Библиотеки

Свое представительство в Internet Национальная библиотека Беларуси (НББ) получила в 1998 г. Разработка первой версии Web-сайта, его дизайна и информационного наполнения осуществлялась научно-производственной фирмой ИНЕАК и специалистами библиотеки.
На первом этапе был подготовлен минимальный набор информации о библиотеке: историческая справка, координаты, сведения о современном состоянии, режим работы, информация о платных услугах, фондах и коллекциях, перечени традиционных каталогов, перечень электронных ресурсов, информация о музеях и театрах Беларуси. Низкая пропускная способность компьютерной сети, наличие сравнительно большого графического объекта в виде фотографии здания библиотеки на первой странице Web-сайта очень замедляло загрузку и передачу данных.
В конце 1999 г. поддержка Web-сайта была передана в отдел автоматизации библиотечных процессов. Новый дизайн Web-сайта с минимумом компьютерной графики ускорил загрузку, но информационное содержание осталось прежним.
В середине 2000 г. к проекту подключились библиотекари из группы по координации и внедрению информационных технологий. Начался новый этап развития Web-сайта, который характеризуется следующими направлениями:
 организацией анализа опыта зарубежных библиотек по представлению их в Интернет;
 обоснованием целей и задач;
 разработкой структуры;
 организацией информационного обеспечения разделов.
Сравнительный анализ содержания зарубежных библиотечных Web-сайтов дал возможность выявить особенности дизайна, представить их структуру, выделить наиболее популярные разделы и их информационное содержание, определить основные цели и задачи развития библиотечного Web-сайта.
Главными целями библиотечного Web-сайта НББ станут:
 обеспечение удаленного доступа к собственным электронным ресурсам (электронным каталогам, библиографическим базам данных, электронным указателям, полнотекстовым методическим и библиографическим материалам);
 обеспечение электронной доставки документов (ЭДД) из фондов библиотеки;
 создание динамичного информационного ресурса с оперативным информированием о научных работах, культурных мероприятиях библиотеки, о новых поступлениях, о проводимых конференциях, семинарах, выставках, о новых услугах и т. д.
При планировании собственной структуры и ее информационного содержания необходимо было решить ряд организационных вопросов:
 кто будет основным пользователем библиотечного информационного ресурса;
 останется ли прежним дизайн (современный нас во многом не устраивает);
 какими силами осуществлять техническую поддержку и проводить сбор информации для разделов сайта;
 в каком виде библиотекари будут давать информацию (рукописном, печатном, электронном);
 обязательно ли изучать ли библиотекарям гипертекстовый язык HTML, обязательный для любых электронных публикаций в Web;
 какова будет периодичность актуализации информационных разделов и электронных каталогов;
 необходимо ли формирование специальной группы для поддержки и развития сайта или этим мы будем заниматься эпизодически?

Web-сайт является визитной карточкой библиотеки в мировом информационном сообществе и призван служить дополнительным источником привлечения пользователей к ее деятельности, поэтому эти вопросы обсуждались и решались на уровне директора библиотеки.

Сравнительный анализ содержания зарубежных библиотечных Web-сайтов помог определить наиболее популярные и часто используемые разделы и разработать структуру собственного сайта.

Практическая реализация первой очереди уже осуществлена. В настоящее время на сайте предоставлен доступ к следующим ресурсам:

Электронный каталог НББ. Представлена небольшая часть электронного каталога (ЭК) Национальной библиотеки Беларуси (НББ). Как только процесс тестирования и доработки программного обеспечения для работы с библиографическими записями в новом коммуникативном формате (BELMARC) закончится, ЭК НББ будет пополняться новыми библиографическими записями и новыми базами данных.

Сводный электронный каталог НББ и республиканских специальных библиотек Беларуси. Представлен опытный образец сводного электронного каталога (СЭК). В дальнейшем планируется пополнение СЭК библиографическими записями: Национальной библиотеки Беларуси, Центральной научной библиотеки им. Я. Коласа Национальной Академии Наук Беларуси, Фундаментальной библиотеки Белорусского государственного университета, Республиканской научно-технической библиотеки (РНТБ), Президентской библиотеки Республики Беларусь.

Информация о библиотеке. Историческая справка. Современное состояние. Правовой статус. Правила пользования. Режим работы. Координаты и структура библиотеки. Информация об отделах.

Услуги. Основные. Дополнительные (платные).

