графе "примечание".
7. Не забывай о наличии выставочного зала и при работе с документами старайся брать на заметку те документы, которые можно было бы использовать в экспозициях.
8. Никогда не разделяй работу в архиве на "черную" и "белую". Не чурайся "черной" работы, даже если тебе придется навести порядок в хранилищах, взять в руки тряпку, вытереть пыль и вымыть полы. Твои руки при случае должны уметь зашить, приклеить, сделать над-пись, пронумеровать папки, рационально разместить материалы в хранилищах, сделать удобную топографию и т.д.
Любое доброе прикосновение к архивным делам - это их познание!
Желаю успехов!
Лилия Сергеевна
Ноябрь 1983 г.
http://www.ln.mid.ru/ns-arch.n...enDocument
