ФОРМЫ запросов на архивные документы

На сайте ВГД собираются люди, увлеченные генеалогией, историей, геральдикой и т.д. Здесь вы найдете собеседников, экспертов, умелых помощников в поисках предков и родственников. Вам подскажут где искать документы о павших в боях и пропавших без вести, в какой архив обратиться при исследовании родословной своей семьи, помогут определить по старой фотографии принадлежность к воинским частям, ведомствам и чину. ВГД - поиск людей в прошлом, настоящем и будущем!

[B]nomad[/B]

Уважаемый nomad!

Могу поделиться своим опытом переписки с разными архивами.
Прежде всего, для того, чтобы получить ТО, что Вам НУЖНО, Вы должны в своём письме-запросе ЧЁТКО сформулировать, ЧТО Вы от них хотите: только СОДЕРЖАНИЕ интересующих Вас документов (и тогда они правомерно могут изложить их Вам и по e-mail), или КОПИИ этих материалов. Я всегда в запросах, если прошу найти не один-два документа, а более, пишу: "прошу по результатам проведённого поиска выслать мне обзорно- информационное письмо с краткой аннотацией найденных документов, с возможным последующим копированием отобранных мной документов...". И потом, по этому письму САМ выбираю, ЧТО мне нужно в виде КОПИИЙ и заказываю им копировать уже конкретные отобранные мной документы.
Другое дело, если я заранее знаю, что мне нужны исключительно копии, тогда я так сразу и пишу в письме-запросе. (Иногда отвечают: "ксерокопии по тем или иным причинам сделать невозможно /ветхость или габариты подлинника, и т.д./", тогда вариант: фотокопии, но это, как правило несколько дороже. Если же и фотокопии отпадают, то остаётся - увы! - просить только содержание (выписку) документа...)
В любом случае копирование документов идёт в счёте на оплату ОТДЕЛЬНОЙ СТРОКОЙ. Как я понимаю, раз Вы заплатили сумму около 1600 руб. (надеюсь, это не аванс?), то Вам был прислан счёт, в котором ДОЛЖНЫ БЫТЬ РАСПИСАНЫ ВСЕ ОПЕРАЦИИ с указанием стоимости КАЖДОЙ из НИХ (выемка дел из фондов, просмотр, выписка содержания документа, и т.д.), и если КОПИРОВАНИЕ там не указано, то оно не входит в данную сумму.
Что касается темы "ВСЁ, что у них есть, или НЕ ВСЁ" они Вам нашли, то тут однозначно ответить нельзя. Вы пишете "...инфы, которая ЯВНО ДОЛЖНА БЫЛА БЫТЬ ТАМ...". А на чём, простите, основана такая Ваша абсолютная уверенность? Вы можете мотивированно, документально доказать, что они нашли не всё, что имеют, указать им номера фонда, описи, дела и листов, которые они Вам почему-то не нашли? Если "да", - то Вы правы... Бывает, конечно, что попадаются и недобросовестные исполнители, но в таком случае они чаще "не находят вообще ничего", или отказываются от поиска под каким-либо благовидным предлогом...
Хуже всего, когда архив вообще не считает нужным дать какой-либо ответ на Ваш запрос. К сожалению, я с этим тоже неоднократно сталкивался... Отдельная "больная" тема - сроки выполнения запроса. Здесь - полнейшая "анархия". Каждый архив имеет "свои" сроки. Иногда дело затягивается до года. Ускорить этот процесс (иногда!) можно, телефонными звонками непосредственному исполнителю (раздобыв номер телефона через контактную информацию архива). Обращения по e-mail, по моему опыту, НЕЭФФЕКТИВНЫ.

Вот, пожалуй, и всё, что я могу Вам порекомендовать.
Если есть ещё вопросы - пишите, постараюсь ответить.
Удачи!
С уважением,
ALEX1

[B]to ALEX1 [/B]

Ну вообщем по порядку....

1. Сработали они вполне оперативно, на все про все ушел месяц. (из органов ФСБ, МВД и прокуратуры мне примерно в эти же сроки отвечали).

2. Прислали ответ на е-маил, ответ на две странички. Состоит из цитат личных дел прадеда и пробабушки которые заводились при расскулачке.
У моего прадеда было 5 детей. так вот по всем есть информация о рождении и крещении, кроме моей бабушки ее младшей сестры. тоесть есть инфа с 1911 по 1917 г. Моя бабушка родилась в 1917 в том же месте где и все ее братья но по ней инфы нету :-( В ответе в конце они отдельным параграфом дали список фондов в которых есть инфа которую они нашли... Никаких смет и.т.п. там нету...

3. Плюс еще странность в том что даты рождений у всех очень сильно отличаются с теми что стоят в их личных делах НКВД и КГБ.... причем разброс плюс минус 10 лет....