Информационные ресурсы. Фонды и коллекции. Традиционные каталоги и картотеки. Электронные ресурсы. Описание баз данных электронного каталога. Описание проблемно-ориентированных баз данных, генерируемых библиотекой. Базы данных на электронных носителях, приобретенные библиотекой.

Новости (об изменениях на сервере, о структурных изменениях библиотеки и др.).
Выставки, лекции, встречи, обзоры.
Перечень издательской продукции НББ (для подписки и покупки).
Публикации библиотеки (за три года).
Белорусский календарь знаменательных и памятных дат.
Адреса ведущих библиотек Республики Беларусь (почтовый адрес, телефон, факс, e-mail, адрес в Internet).

Информация для специалистов. Хроника библиотечной жизни Беларуси. Ссылки на Библиотечное дело Беларуси на Web-сайте http://nacbibl.org.by/index.php?base=news ).

Материалы по BELMARC-формату. Ссылки на RUSMARC, UNIMARC, UNIMARC / Authorities, RUSMARC / Authorities. Нормативно-правовые акты по библиотечному делу Беларуси. Материалы по ББК.
Карта сервера.
Рассылка (абонентам о новых изменениях на сайте).
Музеи и театры Республики Беларусь.

Материалы, представленные Web-сайте в разделе “Информация для специалистов”, могут заинтересовать не только библиотечных работников:
 объявление о городском конкурсе на лучшую публикацию о библиотеках “Пресса в поддержку библиотек Минска”;
 сообщение о республиканской благотворительной целевой программе "Жизнь нуждается в милосердии";
 объявление, о конкурсе научных работ по библиотековедению, библиографии и книговедению, который проходит с 1 апреля по 1 декабря 2001 г.;
 объявление о II конкурсе на лучшую постановку работы библиотек по экологическому образованию и информации населения в 2000 – 2001 гг.

Всю эту информацию можно увидеть в Интернет по адресу: http://natlib.org.by

Эта часть работы имела положительный отзыв в статье “Библиотечный Байнет” (“Компьютерные Вести”, 2001, № 8, С.13.), где дан небольшой обзор 10-ти белорусских библиотечных сайтов.

За период подключения к проектам Акавіта и SpYLoG (с июля 2000 г.) статистика посещений нашего сайта показала, что к общей годовой статистике посещений библиотеки прибавилось более 1 тыс. виртуальных пользователей. Если учесть, что Интернет заполнен сотнями тысяч адресов, то для нового, развивающегося ресурса это не так плохо.

Web-сайт НББ - динамично развивающийся информационный ресурс. Динамику развития и обновления можно проследить по текущим и перспективным планам его развития. В настоящее время в процессе подготовки для размещения на Web-сайте находятся :

 «Сводный ретроспективный каталог зарубежных сериальных изданий, имеющихся в крупнейших библиотеках Беларуси»;
 «Сводный указатель иностранных периодических изданий, выписанных библиотеками Беларуси»;
 «Сводный указатель литературы, предлагаемый для перераспределения» (за полугодие текущего года.);
 ресурсы, предоставляемые в сети Интернет (Ссылки на поисковые системы, библиотечные электронные каталоги, издательства, тематические базы данных, службы оперативного информирования и т. д. Ссылки на адреса Web-сайтов, посвященных Беларуси и Минску);
 информационные ресурсы областных библиотек Беларуси (описание баз данных, создаваемых библиотеками. Ссылки на адреса в Интернет);
 информация о проводимых конференциях, семинарах, круглых столах;
 сведения о международном сотрудничестве НББ;
 материалы о научно-исследовательской и научно-методической деятельности НББ;
 «Каардынацыйны план навукова-метадычнай і даследчай работы бібліятэк – метадычных цэнтраў Рэспублікі Беларусь» (на бягучы год);
 материалы о стажировках, командировках, об обмене опытом, о темах консультаций;
 архив библиографических справок, выполняемых в структурных подразделениях библиотеки;
 ссылки на ресурсы в Интернет на профессиональные организации, библиотечные издания, стандарты;
 данные о специалистах библиотеки (заслуженных работниках, ведущих специалистах НББ);
 форум (место обсуждения или телеконференция).

В перспективных планах развития, поддержки и информационного наполнения Web-сайта выделяются следующие направления:
 организация белорусской версии Web-сайта;
 организация английской версии;
 разработка нового дизайна;
 актуализация ЭК НББ;
 актуализация СЭК библиотек Беларуси;
 адаптация генерируемых библиотекой БД («Новые поступления», «Гісторыя Беларусі» и др.) и их программная поддержка;
 разработка концепции создания «Электронной библиотеки НББ»;
 разработка технологии электронной доставки документов (ЭДД);
 подготовка отчетов о результативности работы Web-сайта;
 упорядочение и организация перекрестных ссылок в текстовой части разделов;
 фотоальбом о библиотеке.

