Как навести порядок в семейном архиве

ЦИФРОВОЙ АРХИВ ФОТО, ПИСЕМ И ДОКУМЕНТОВ

После сканирования документов встали вопросы о систематизации цифрового архива и атрибутировании сканов.
При этом я придерживался правил:
1. Не должно быть привязки к компьютеру (стало быть никаких индексаций и баз данных). Т.е. можно отправить или перенести файл на другой компьютер с полной информацией о нем.
2. Не использовать специальные "архивариусные" узкопрофильные приложения.
3. Возможность поиска файла по ключевым словам (вот вам и систематизация)
4. Атрибутированный файл при этом должен быть унифицированным (читабельным доступными программами)

И вот к чему я пришел. В любой файл формата JPG можно записать служебную информацию в поле EXIF. Этим я и воспользовался.

Итак, в сканы фотографий я заносил следующую информацию:
1. КТО ФИО (пусть хоть 100 человек на фото)
2. ГДЕ и КОГДА
3. ФАМИЛИИ В РОДУ (родственные связи)
4. ДАТА
5. КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА

В сканы писем:

1. ОТПРАВИТЕЛЬ ФИО
2. ПОЛУЧАТЕЛЬ ФИО
3. РОДСТВЕННЫЕ СВЯЗИ
4. ДАТА или ГОД
5. КОММЕНТАРИИ (например КТО упоминается в письме)

В сканы документов:
1. ОБЛАДАТЕЛЬ ФИО
2. НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА, КТО ВЫДАЛ
3. ДАТА ИЛИ ГОД ВЫДАЧИ (НАГРАЖДЕНИЯ)
4. РОДСТВЕННЫЕ СВЯЗИ
5. КОММЕНТАРИИ

Для пакетной обработки сканов я использовал программу ACDSee. А вот самое интересное. Эта программа позволяет:
1. Искать скан по информации EXIF (поиск)
2. Печатать выбранные сканы в файл PDF с информацией из EXIF. Таким образом, например, можно напечатать альбом фотографий с подписями (которые будут автоматически ставиться под фотографиями - это актуально при создании книги или альбома с сотнями изображений)
3. Делать несложное редактирование (убрать красные глаза, повернуть изображение или обрезать).

Можно сделать публичный (или закрытый) фотоальбом на сайте (Фото.Яндекс к сожалению закрыл этот сервис). Прямо на сайте можно включить режим просмотра информации EXIF. Наверное есть и другие интернет-хранилища изображений, сохраняющие EXIF при загрузке файлов (кстати социальные сети такую информацию обрезают и ухудшают качество изображений). Информацию EXIF высвечивает и простая программа-просмоторщик в Windows.

Из атрибутированных сканов я сделал такую очень интересную вещь, а именно Книгу писем! Добавил в нее биографии и фотографии отправителей и получателей писем. Было у меня несколько коробок с письмами, а стала удобная для чтения книга, которую можно и нужно подарить всем потомкам. Книга будет хорошим дополнением к родословной книге. Если будет время, поделюсь опытом создания такой Книги писем у себя в дневнике Теперь хочу сделать бумажный Каталог документов в виде книги, ну и конечно большой семейный фотоальбом.

В итоге весь архив (объемом 500 Гб) размещен в облаке (конечно еще есть копии на различных носителях). Есть доступ с любого компьютера и смартфона. Родственникам даю ссылки на соответсвтующие папки архива, где они могут посмотреть или скачать файлы с полным описанием его содержимого. Иногда на встречах с родственниками мы со смартфона рассматриваем семейные фотографии, и даже прослушиваем аудиозаписи с голосами наших предков (магнитофонные пленки и видеопленки тоже оцифрованы и лежат в облаке). Получился архив в кармане Фантастика!

Надежда на сохранность фото только на копии и облако. Но я хочу напечатать книгу-фотоальбом, эдакий талмуд на 800 страниц. Это по сути будет калалог фотографий с их описанием. Цифра цифрой, но рукописи, как говорится, не горят

Я вот еще такую штучку придумал.

QR-код вам в помощь
У меня накопилась некоторая статистика о сохранности гиперссылок у людей. Я часто даю интернет-ссылки на видеоролики, файлы и прочее. Однако через некоторое время люди просят их освежить, потому что не сохранили или всё утонуло в почте. Не смотря на важность информации люди не озадачиваются её сохранностью. Вот моя идея. Теперь я дарю гиперссылки в ... бумажном виде. Дарю открытки, родословные книги и даже сувенирные чашки, где размещаю QR- код на соответствующие сайты с демонстрацией видеороликов или где хранятся документы и фото. Книга будет стоять на полке и хранить ключ к виртуальному хранилищу
Или будет человек пить кофий, возьмет смартфон, считает им код и посмотрит ролик. Красота!

Сейчас делаю книжонку для родственников "Семейный цифровой архив. Путеводитель по интернету". Это каталог ссылок на архив в облаке, плейлисты на ютубе и фотоальбомы на хостингах. Для удобства считывния ссылок я даю их ... правильно, в виде QR-кодов.

Каталог тоже вещь полезная, если в программе какой их учитывать, то можно и каталог составить. «Семейный архив: ключ к истории» например это делает

Alexander G написал:

[q]

В любой файл формата JPG можно записать служебную информацию в поле EXIF.

[/q]

Скажите пожалуйста, Вы записываете информацию в EXIF через программу ACDSee?
Или каким-то другим способом?...
Спасибо

Alexander G написал:

[q]

Скажите пожалуйста, Вы записываете информацию в EXIF через программу ACDSee?

[/q]

Да. Возможно есть и другие программы, которые позволяют это делать. Но мой выбор был обусловлен вышеперечисленными функциями этой программы, а именно возможность пакетной (групповой обработки). Например, можно выбрать сразу несколько фотографий с изображением одного лица и сразу занести в поле ФИО. Очень удобно при большом количестве сканов изображений.
Следует иметь ввиду, что помимо информации EXIF, есть еще и другие служебные поля, например, информация о файле (куда тоже можно что-то записать). Но EXIF наиболее универсальная область для информации и прочитать ее можно даже в интернете (на фотохостингах).

Кстати, для любителей баз данных и виртуальных каталогов программа ACDSee позволяет их создавать. Но этим не пользуюсь. Я заметил такую вещь. Если эта программа проиндексировала файл, то поиск его происходит мгновенно, а если нет (как в моем случае) то поиск может длиться несколько секунд. Но для меня время поиска не критично. Зато я могу переносить мой архив куда угодно и там делать поиск.