ЗАГС и подтверждение родства

Истребование документов с территории иностранного государства

Порой требуется получить справку или свидетельство о рождении, браке, смерти и др. изменениях гражданского состояния с территории иностранного государства (или из РФ, проживая, например, в странах бывшего СССР). Как быть в этом случае?

Между Российской Федерации, Грузией, Молдовой, Туркменистаном, Азербайджаном , Арменией, Беларусью, Казахстаном, Киргизией, Таджикистаном и Узбекистаном действуют международные договора (конвенции) о правовой помощи, подписанные перечисленным странами, в рамках которых пересылаются указанные выше и иные документы, касающиеся личных и имущественных интересов граждан. Кроме того РФ является участницей ряда двусторонних международных договоров о правовой помощи, содержащих положения по пересылке такого рода документов.

Как правило достаточно обратиться в ЗАГС (в Москве МФЦ) для написания заявление на истребование указанных документов с территории иностранного государства. Прим.: В Москве не все МФЦ оказывают такую услугу.

При обращении при себе необходимо иметь все те же документы, которые предоставляются для получения справок и свидетельств на территории своей страны: паспорт, комплект документов, подтверждающих родство и смерть человека, на которого запрашиваются документы. Также для истребования документов из крупных населенных пунктов (не из РФ) желательно знать, в каком районе города могло быть зарегистрировано событие, потому что ЗАГС (МФЦ) будет направлять запрос в конкретный ЗАГС и заранее желательно определиться с наиболее вероятным кандидатом. Это вовсе не значит, что если Вы укажете неверный ЗАГС, то будет отказ, скорее всего если не найдут у себя направят в ЗАГС другого района, просто времени это займет намного больше. Еще потребуется оплатить государственную пошлину (на январь 2026 года она составляет 350 рублей за запрос), а для истребования документов с территории РФ взимаются консульские и прочие сборы. Пошлину в РФ можно оплатить заранее картой на сайте ФНС, выбрав нужные регион и тип услуги «За истребование документов» (не забудьте только распечатать и взять с собой квитанцию об оплате) https://zags.nalog.gov.ru/services/duty .

На приеме Вы или сотрудник ЗАГС/МФЦ заполняет заявление, прикладывает копии Ваших документов и направляет через Минюст запрос в другую страну. Когда приходит ответ, Вас извещают или письмом или звонком по указанным в заявлении контактам, что прибыл ответ и необходимо явиться с паспортом за его получением.

Срок получения ответа зависит от страны, с территории которой запрашивается документ, а также каких-то иных непонятных факторов. Обычно он составляется от 2-х до 6 месяцев. Из практики срок получения документов с территории Узбекистана иногда может превышать год, и если Вам его прислали раньше, чем через 6 месяцев, то Вам повезло.

Какие документы я могу получить?

Перечень того, что можно получить, зависит от законодательства страны. Какие-то государства предоставляют любые документы независимо от степени родства, причем в справки могут включать все, что есть в актовой записи (РФ, исключение - сведения об усыновлении), другие только краткие справки (без иных сведений, к которым мы привыкли в России), какие-то и справки и свидетельства, а некоторые даже копию актовой записи. Причем порой возможность заказа свидетельства или справки определяется дальностью родства (например, повторные свидетельства в Киргизии выдаются только близким родственники, остальным краткую выписку из актовой записи). Какие документы и кому представляется нужная страна стоит предварительно уточнить, чтобы не получить потом формальный отказ по причине того, что Вы заказали то, что Вам не положено по закону.

Во вложении документ с ответом из Киргизии с разъяснения, о которых написано в данном разделе.

Что делать, если для подтверждения родства с человеком как раз нужен запрашиваемый на него документ?

Бывает такое, что вам нужно получить документ, который как раз подтверждает родство с персоной, на которую делается запрос. Например, Вам необходимо истребовать документ о рождении Вашего дяди (брата отца), родившегося в Беларуси, но умершего в РФ. Если у Вас есть документ о его смерти, то вы прикладываете документы, подтверждающие родство с отцом, документ о его рождении, документ о смерти дяди. В заявлении указываете, что родство с дядей подтверждается прилагаемым комплектом, а также актовой записью о его рождении, выписку (справку/свидетельство) на основе которой Вы запрашиваете. Если же у Вас нет документа о смерти дяди, то в этом случае Вы можете попросить сотрудника ЗАГС/МФЦ найти соответствующее событие в ЕГР ЗАГС, распечатать оттуда выписку, заверить и приложить к комплекту документов. Если же дядя, например, и умер в Беларуси, то здесь придется скорее всего обращаться к исполнителям на месте, которые по доверенности и нотариально заверенным копиям документов от Вас, подтверждающих родство, получат оба документа.