Дальнейшее развитие и качественное совершенствование Web-сайта будет зависеть от кадрового и технического обеспечения. Службе поддержки и развития нового ресурса необходим Web-дизайнер и ответственный за оперативное информационное обновление содержания Web-сайта.

И в заключение представляю адреса Web-сайтов, которые могут стать примером для сравнительных анализов и передачи опыта. На первом конкурсе библиотечных Web-сайтов стран СНГ в 2000 г. они были отмечены как лучшие:
http://www.prometeus.nsc.ru – сайт Отделения ГПНТБ СО РАН;
http://www.pushkinlibrary.kz – сайт Восточно-Казахстанской областной библиотеки им. А.С. Пушкина;
http://medlib.tomsk.ru – сайт Научно-медицинской библиотеки Сибирского медицинского университета.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Агаджанян А.С. Две функции Интернета и перспективы его использования для библиотек // Библиотеки
и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф.: Судак, Автоном. Респ. Крым, Украина, 6 -- 14 июня 1998 г. / 5-я юбил. междунар. конф. "Крым-98". М.: ГПНТБ России, 1998. -- Т. 1. – С. 239 – 242.
2. Архипская О.И., Ярошенко Т.А. Библиотечный Web-site: шаг за шагом [Электрон. ресурс]. -- Способ доступа :URL: http://www.gpntb.ru/win/inter-...4doc5.html
3. Библиотечный Байнет // Компьютерные Вести. – 2001. -- № 8. – С. 13. [Электрон. ресурс: http://kv.by/index2001080602.htm ].
4. Гаврикова Е. Сравнительный анализ WWW-серверов некоторых университетов [Электрон. ресурс]. --
Способ доступа :URL: http://www.msu.ru/ctti/Wsanalyse/
5. Гончаров М.В. Интернет в библиотеках – практический подход // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества : Материалы конф., Форос, Ялта, Автоном. Респ. Крым, Украина, 1 -- 9 июня 1996 г. / 3-я междунар. конф. "Крым-96". Б.м. [1996?]. -- Т. 2 С. 6 – 9.
6. Каленников А.В. Концепция WWW-сайта Северо-Западного учебного округа Москвы [Электрон. ресурс]. -- Способ доступа :URL: http://schools.techno.ru/szo/koncept.htm
7. Канн С. Отчет о работе Web-сайта Отделения ГПНТБ СО РАН в 2000 году [Электрон. ресурс].-- Способ доступа :URL: http://www.prometeus.nsc.ru/website/rep2000.ssi
8. Крепкова Е.Л. Библиотечный сайт как информационный портал // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества : Тр. конф. Судак, Автоном. Респ. Крым, Украина, 9 -- 17 июня 2001 г. / 8-я междунар. конф. "Крым-2001". М.: Изд-во ГПНТБ России, 2001. -- Т. 1. -- С. 215 – 216.
9. Степанов В.К. Ресурсы российских библиотек в Интернет [Электрон. ресурс]. -- Способ доступа :URL: http://iol.spb.osi.ru/IOL.1999/SECT_B23.HTML
10. Филиппов С.А., Сергиевский В.В. Кафедра в Интернет : необходимое наполнение Web-сайта с позиции студента [Электрон. ресурс]. -- Способ доступа :URL: http://www.BITpro.ru/ITO/1999/III/2/271.html
11. Филиппова Л.Я. Создание контента (содержания) библиотечных Web-сайтов учебных заведений (из зарубежного опыта) // Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества : Тр. конф. Судак, Автоном. Респ. Крым, Украина, 9 -- 17 июня 2001 г. / 8-я междунар. конф. "Крым-2001". М.: Изд-во ГПНТБ России, 2001. -- Т. 1. -- С. 259 – 261.

