Копирование в НИАБ (Минск) короткий гайд по актуальной ситуации.
Итак, вы - не “научник”, и идете по генеалогии,
ваш алгоритм получения копий в НИАБ (цифровых/бумажных - не важно).
1. Идеальная ситуация - материал уже в страховом фонде (СФ) / фонде пользования (ФП) / в цифровой копии документа,
короче, копия единицы хранения целиком уже создана архивом, в любой форме,
и вы знаете номера листов.
Заполняем бланк, отправляем на эл.почту архива или спец. отдела (не принципиально).
1-2 недели - у вас ответ с расчетом для оплаты.
Оплачиваем, еще до недели - копии у вас. Как правило, в облаке mail ru.
1.1. Разновидность идеальной ситуации. Книга в СФ/ФП/ЦКД, вы заказываете ее целиком.
На бланке сразу пишите, что книга в соответствующем статусе. Иначе профильный отдел может отказать в копировании целиком (почему - см. ниже), даже не выяснив наличие официальных копий.
2. Официальные копии материала еще не созданы.
2.1 Книга не особо ценная (ОЦ), не уникальная, в нормальном состоянии, нормально сшита, не готовится к плановой оцифровке.
2.1.1. Вы знаете номера листов.
Как и в 1, стандартно заказываем, оплачиваем и получаем результат. Срок 0.5-2 мес.
2.1.2. Вы не знаете объем книги, не знаете номера нужных листов и заказываете копирование целиком.
С 26.08.2024 архив
не принимает заказы на копирование с подлинника целиком, архив перегружен копированием и подготовкой к плановому копированию.
2.1.3. Вы хотите заказать копирование целиком, но не знаете объем книги, или вы хотите заказать выборку листов, но не знаете номера.
Заказываем книгу в ЧЗ, определяем номера листов, заказываем копирование выборки.
2.2. Негативные сценарии:
2.2.1 Дело / опись целиком / фонд целиком отнесены к особо ценным.
Материал можно получить только в ЧЗ, и только на 5 дней.
В этом году такие книги не выдают для коммерческого копирования (но выдавали ранее).
Записываемся в ЧЗ, работаем с делом “оффлайн”.
2.2.2. Книга расшита / в ПФС (плохом физическом состоянии).
Материал не выдается ни в ЧЗ, ни в копирование.
Ранее такие дела выдавались в копирование целиком.
Ждать реставрации. У архива очередь реставрации, составленная в соответствии с собственными приоритетами; повлиять на очередь практически нереально (нам не удалось).
2.2.3 Книга “находится в процессе подготовки к плановой оцифровке в 2025 году”.
Ожидание. После оцифровки можно будет заказать копии по сценарию 1.
2.2.4 Сканирование без расшивки не представляется возможным (“…не принимаются заказы на копирование архивных документов, при исполнении которых может быть причинен вред их физическому состоянию.”)
Очное исследование материала в ЧЗ.
***
Решение об отнесении архивных материалов к категориям «ОЦ», «уникальные» принимает ЭМК архива.
ПРАВИЛА работы государственных архивов (Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь 31.08.2022 No 119)
…
109. Дела выдаются из хранилищ с письменного разрешения:
…
заведующего отделом обеспечения сохранности архивных документов – при выдаче работникам архива для работы в рабочих помещениях, пользователям в читальный зал.
Заведующий отделом обеспечения сохранности - Кутукова Г.Н.
Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў працягвае традыцыі сваіх папярэднікаў. З 2002 г. аддзел узначальвае Г.М. Кутукова, якая прыйшла на работу ў аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў захавальнікам фондаў НГАБ у 1982 г. ***
Страница, скопированная из дела, которое уже через месяц оказалось в плохом физическом состоянии (по мнению ООС):
Страница из фонда 1952, “особо ценного”, категории, которая уже не копируется в этом году, но спокойно копировалась год назад:
