При рассмотрении вопроса о финансово-экономическом положении РОИА, Правлением еще раз и самым тщательным образом были проанализированы результаты сотрудничества РОИА с Генеалогическим обществом штата Юта (США) по реализации совместного Проекта микрофильмирования документов генеалогического характера.
В 2008 году руководство Росархива и РОИА подробно информировало ряд архивных органов, региональных отделений РОИА, государственных архивов субъектов Российской Федерации, хранящих большие комплексы метрических книг и книг записи актов гражданского состояния, о возможностях улучшения работы с архивными документами в результате сотрудничества РОИА с Генеалогическим обществом штата Юта (США). Сообщалось, что за годы сотрудничества полностью с высоким качеством и эффективностью завершили микрофильмирование предусмотренных Проектом документов генеалогического содержания государственные архивы Республики Карелия и Республики Удмуртия, Самарской, Тюменской и Ульяновской областей. Этими архивами осуществлено микрофильмирование метрических книг, их реставрация, обеспечена возможность надежного хранения и активного использования содержащейся в них информации. Успешно продолжают работу по реализации Проекта и близки к ее завершению государственные архивы Республики Татарстан, Астраханской, Нижегородской, Тверской областей.
Руководители архивных органов Республики Коми, Республики Мордовия, некоторых других субъектов Российской Федерации совместно с руководством государственных архивов и отделений РОИА рассмотрели предложение об участии в названном Проекте на договорных началах с РОИА и сообщили о своем согласии. Государственные архивы подписали с РОИА договоры по форме, разработанной совместно с Генеалогическим обществом штата Юта и разосланной в регионы. Однако руководители ряда архивных органов без достаточных обоснований не подтвердили возможность участия в реализации Проекта микрофильмирования документов подведомственных государственных архивов и отказались от подписания договора.
На наш взгляд, недостаточная заинтересованность архивных учреждений в реализации совместного Проекта микрофильмирования документов генеалогического характера во многом объясняется тем, что за последние годы условия договора несколько утратили свою привлекательность из-за расценок, предусматривающих выплату государственным архивам 7 центов США за каждый кадр микрофильма, отснятый и проявленный на предоставленных им оборудовании и необходимых расходных материалах.
Правление ЦС РОИА разработало и внесло на рассмотрение Генеалогического общества штата Юта (США) проект нового «Соглашения о культурном сотрудничестве между РОИА и Генеалогическим обществом штата Юта», предусматривающий двойное увеличение выплаты за каждый кадр микрофильма, изготовленного государственными архивами. К сожалению, пока в этой части согласовать Соглашение не удалось. Генеалогическое общество штата Юта, ссылаясь на опыт сотрудничества с архивами других стран, дает согласие только на увеличение расценок с 10 до 13 центов США за каждый кадр микрофильма. При этом Генеалогическое общество штата Юта принимает на себя расходы по техническому обслуживанию Проекта, транспортировке микрофильмов, изготовленных в ходе его реализации, проведению семинаров участников Проекта, а также, что очень важно, по сканированию для государственных архивов отснятых ими микрофильмов, что избавляет государственные архивы от расходов на изготовление для себя электронного фонда пользования.Общие расходы Генеалогического общества штата Юта для поддержки Проекта, реализуемого государственными архивами Российской Федерации, составят 25 центов США, РОИА получит возможность увеличить выплату государственным архивам, участвующим в реализации Соглашения, с 7 до 10 центов США за каждый кадр микрофильма. Размер выплат РОИА за координацию работы государственных архивов, обеспечение таможенного оформления оборудования, запасных частей и расходных материалов, выполнение других задач и функций, связанных с реализацией Проекта, в этом случае, имеется в виду оставить прежним — 3 цента США за каждый кадр микрофильма.
Работа над проектом нового Соглашения РОИА и Генеалогического общества штата Юта продолжается. Но уже достигнутые договоренности предусматривают, на наш взгляд, существенное улучшение для государственных архивов условий реализации Проекта микрофильмирования документов генеалогического характера.
Хотелось бы еще раз отметить, что благотворительная помощь, получаемая при реализации Соглашения о культурном сотрудничестве между РОИА и Генеалогическим обществом штата Юта (США), занимает заметное место в доходной части бюджета Правления РОИА, хотя и сократилась в несколько раз в связи с уменьшением числа государственных архивов, участвующих в реализации Соглашения и объема выполняемой в соответствии с ним работы.
Так, в период с 1992 по 2000 г. от Генеалогического общества штата Юта поступало за год в среднем 164 тыс. $ US, в т.ч. для госархивов, участвовавших в реализации Соглашения, 123 тыс. $ US. В прошлом году названные поступления составили для РОИА 6 600 $ US, для госархивов — 18 339 $ US. Но главное в том, что в ходе реализации Соглашения, заключенного Росархивом в 1992 г. по согласованию с архивными органами ряда республик, краев и областей и продолженного с 1996 г. РОИА, ряду государственных архивов удалось решить проблему обеспечения сохранности документов генеалогического характера, которым прежде не уделялось должного внимания, и создать необходимые условия для их использования.
1 апреля 2009 г. срок действия Соглашения между РОИА и Генеалогическим обществом штата Юта истек. Это создает непреодолимые таможенные преграды для продолжения реализации Проекта со всеми вытекающими из этого последствиями. Прекращаются валютные поступления, предстоит возвращение госархивами полученной техники для микрофильмирования документов.
Учитывая все выше изложенное, Правление ЦС РОИА сочло необходимым просить архивные органы субъектов Российской Федерации вернуться к рассмотрению вопроса о возможности участия подведомственных государственных архивов в реализации Соглашения РОИА с Генеалогическим обществом штата Юта. От их решения будет зависеть характер предстоящих переговоров с Генеалогическим обществом штата Юта: продолжать сотрудничество или прекращать его, возвращая микрофильмирующую технику и расходные материалы, не получив электронных копий микрофильмированных ранее документов.
Ссылка. 