Автоматизированная программно-управляемая транспортная система UNICAR

Интеллектуальным компонентом здания информационно-управляющих систем НББ является автоматизированная программно-управляемая транспортная система адресной доставки документов UNICAR типа “телелифт”. Подобная система действует во многих библиотеках мира, но на территории постсоветского пространства впервые внедрена в нашей стране.
Гибкий монорельс, протяженностью 850 метров, опоясывая всю библиотеку, перемещает контейнеры вертикально и горизонтально, со средней скоростью 0,6 м/сек.
На сегодняшний день система укомплектована 65-ю контейнерами. В ежедневной доставке документов задействовано 45 контейнеров. Десять контейнеров находятся в резерве. Для транспортировки рукописей, редких и старопечатных изданий 10 контейнеров укомплектовываются закрывающимися на ключ крышками.
Система UNICAR/TELELIFT позволяет доставлять книги, журналы, газеты и газетные подшивки, изоиздания, различные носители цифровой и аудио/видео информации, габариты которых не превышают 30х43 см и весом не более 10-ти кг.
Программный пакет WinCC фирмы Siemens на диспетчерской станции обеспечивает визуализацию и управление технологического процесса, архивирование данных и формирование отчетов для анализа движения контейнеров. Этот пакет обеспечивает возможность связи между прикладными программами пользователя и приложениями Windows. Транспортная система UNICAR/TELELIFT состоит из 28-ми приемоотправочных станций. Все станции укомплектованы панелями с
сенсорным экраном, который дает возможность осуществлять выбор команды из меню путем прикосновения к объекту. Программа обеспечивает:

•вызов и отправку контейнера;
• справочную информацию о текущем состоянии станции и режиме ее работы;
• список названий станций и данные по расстановке фондов по видам документов в высотном хранилище;
• сообщения об аварии с информацией о номере контейнера, времени и дате;
• звуковой и световой сигнал о прибытии контейнера на станцию.

Специалисты библиотеки, изучив проектную и техническую документацию на систему UNICAR, разработали маршруты доставки документов. Определили названия станций в стилобате и высотном хранилище. Составили “Технологическую карту маршрутов доставки документов посредством автоматизированной конвейерной системы”, где четко прописаны взаимосвязи станций структурных подразделений друг с другом. Проведенные исследования и разработка технологических процессов осуществлялись для оптимизации и увеличения эффективности работы приемоотправочных станций.

Небольшой пока опыт эксплуатации автоматизированной доставки документов с этажей высотного хранилища показал, что на выполнение и отправку “читательского заказа” требуется в среднем 10–25 минут. Такая разница во времени зависит от степени загруженности маршрута по пути следования контейнера. Эти показатели дают возможность сделать вывод, что система “Телелифт” сократила время выполнения заказов на 80% по сравнению с доставкой документов в старом здании библиотеки.

В рабочем порядке выявляются и дорабатываются причины сбоев в технологической цепочке доставки документов пользователю, выявляются моменты программных недоработок, которые в оперативном порядке дорабатываются сотрудниками фирмы СЗАО “СИС Инжиниринг”.
Традиционная доставка документов

Для доставки крупноформатных документов (альбомы, карты, плакаты, репродукции, фолианты и др.) из различных сегментов стилобата и этажей
высотного хранилища к месту назначения используются грузопассажирские лифты и механические тележки.

При проектировании механических тележек учитывались такие функции, как маневренность, безопасность в эксплуатации, бесшумность, устойчивость, обеспечение минимальных усилий при перемещении. По заказу Библиотеки Новогрудский завод металлических изделий изготовил 11
видов тележек. Видовая структура тележек основывается на функциональной принадлежности к библиотечному процессу:

• тележка расстановочная трехполочная без ограждения, грузоподъемностью 100 кг;
• тележка для выполнения требований даухполочная с ограждением, грузоподъемностью 50 кг;
• тележка для доставки документов большого формата двухполочная без ограждения, грузоподъемностью 100 кг;
• тележка-стеллаж двухсторонняя с ограждениями, грузоподъемностью 200 кг, оборудованная тормозом;
• пристеллажная тележка;
• тележка вертикальной расстановки для фолиантов;
• тележка мини-стеллаж;
• и др.

Ряд тележек имеет конструкцию, созданную специально с учетом потребностей НББ, например, тележки со съемными лесенками и тележки для расстановки фолиантов.
Для транспортировки изобразительной продукции в целях сохранности плакатов, репродукций, карт приобретены тубусы.
Доставка документов большого формата на тележках осуществляется посредством трех грузовых лифтов. Специалистами библиотеки были разработаны маршруты взаимодействия лифтов при перевозке документов на этажи стилобата и высотного хранилища: “Блок-схема доставки документов структурными подразделениями стилобата и высотного книгохранилища посредством грузопассажирских лифтов”. При разработке технологических маршрутов рассматривались пути транспортировки документов лифтами, расположенными только в служебной зоне библиотеки. Технологическая схема транспортировки крупноформатных документов с помощью механических тележек и посредством грузопассажирских лифтов позволяет координировать потоки доставки документов, способствует сокращению сроков выполнения заказов по сравнению с доставкой в старом здании библиотеки на 50%. На данный момент неудобство представляет ручное передвижение механических тележек по лестницам, где не предусмотрены лестничные пандусы. Это усложняет технологический процесс и соответственно удлиняет время доставки документов пользователю.