Вообщем я ожидал какойто ясности от ответа, а оно все еще сильнее запуталось.... :-(

4. Мне вообще главный интерес был в этом мероприятии узнать точно когда моя бабушка родилась... она этого никогда не говорила... вернее говорила что в 1919 году но тутже добавляла что там ее отец даты поменял в доках и.т.п.... А тут в архиве по ней вообще ничего нет... :-(

[B]belty[/B]

Если долго не было ответа - через 1,5-2 месяца посылал повторный запрос, но уже исключительно заказным письмом (можно - с уведомлением). Дело в том, что для ускорения процесса я иногда первый запрос отправлял электронной почтой, но весь мой опыт общения с архивами показывает, что чаще не отвечают именно на "мыло"... Ну, и ещё момент:
повторный запрос пишите исключительно на имя ДИРЕКТОРА АРХИВА.

С уважением,
ALEX1

Точность исполнения запросов в исторические архивы.

Касательно точности исполнения запросов в исторические архи.
Естественно, чтио сами запросы должны быть конкретными, по возможности точными и направлены в те архивы, которые владеют соотвествующими фондообразователями.
Однако касательно стоимости исполнения ответов на запросы в исторические архивы, то она должна в точности соответствовать объему выполненных услуг и операций, произведенных с запрашиваемой информацией.
При выполнении запроса сама стоимость оплаты по немув вытекает не из количества предоставляемой операции, а из объемы трудозатрат по поиску и оформлению на запрашива6емые сведения.
Сама информация, согласно основам и принципам действующего архивного законодательства, не может быть объектом купли - продажи в случае, если ее предоставление связано непосредственно с реализацией гражданами своих основных прав и свобод, гарантированных конституцией и международным правом, в данном случае правом на знание о своем происхождении как проявление права на свободный доступ к информации и ее получение в любом виде. В данном случае речь идет непосредственно о праве на знание о своем происхождении.
В связи с этим, при оформлении подобного рода запросов в ордере на оплату за предоставляемые услуги региональные архивы, как и центральные исторические, должны предоставлять Вам непосредственно расшифровку из номенклатуры своего Прейскуранта на оплату услуг.
Нормативными документами по оплате подобного рода запросов является Прейскуранта на работы и услуги того или иного регионального и федерального государственного архива.
Таким образом, при оплате запроса Вы платите не за предоставление информации, а лишь за операции и трудозатраты, в результате которых предоставляемая информация была получена, а именно разного рода сведения о происхождени, приямых, боковых и перекрестных родственных связях.
На каждый род услуг и работ в соотвсетвующих региональных архивах сущсетвует свой претскурант.
При этом ответы на запросы должныф быть та кже точны, насколько точны документы, содержащие ту или иную информацию, то есть в тексте ответа на запрос в исторический архив должне6ы приводиться точные данные источника, из которого взяты те или иные сведения, а именно название архива, номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки и дела, номер листа, номер метрической записи для метрических книг, номер семьи для ревизских и подушных перечислений, ревизских сказок, подушных описей, посемейных списков и так далее.
Принципы точности и конкретики при ответе на запросы и их исполнение зависит от уровня профессиональной подгтовки работников государственных и федеральных государственных архивов.
Уровень ответов на запросы зависит также и от этических сторон генеалогических изысканий, вопросы о которых подняты в сотвествующем разделе форума. Важно знать также, что именно от уровня постановки вопросов в изначальном запросе зависит и скорость, и объем, и ценность полученного ответа, в данном случае даже скудость изначчальных свкедений о предках той или иной семьи не означает , что в поиске бюудет отказано или поиск будет проведен на недостаточном уровне.
Если в документальном запросе будет точно сформулирован круг соотвествующих предпочтений, необходимых источников, точно определены географические, хронологически и иные рамки.

