http://www.archiv.nnov.ru/?id=5861&query_id=73373Базы данных ГКУ ГОПАНО
В архиве в эксплуатации находятся 10 баз данных:
- 7 учетных (БД «Учет фондов», БД «Учет физического состояния дел», ПК «Архивный фонд», БД «Регистрация и учет запросов», БД «Регистрация документов», БД «Каталог рассекреченных документов, БД «Цифровые копии архивных документов»);
- 3 тематических (БД «Персоналии», БД «Перечни», БД «Систематический каталог».
1. БД «Учет фондов» была разработана специалистами отдела ААТ и ИПС в 1997 г. и содержит основные сведения о количестве и составе фондов, движении документов, НСА. БД предназначена для учета архивных фондов, описей, движения документов в сочетании с возможностью поиска информации, составления статистической отчетности. Предусмотрена возможность формирования отчетов по архиву в целом, отдельному архивохранилищу, фонду.
2. БД «Учет физического состояния дел» была разработана в 1998 г. и содержит основные сведения о физическом состоянии дел с организацией поиска по видам архивно-технических работ. Предназначена для учета и анализа дел фондов, имеющих физические дефекты, выявления первоочередных задач по их устранению и определения последующих видов работ для дел, особо нуждающихся в реставрации, подшивке и дел с незначительными повреждениями в сочетании с возможностью поиска информации, составления статистической отчетности. Возможно получение сведений о физическом состоянии документов на уровне фонда, описи, дела по архивохранилищам и архиву в целом.
3. ПК «Архивный фонд» находится в эксплуатации в архиве с 1998 года и представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и НСА на уровне фонда, описи, единицы хранения, документа, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроль за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматизированном режиме.
4. БД «Персоналии» была разработана специалистами отдела ААТ и ИПС в 1998 году. Она содержит биографические сведения о номенклатурных работниках региона.
Эта база данных используется сотрудниками отдела публикации при подготовке биографических справок, информаций и исполнении тематических запросов.
5. БД «Перечни основных вопросов, рассмотренных на заседаниях коллегиальных органов по фондам КПСС, ВЛКСМ, профсоюзных и других общественных организаций 1917-1991 гг.» была разработана в 2005 г. и содержит повестки заседаний бюро, секретариата губернского, краевого и областного комитетов партии. Эта база данных является востребованной сотрудниками отдела публикации при подготовке исторических справок к фондам, инициативных информаций, исполнении тематических запросов. Доступна пользователям читального зала.
6. В 2010 г. для автоматизации процесса регистрации и исполнения запросов была разработана БД «Регистрация и учет запросов». Программа предусматривает регистрацию запроса, вывод на печать карточки, ведение журнала регистрации, формирование ответа из шаблона, составление отчетов за любой период.
7. В 2012 г. была разработана БД «Систематический каталог», позволяющая автоматизировать процесс тематической разработки фондов и создавать карточки систематического каталога в соответствии с новым Единым классификатором документной информации. Программа предусматривает возможность поиска информации по разделам ЕКДИ, формирования списка необходимых документов и вывода его на печать. Находится в стадии наполнения.
8. С 2012 г. в стадии наполнения находится БД «Цифровые копии архивных документов», разработанная специалистами ЦАНО. Она предназначена для хранения, учета и использования цифровых копий архивных документов. Доступна пользователям читального зала.
9. С 2014 г. для автоматизации работы по регистрации, учету и контролю за исполнением документов, поступающих в архив, используется БД «Регистрация документов».
Программа позволяет:
· Формировать списки входящих и исходящих документов.
· Хранить карточки документов за неограниченное количество лет.
· Быстро находить любой документ.
· Автоматизировать учет входящих и исходящих документов.
· Осуществлять контроль за исполнением документов.
· Создавать отчеты.
10. С 2014 г. в архиве для автоматизации процесса поиска рассекреченных документов применяется БД «Каталог рассекреченных документов. В нее заносятся дела, с которых был снят гриф «секретно». Используется сотрудниками отдела обеспечения сохранности и госучета документов для определения секретности дела перед его выдачей в читальный зал.