Подытоживая сказанное, необходимо отметить, что специалисты библиотеки, постоянно занимаются сбором, накоплением, обработкой, анализом возникающих неординарных рабочих ситуаций и, основываясь на выводах, вырабатывают стратегию технологических решений доставки документов, направленных на обеспечение оптимизации производственных
процессов.

НББ является главной универсальной научной библиотекой республики, общегосударственным хранилищем наиболее полного собрания национального документа и экстериорики (беларусики), а также зарубежных документов, имеющих научную, культурную и художественную ценность.
Реальное внедрение и освоение современных информационных технологий началось в библиотеке с реализации проекта "Автоматизированная информационная библиотечная система Государственной библиотеки БССР (АИБС ГБ БССР) " в 1993 г.
Проведение фундаментальных автоматизированных преобразований в библиотечной производственной системе вызвало необходимость обратиться к сущности выполняемых технологических процессов, а также к возможности целенаправленного управления ими.
В 1998 г. создана функциональная технологическая служба, структуру которой образуют:
- технологический совет, включающий представителей всех структурных подразделений библиотеки;
- группа по координации и внедрению информационных технологий;
- главные специалисты-технологи структурных подразделений библиотеки.

Основными задачами технологической службы стали:
- научно-исследовательская работа в области автоматизированных технологий;
- технологическое сопровождение автоматизируемых библиотечных процессов: организация работы по внедрению новых технологий, координация технологических связей между отделами, контроль и анализ технологических ситуаций, разработка организационно-технологической документации, обучение персонала библиотеки;
- совершенствование существующих технологий совместными усилиями программистов и главных специалистов-библиотекарей;
- организация работы по нормированию библиотечных технологических процессов, контроль за внедрением и исполнением.
В настоящее время в состав технологической службы библиотеки входит 21 специалист.
Представители технологической службы занимаются научно-исследовательской работой, которая проводится в неразрывной связи с практической деятельностью по комплектованию, обработке и обслуживанию. Примером могут быть исследования по разработке национального MARC-совместимого формата библиографических записей, проводившиеся межведомственной рабочей группой, состоящей из представителей семи крупнейших библиотек г. Минска, НКП и преподавателей БГУК. Итогом этой работы стали "Белорусский коммуникативный формат представления библиографических записей в машиночитаемой форме (BelMARC)", "Белорусский коммуникативный формат представления авторитетных/нормативных записей в машиночитаемой форме (BelMARC/AUTHORITIES)" и 10 руководств по применению формата BelMARC при составлении библиографической записи на все виды документов.
Одной из основных задач технологической службы является сопровождение автоматизированной библиотечной системы, состоящей из 3-х подсистем, которые реализуют следующие задачи комплексной автоматизации библиотечных процессов:
1. "Комплектование и каталогизация библиотечных фондов" - создание и ведение БД "Заказы", регистрация новых поступлений всех видов документов и на всех носителях, инвентарный и суммарный учет, списание выбывших документов, печать сопроводительных документов и формуляров технической обработки, взаиморасчеты с бухгалтерией. В процессе обработки и каталогизации готовятся и редактируются библиографические записи (БЗ), печатаются библиографические карточки и сопроводительные списки, формируются базы данных ЭК;
2. "Библиографическая деятельность" - подготовка и редактирование аналитической библиографической записи, создание тематических баз данных, формирование и редактирование файла библиографических указателей, ведение вспомогательных указателей к издаваемому документу, конвертирование в редакционно-издательскую систему, верстку, лексический контроль, печать библиографического издания;
3. "Обслуживание читателей" - создание и ведение БД "Читатель", формирование и печать читательских требований и библиографических списков, взаиморасчеты читальных залов с книгохранением, обслуживание по МБА, статистическая информация по использованию фондов, регистрация читателей с использованием штрих-кодированных читательских билетов.
Таким образом, самые главные технологические участки - создание информационных ресурсов и организация доступа к ним - сформированы в единую технологическую инфраструктуру, все функциональные подсистемы АИБС НББ связаны в единый комплекс информационно, технологически и программно-технически, что обеспечивает эффективность работы системы.
