Согласно Общему положению от 19 февраля 1861 года волость являлась низшей административной единицей крестьянского самоуправления, образуемой из смежных крестьянских обществ, с численностью населения от 300 до 2000 ревизских душ мужского пола. Наибольшее расстояние отдаленных селений волости от центра управления в среднем не должно было превышать 12 верст. При первоначальном образовании волостей было принято в основание разделение на приходы.
Каждое сельское общество имело сельский сход, выбиравший сельских должностных лиц: сельского старосту, сборщика податей, сотских, десятских и разрешавший некоторые поземельные дела (например, переделы общинных земель), раскладку налогов, мелкие полицейские дела. Гораздо большее значение имело волостное сословное крестьянское звено - волостной сход.
Волостное управление на основании Общего Положения о крестьянах 1861 г. составляли:
1. Волостной сход
2. Волостной старшина с волостным правлением
3. Волостной крестьянский суд
Все эти крестьянские учреждения находились под управлением системы органов правительственно - дворянского надзора
Волостной сход состоял из выборных сельских и волостных должностных лиц (волостного старшины, сельских старост, помощников старшины, сборщиков податей, заседателей волостных правлений и судей волостных судов) и из крестьян избираемых от каждого селения или поселка, принадлежащего к волости, по одному от каждых десяти дворов.
Ведению схода подлежали: выборы волостных должностных лиц, все хозяйственные и общественные дела волости, меры общественного призрения, учреждение волостных училищ, распоряжения по волостным магазинам, принесение жалоб по делам волости и выдача доверенностей на ведение дел, раскладка волостных сборов, проверка и учёт дел по отправлению воинской повинности, утверждение приговоров сельских сходов.
Волостной старшина избирался волостным сходом на три года из крестьян, утверждался в должности и подчинялся с 1861 г. по 1874 г. мировому посреднику, с 1874 г. уездному по крестьянским делам присутствию, а с 1889 г. по 1917 г. - земскому начальнику. Окончательное удаление его от должности зависело от уездного съезда.
Волостной старшина отвечал, по закону, за сохранение "общего порядка и спокойствия" в волости. Он доводил до населения законы и распоряжения правительства, наблюдал за исполнением паспортных правил и судебных приговоров, принимал меры к поимке преступников. Кроме полицейских, на нём лежали и административные обязанности - он созывал и распускал волостной сход, приводил в исполнение его приговоры, наблюдал за исправным содержанием путей сообщения, за отбыванием повинностей, заведовал волостными суммами.
Волостное правление состояло из старшины, всех сельских старост или помощников старшины, сборщиков податей, там, где они были, одного - двух заседателей и писаря. Обязательным в волостном правлении было присутствие только старшины и писаря. Писарь назначался мировым посредником, а впоследствии - земским начальником и играл в волостном правлении немаловажную роль.
Волостное правление имело характер контрольно-совещательного учреждения для некоторых административных дел, подлежащих коллегиальному обсуждению и сопряженных с материальной ответственностью. В его деятельности сочетались элементы административного управления и сословного самоуправления, и оно вело довольно значительное делопроизводство.
Волостной суд представлял собой коллегию из 4 - 12 судей, выбираемых ежегодно волостным сходом. Этот сословный крестьянский суд рассматривал споры и тяжбы между крестьянами (если сумма иска не превышала 100 руб., в 1889 г. сумма была повышена до 300 руб.), а также мелкие уголовные проступки.
Волостные правления были ликвидированы постановлением Совнаркома от 30 декабря 1917 г. "Об органах местного самоуправления".
Полянская волость Балахнинского уезда включала в себя следующие населенные пункты:
1-е Белогородское общество - деревни Безсониха, Митениха, Веселово, Лопатиха, Якунино, Каблуково (Клабуково), Бельково, Страшево, Большое Подожгино, Малое Подожгино, Высоково, Левиха, Балахнина (Балахнино), Устинцево, Заглупаево, Хахары, Ульянково, Железово, Кузино, Гусево, Овсяниково, Васильково, Курмыш, Ямщиково, Андреяново (Андроново), Никифорово (Микишино), Шмели, Песье.
2-е Белогородское общество - село Белое, деревни Варлашево, Охотино, Чудиново, Бубново, Жеребцы, Варакино, Жулино, Грязново, Боярская, Белозеры, Ломки, Харенки, Карпуниха, Великово, Большое Здемерово, Малое Здемерово, Петрушино (Петрунино), Елино, Лямино, Гладыши, Фирсово, Волково.