Нормативно-правовая база

Процедура истребования личных документов (документов, касающихся личных или имущественных прав и интересов граждан, например: повторных свидетельств (справок) о регистрации акта гражданского состояния, справок, подтверждающих осуществление трудовой деятельности и размер заработной платы, наличии (отсутствии) гражданства, недвижимого имущества и др.) с территории иностранных государств https://minjust.gov.ru/ru/appeals/faq/512/

Приказ Министерства иностранных дел Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации от 20.12.2024 № 26686/377 «Об утверждении формы заявления об истребовании личного документа из Российской Федерации, формы заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства, порядка подачи таких заявлений, перечня оснований для отказа в приеме таких заявлений, перечня оснований для отказа в истребовании личного документа из Российской Федерации или личного документа с территории иностранного государства и порядка выдачи истребованного личного документа» https://minjust.gov.ru/ru/documents/8102/

Некоторые выдержки из документов:

Истребование документов с территории Российской Федерации и иностранных государств осуществляется в рамках договоров о международной правовой помощи.
Во взаимоотношениях Российской Федерации и Грузии, Республики Молдова, Туркменистана по вопросам пересылки документов, касающихся личных прав и имущественных интересов граждан запрашиваемого государства и иных лиц, проживающих на его территории, действует Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам 1993 года.

Во взаимоотношениях Российской Федерации и Азербайджанской Республики, Республики Армения, Республики Беларусь, Республики Казахстан, Киргизской Республики, Республики Таджикистан, Республики Узбекистан по вопросам пересылки документов, касающихся личных прав, имущественных или неимущественных прав и интересов граждан запрашиваемого государства и иных лиц, проживающих на его территории, действует Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам 2002 года.

Кроме того, Российская Федерация является участницей ряда двусторонних международных договоров о правовой помощи, содержащих положения по пересылке такого рода документов.

Порядок подачи заявления об истребовании личного документа с территории иностранного государства, перечень оснований для отказа в приеме такого заявления, перечень оснований для отказа в истребовании личного документа с территории иностранного государства и порядок выдачи истребованного личного документа (далее – Порядок), а также формы заявлений об истребовании личных документов из Российской Федерации и с территории иностранного государства утверждены приказом МИД России и Минюста России от 20.12.2024 № 26686/377 (далее – Приказ).

Согласно Приложению N3 к приказу:
1. Содействие в истребовании личных документов из Российской Федерации оказывается:
а) дипломатическими представительствами Российской Федерации и консульскими учреждениями Российской Федерации (далее - загранучреждения);
б) Министерством юстиции Российской Федерации, Главными управлениями (Управлениями) Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации (далее - Главное управление (Управление), органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации (далее - органы ЗАГС) (в отношении документов о регистрации (отсутствии регистрации) актов гражданского состояния), - в случаях, предусмотренных международным договором Российской Федерации по вопросам правовой помощи по гражданским, семейным, уголовным и иным делам (далее - международный договор).
2. Содействие в истребовании личных документов с территории иностранного государства оказывается:
а) Министерством иностранных дел Российской Федерации, территориальными органами - представительствами МИД России на территории Российской Федерации (далее - Представительства) - в случаях, если законодательство иностранного государства, с территории которого истребуется личный документ, предусматривает возможность истребования такого личного документа по дипломатическим каналам;
б) Минюстом России, Главными управлениями (Управлениями), органами ЗАГС - в случаях, предусмотренных международным договором с иностранным государством, с территории которого истребуется личный документ.
…
4. За истребование личных документов из Российской Федерации взимаются консульские сборы и сборы в счет возмещения фактических расходов, связанных с совершением указанных действий.
За истребование личных документов с территории иностранного государства взимается государственная пошлина.

FAQ, информационные материалы, подтверждение родства в суде