Преимущества данного подхода состоят в том, что по единой технологии с использованием одного программного комплекса разными отделами библиотеки, входящими в подсистемы "Комплектование и каталогизация библиотечных фондов" и "Библиографическая деятельность", создается большой объем электронных информационных ресурсов:
- 13 БД ЭК (книги, авторефераты и диссертации, редкая книга; изодокументы, ноты, аудиодокументы, карты, статьи, белорусский национальный документ (ретроспекция), периодические издания, книги (выставка новых поступлений), документы международных организаций, электронные ресурсы, периодические издания), общий объем которых составляет более 500 тысяч библиографических записей;
- 16 локальных тематических, фактографических, объектографических БД и указателей в электронном виде (Сводный указатель иностранных периодических изданий, выписанных библиотеками Беларуси; Сводный ретроспективный ЭК зарубежных сериальных изданий, имеющихся в крупнейших библиотеках Беларуси; Книговедение; Книга Беларуси; История книжной культуры Подляшья; Радзивиллиана; История Беларуси; Чернобыль; Беларусь в событиях и лицах; Национальная библиотека Беларуси; Культура и искусство Беларуси; Неопубликованные документы по культуре и искусству Беларуси; Путеводитель по НББ; Библиотечное дело Беларуси; Геральдика; Новая литература по истории и историческим наукам Беларуси), общий объем которых составляет более 170 тысяч записей;
- более 50-ти вспомогательных словарей и справочников в электронной форме (дескрипторы, коллективные авторы, издательства, рубрикаторы, коды специальностей и т. д.), общий объем которых составляет более 200 тысяч записей.
Окончательно изменило технологическую среду библиотеки в 1997 г. внедрение подсистемы "Обслуживание читателей". Библиотеку ежегодно посещают более 0,5 млн. человек, ежегодная выдача документов составляет свыше 3-х млн. экземпляров, общее количество читателей - 90 тысяч человек. Для оперативного информационного обслуживания была создана технология, обеспечивающая автоматизированную регистрацию читателей с получением штрихкодированных читательских билетов и автоматизированной регистрацией выдачи и возврата книг. Читатель не заполняет традиционное читательское требование на большинство видов документов библиотечного фонда. На документы, отраженные в ЭК, читательское требование в результате поиска формируется автоматически.
К моменту внедрения АИБС выработанная семидесятилетней практикой традиционная библиотечная технология отличалась автономностью библиотечных процессов, разделенных по комплексным структурным подразделениям. Внедрение новых автоматизированных технологий способствовало реорганизации всей деятельности библиотеки. Технологический цикл "Путь документа" предполагал следующие принципы: оптимальность, прямоточность, ритмичность, уплотненность (сжатые сроки исполнения задачи и укорачивание маршрутов обработки документов), диспетчеризацию библиотечных процессов. На практике эти принципы отразились на изменении структуры библиотеки, оптимизирующей технологию комплектования и обработки документов, изданных за рубежом. Эти же принципы учитываются при определении путей оптимизации библиографической деятельности для исключения дублирования описания составной части документа.
Реорганизация деятельности библиотеки и внедрение новых технологий не всегда облегчает работу библиотекарей, а чаще даже удваивает нагрузку, вызывая недовольство в коллективе и возводя психологические барьеры перед принимаемыми решениями.
Библиотека представляет собой сложную организационно-технологическую систему. До сих пор библиотекарям приходится работать на некоторых технологических процессах в двух параллельных режимах - в традиционном и автоматизированном. К примеру, в библиотеке поддерживаются традиционные и электронные каталоги, что крайне нерентабельно. Если учесть, что в библиотеке более 150-ти видов каталогов и картотек и 29 БД различного вида, то становится понятной озабоченность специалистов возросшим объемом работы по ведению справочно-библиографического аппарата. На определенном этапе в библиотеке возникла волна оптимистических прогнозов скорой ликвидации двойного режима работы. Технологической службой в 1999 г. был проведен анализ целесообразности консервации традиционных каталогов, который показал, что сосуществование традиционных и электронного каталогов должно иметь место до тех пор, пока не произойдет конверсия каталогов национального уровня. В основных выводах учитывались надежность электронной техники, количество читательских мест с доступом к электронному каталогу, гарантированное снабжение библиотеки электроэнергией, готовность общественного мнения и многие другие факторы. И хотя ожидания библиотекарей не оправдались, это не стало поводом для пессимизма.
Действующая АИБС НББ является сложным объектом управления, и эффективность ее работы зависит от качественной отработки всех технологических процессов, системы связей между взаимозависимыми процессами и операциями, от качественной разработки организационно-технологической документации.