Вопрос о возрасте и его указании в документах НКВД по репрессиям.
Возраст членов семьи репрессированных, в данном случае крестьян, мог указываться неточно по следующим причинам.
Во-первых, в спешке сотрудники НКВД могли просто на взгляд определять возраст репрессированных или вносить в анкеты и личные дела заведомо неточно поданные данные от самих заключенных или арестованных. Кроме того, сверяться могли по не совсем точным волостным спискам и иным документам массового характера, а также по советским паспортам. Известно, кроме того, что и сами метрические книги, по которым сверялись, были неточными источниками и давали разброс в возрасте в 3-5 лет. Такое случалось.
Неточность эта может быть связана с разными причинами, особенно для периода дикой коллективизации периода 1931-1934 годов, в период которой особо не разбирались и не документировали зачастую разные этапы операций репрссиям, особенно если помнить факты характера репрессий в Поволжье и на Украине, которые просто в уме не укладываются.
На этапах военной коллективизации никто и внимания не обращал на вопросы докуметирования - собранных с нескольких сел просто загоняли в вагоны и гнали в определенное место, даже не составляя соотсвествующих списков.
В одной Карелии кличество репрессированных достигает 1, 1 миллиона человек ( по неточным данным архива Министерства Внутренних Дел Республики Карелия), при этом около трети из ни х умерло или погибло на непосильных работах на ББК и еще около десятка лагерей на территории нынешней Республики Карелии.
Сама коллективизация явилась прямым продолжением политики красного террора в период гражданской войны и была еще более страшной по внутреннему характеру и беззаконию ( были разорены самые цветущие сельскохозяйственные регионы, население которых было известно антисоветскими настроениями). Лишь американская историография называет примерное количество жертв того периода времени. Счет погибших и невозвратных потерь так и останется навсегда несказанным, но примерное количество жертв коллективизации общеизвестно.
Наиболее вероятным местонахождением дел по данному периоду времени и по репрессиям массового характера периода дикой ( военной) коллективизации являюься архивы МВД соответствующих республик и краев.

Народ, в запросах о рождении-бракосочетании-смерти пишите, чтобы была предоставлена ВСЯ информация из данного документа. Я сделала стандартный запрос, получила страндартный ответ и в итоге 2 года искала впустую не там, где нужно :(
Вот простой пример в картинках:

так выглядит справка полученная из архива Черкасской области в 2003 году
file.php?fid=231

В итоге я не могла понять, почему ни в одной из ревизий по Черкассам и Черкасскому уезду нет нужных мне людей

а вот так выгладит оригинал документа, на основе которого была сделана архивная справка:
file.php?fid=230

В этом же запросе я просила найти бракосочетание ее родителей, пришел ответ, что запись не найдена. Прочитайте внимательно оригинал метрической записи. Что сказать? Слов нет :(
Ужасно жаль впустую потраченного времени :(

http://roman-dushkin.narod.ru/genealogy_templates.html примерные шаблоны запросов

Lisichka

1. Да, в Омский. Но не исключайте вариант случайного попадания документов в другие архивы. А что за Российский архив?
2. Я отправляю, если есть несколько вопросов, одним письмом (заявлением). Заказное с уведомлением, чтобы не волноваться дошло или нет (но так дольше письмо идет).
3. Если сведения дореволюционные, доказательства родства не требуется. Иногда, при обращении к документам советской эпохи, требуют доказательства родства, но тоже редко.
4. Я вкладываю, да еще и подписываю свой адрес сам, чтоб точно знать, что случайно не напутают. Несколько запросов вместе в одном заявление. Сотрудники архива дальше сами сделают как им удобно. Про письмо с Украины, лучше уточнить на почте. Но по идеи, все обратные письма архив должен за свой счет отправлять, так как это входит, обычно, в цену, которую с Вас возьмут за исполнение запроса (даже отрицательного).

подскажите к кому обратиться в поисках фамилии моего деда, после первой мировой войны был отправлен на поселение в омскую область, там прожил всю оставшуюся жизнь, а прожил до 98 лет.Свою настаящую фамилию он скрывал, имя и отчество скорее всего переименовали под русские,т.к звали Анрей Анреевич.В 1920-22г. женился на дочери хозяина к которому был прикреплен и взял её фамилию Васильева, после был женат два раза , но фамилию не менял.В 1953г. пытался восстановить свою настоящую фамилию пришел отказ из омского архива, т.к сведения были утрачены. У нас есть его фото, дата рождения 30.11 1893г. г.Вена, семья была многодетная он был 12 или 13 ребенком. на фото верхний ряд первый слева.

imigretta написал:

[q]
Свою настаящую фамилию он скрывал, имя и отчество скорее всего переименовали под русские,т.к звали Анрей Анреевич.В 1920-22г. женился на дочери хозяина к которому был прикреплен и взял её фамилию Васильева,
[/q]

Омский архив успел получить из ЗАГСа на хранение все актовые записи до 1925 года. Мои бабушка с дедушкой зарегестрировали брак в 1921 г., а в 1950-е получили повторное свидетельство, это значит, что все книги за те годы сохранились. В св-ве указаны ФИО брачующихся, года их рождения.
Запросите Омский архив по мейлу с указанием ФИО бабушки и периода. Они отвечают примерно за месяц, ответ приходит по почте. Просите копию, чтобы были все сведения, в ней должна быть подлинная фамилия, возможно, и имя. Документом родства является архивная справка, но Вы всегда успеете её получить потом, когда у Вас на руках будет копия, там будут указаны и все архивные реквизиты. Успеха!

ФОРМЫ запросов на архивные документы

Диалоговая тема (вопросы/ответы)