Ильдовское общество - деревни Демидиха и Ильдова (о).
Потеряхинское общество - деревни Космягино и Великово (часть входила во 2-е Белогородское общество).
Катунское общество - деревни Смыкушиха, Берково, Смыково, Худышино, Подлужное.
Рыжковское общество - село Саломаты (Соломаты), деревни Загвоздкино (Загосткино), Харино, Колобово, Умники, Грехи, Грибаны (Грибаново), Федоркино, Щетинино, Содомы, Белоногово, Таборы.
Павелковское общество - деревни Кадочиги (Кудашиха), Чумичи, Починок, Морозово, Шишкино, Якунино Подлесное.
Полянское общество - деревни Семеново, Токариха (Токари), Карпушкино, Игошино, Крутцы Латышевы, Матосники (Матосниково), Крутцы Комлевы, Андроново, Самсыгино, Малое Мякотино, Перхуново (Перхурово), Большое Мякотино, Сонино, Климино, село Новинки.
25 октября 1939 года россыпь неописанных документальных материалов Полянского волостного правления Балахнинского уезда в количестве 15-и килограммов поступила на хранение в Государственный архив Горьковской области.
В 1946 и 1949 годах был проведен разбор россыпи и составлен отборочный список на документы, не подлежащие хранению. 10 декабря 1949 года ЭПК постановила не имеющие научной ценности и оперативного значения материалы в количестве 41 единицы хранения уничтожить. В отборочный список вошли дела о мелких взысканиях, переписка о предоставлении различных сведений, входящие и исходящие журналы, оправдательные документы на мелкие хозрасходы.
3 марта 1951 года составлен акт об обнаружении в фонде Полянского волостного правления документов, не относящихся к составу данного фонда. 66 дел были переданы в фонд № 798 - Николо - Погостинское волостное правление Балахнинского уезда.
23 марта 1951 года на фонд Полянского волостного правления Балахнинского уезда составлена опись № 938, в которую включили 354 дела за 1861 - 1918 годы.
2 февраля 1952 года была составлена дополнительная опись № 938а, в которую включили 53 единицы хранения за 1873 - 1916 годы.
9 декабря 1952 года эти материалы были учтены главным хранителем.
В ходе составления исторических справок по фондам волостных правлений, в фонде Полянского волостного правления были обнаружены недатированные посемейные списки крестьян селений Бриляковской и Большепесошнинской волостей Балахнинского уезда. 31.01.2008 г. составлен акт об обнаружении и 7 дел переданы в фонды №№ 847 и 1535 по принадлежности.
В состав фонда Полянского волостного правления вошли циркуляры Нижегородского губернского и Балахнинского уездного по крестьянским делам присутствий, Нижегородской казенной палаты, Нижегородского губернского воинского присутствия. Достаточно полно характеризуют деятельность Полянского волостного правления приговоры сельских сходов, журналы проверки торговых и промышленных заведений, статистические сведения по волости о числе жителей, количестве скота, зданий и т.п. В фонде имеются сведения о состоянии хлебных запасов волости, дела о закреплении за крестьянами в частную собственность пахотной и усадебной общинной земли, согласно законам 9 ноября 1906 года и 14 июля 1910 года. Фонд содержит дела и переписку по выборам сельских должностных лиц, переписку об эпидемиях, о проведении взаимного земского страхования, об опеке над малолетними. В фонд вошли дела о переходе крестьян из одного сельского общества в другое, о перечислении из крестьянского сословия в городские мещане, дела и переписка о раскладке и рассрочке окладных сборов, об описи и продаже имущества крестьян в уплату недоимок, сведения о выполнении крестьянами оброчной повинности. Дела о рекрутских наборах и мобилизации ратников ополчения, о помощи семьям призванных. Отчеты волостного правления о приходе, расходе и остатке денежных сумм.
Для генеалогических исследований будут полезны посемейные списки крестьян обществ Полянской волости с указанием их имущества за 1891 год (Ф. 796, оп. 938, д. 346).
Систематизация дел проведена в хронологической последовательности. Фонд не подвергался экспертизе ценности документальных материалов.
В фонде числится 400 дел; к фонду имеется две описи. Физическое состояние документов и условия их хранения удовлетворительные; фонд закартонирован.
Главный архивист Зайцева Н.И.