Сотрудники технологической службы НББ создают на автоматизированные библиотечно-технологические процессы организационно-распорядительную, организационно-технологическую, нормативную документацию, регламентирующую библиотечную технологию и определяющую работу всего персонала библиотеки. Это инструкции по вводу и выводу информации, перечни распределенных функциональных обязанностей по конкретизированным технологическим процессам, проекты приказов и распоряжений, маршрутные карты, опытные нормы на работы, выполняемые в библиотеке, блок-схемы (операционно-логические анализы в графическом выражении библиотечной технологии на уровне технологических процессов).
Пятилетним итогом работы над организационно-технологической документацией для подсистем стали следующие документы:
"Комплектование и каталогизация библиотечных фондов"
- Инструкция пользователя БД "Заказы";
- Инструкция администратору базы данных "Новые поступления";
- Инструкция пользователя по списанию книг в автоматизированном режиме в БД "Списание";
- Инструкция по индексированию входного потока документов для формирования массивов электронного каталога;
- Структура инвентарного номера в НББ (1922-1999);
- Планирование и комплектование библиотечных фондов в НББ: Блок-схема;
- Обработка и каталогизация: Блок-схема;
- Перечни автоматизированных и традиционных библиотечных технологических процессов в отделе комплектования;
- Основные библиотечные технологические процессы комплектования и обработки белорусского документа в НББ.
"Библиографическая деятельность"
- Библиографическая деятельность: Блок-схема;
- Аналитическая библиографическая деятельность: Блок-схема;
- Создание БД "Культура и искусство": Блок-схема;
Схема использования фонда НББ сотрудниками отделов при аналитической обработке документов.
"Обслуживание читателей"
- Заказ документов в автоматизированном режиме: Инструкция пользователя;
- Инструкция о проведении взаиморасчета читальных залов и отдела книгохранения в условиях работы в автоматизированном режиме;
- Инструкция для регистратора;
- Инструкция для контролера;
- Инструкция о работе со списком требований в генеральном алфавитном каталоге;
- Заказ документов в подсобные фонды: Инструкция пользователя;
- Заказ документов для служебного пользования: Инструкция;
- Инструкция по работе с требованиями в отделе книгохранения в условиях работы в автоматизированном режиме;
- Обслуживание читателей в автоматизированном режиме в НББ: Блок-схема;
- Возврат документов в читальных залах и взаиморасчеты с отделом книгохранения;
- Инструкция по поиску библиографической информации в ЭК НББ.
Документация общего характера
- Нормирование автоматизированных библиотечно-технологических процессов: опытные нормы времени на работы, выполняемые в НББ;
- Организационно-распорядительная, организационно-технологическая и нормативная документация на автоматизированные библиотечно-технологические процессы в НББ: перечень документов (1990-2001 гг.);
- Базы данных НББ.
К сожалению, разработка документации носит нерегулярный, несистемный характер, чаще разрабатываются инструкции для отдельных локальных производственных процессов, а не на весь технологический цикл. Однако перечисленные результаты дают основание утверждать, что поставленные на данном этапе задачи выполняются.
Для подготовки управленческих решений администрацией НББ сотрудники технологической службы анализируют проблемы, требующие совершенствования технологии, и составляют аналитические справки с обязательными для таких документов выводами и предложениями. Примером такой работы служат следующие проблемные вопросы:
- целесообразность параллельного ведения традиционных и электронного каталогов в НББ;
- оптимизация технологии обработки зарубежного документопотока в автоматизированном режиме;
- дублирование нормативно-правовой информации в картотеках НББ;
- возможность создания отдела картографии и картографических документов в НББ;
- обоснование необходимости модернизации автоматизированной подсистемы "Обслуживание читателей";
- состояние и информационное обеспечение читателей периодическими изданиями;
- инвентаризация, каталогизация, хранение, обеспечение доступа к электронным ресурсам и организация БД "Электронные ресурсы" в составе ЭК НББ;
- анализ документов, представленных в Интернете о функционировании Интернет-классов и классов открытого доступа в библиотеках, с целью открытия Интернет-класса в НББ;
- пути оптимизации библиографической деятельности в НББ;
- нормирование автоматизированных библиотечных процессов;
- разработка проекта структуры информационной сети Интранет в НББ.
Внедрение в НББ служебной информационной инфраструктуры по технологии Интранет позволит осуществлять быстрый поиск и наглядное отображение организационно-технологической информации. К сожалению, информационное оповещение сотрудников в настоящее время носит неудовлетворительный характер и справедливо вызывает негативную реакцию коллектива библиотеки.
В задачи технологической службы входит комплекс работ, выполняемый в оперативном и регламентном режиме:
- сбор предложений от специалистов библиотеки по доработке внедряемых компьютерных программ во время их опытной эксплуатации;
- работа с программистами по вопросам разработки и совершенствования внедряемых программ. В настоящее время это следующие вопросы:
- конвертирование библиографической записи из внутреннего формата НББ в BelMARC-формат по всем видам документов;
- доработка программы ввода в BelMARC библиографической записи;
- доработка технического проекта "Комплекс задач контроля за исполнением распорядительных документов и писем" (Интранет-технологии);
- ежеквартальное отслеживание статистических данных пополнения баз данных ЭК, локальных тематических, фактографических, объектографических баз данных и указателей, вспомогательных словарей и справочников в электронной форме;
- ежегодная подготовка сведений о потребностях структурных подразделений в вычислительной технике;
- оформление и ежегодная актуализация паспортов данных на генерируемые библиотекой базы данных. В июле 2001 г. подготовлено 12 заявок на базы данных ЭК библиотеки для регистрации их в Государственном регистре информационных ресурсов Республики Беларусь. Основанием для этого стало Постановление Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь от 28.12.2001 № 15;
- регулярное наполнение и обновление содержания web-сайта НББ.
Одной из задач технологической службы является проведение учебных занятий с сотрудниками НББ, коллегами из библиотек Беларуси, студентами-практикантами по следующим темам:
- технология ввода и вывода информации;
- технологические аспекты внедрения АИБС НББ;
- организация доступа к национальным и международным ресурсам Интернета;
- ознакомление с BelMARC-форматом;
- ознакомление с программой ввода в BelMARC-формат.
Направление дальнейшей деятельности технологической службы определяется принятой стратегией информатизации библиотеки.
В настоящее время в качестве пакета программ для создания и ведения ЭК используется АСПИД для персональных компьютеров, разработанный НИП "Информационные технологии" НАН Беларуси.
Разработка АИБС НББ пришлась на первую половину 1990-х гг., когда программно-технической платформой являлась операционная система MS DOS. Сейчас при стремительном росте возможностей вычислительной техники и использовании сети Интернет необходимо модернизировать всю АИБС НББ. В связи с этим разработано техническое задание, утвержденное директором библиотеки в 2000 г. Модернизация будет осуществляться до 2005 г. в два этапа, и за этот период необходимо:
- обеспечить конвертирование библиографической записи из внутреннего формата в BelMARC-формат по всем видам документов;
- освоить технологию каталогизации всех видов документов в формате BelMARC и внедрить технологию ввода БЗ в формате BelMARC на все виды документов, используя интегрированную корпоративную библиотечно-информационную систему БИТ-2000;
- внедрить технологию создания и ведения корректировки авторитетных/нормативных записей и организовать службу создания авторитетных файлов;
- разработать и внедрить технологию корпоративной каталогизации документов в формате BelMARC;
- создать службу и внедрить технологию ретроспективной конверсии каталогов национального документа, редких и старопечатных изданий;
- организовать службу администрирования ЭК НББ и СЭК библиотек Беларуси для загрузки в Интернет;
- организовать службу развития и поддержки web-сайта и обеспечить функционирование web-сервера НББ;
- организовать Интернет-класс и разработать технологию его функционирования;
- внедрить технологию удаленного обслуживания абонентов МБА и электронной доставки документов (ЭДД);
- создать лабораторию по оцифровке аудиодокументов;
- осуществить обновление технического парка вычислительной техники;
- внедрить Интранет-технологии;
- организовать взаимодействие с библиотеками системы Министерства культуры Республики Беларусь (передача-получение библиографической записи);
- разработать концепцию "Электронная библиотека НББ" и технологию ее функционирования.
На фоне всех перечисленных задач, призванных модифицировать уже сложившуюся технологическую систему библиотеки, остаются проблемы формирования технологического мировоззрения библиотекарей. Понятия "технологический контроль", "технологическая дисциплина", "технологическое обеспечение библиотечного производства" должны быть осознаны и укорениться в ежедневном библиотечном производственном процессе.
Подводя итоги, можно отметить, что изменения, происшедшие в технологической среде библиотеки, являются профессиональным достижением всего коллектива и что дальнейшее полномасштабное внедрение планируемой стратегии информатизации НББ потребует значительных интеллектуальных усилий от всех профессионалов библиотеки.